Bazı insanların nasıl şirket yönetirken aynı anda aileleriyle vakit geçirdiğini, konferanslara katıldığını ve bir kitap yazdığını hiç düşündünüz mü? Aslında bu insanların süper güçleri yok. Sadece başarılı insanların her gün kullandığı zaman yönetimi taktiklerini uyguluyorlar.
Başarılılar çünkü zaman yönetimini çok iyi biliyorlar. Dünyanın en başarılı insanlarından zaman yönetimi taktikleri öğrenerek kendi becerilerinizi geliştirmek istemez misiniz?
1. Sabah rutini oluşturun.
Başarılı insanların programlarını inceleyen araştırmacı Laura Vanderkam bu kişilerin ortak bir noktasını buldu: hepsinin bir sabah rutini var.
Herkesin kendine göre bir sabah rutini olduğunu fark eden Vanderkam sabahları erken kalkmanın, egzersiz yapmanın, haberleri okumanın, sağlıklı bir kahvaltı yapmanın ve işe en zorlu görevleriyle uğraşarak başlamanın çoğu kişinin programında olduğunu gözlemledi.
“İnsanlar benim ne yapacağımı kestiremez. Maceraları ve üzerinde önceden düşünülmüş riskleri almayı severim. Yine de sabah ve akşam yaptığım belli başlı şeyler vardır.” diyor Richard Branson. “Güne nasıl başlayacağımı ve bitireceğimi önceden planlarım, bu şekilde işlerime odaklanabiliyor ve yapmak istediklerimi de yapabiliyorum.”
Mutlaka okuyun: Güne Mükemmel Bir Şekilde Başlamak İçin Sabah Rutini Oluşturma
2. Boşa zaman harcamayın.
“Zaman Yönetimi Rehberi (The Ultimate Guide to Time Management)” adlı kitabında iş stratejisi uzmanı ve çok satan yazar Tony Robbins paranıza verdiğiniz aynı önemi zamanınıza da vermenizi öneriyor. Zaman, sınırları olan ve dikkatli kullanılması gereken bir şeydir.
Robbins boşa harcadığınız zamanı daha mantıklı şeyler yaptığınız zamana dönüştürmenizi öneriyor. Zaman yönetiminizin işe yaramayan yönlerini yeniden şekillendirerek zamanınızı daha verimli kullanmayı öğrenebilirsiniz. Okumaktan hoşlanıyorsanız ama buna zaman ayıramıyorsanız işe gelip giderken bir şeyler okuyabilirsiniz ya da sesli kitaplar dinleyebilirsiniz. Yakın zamanda Blinkist adında bir uygulamayı denedim. Bu uygulama sayesinde kitapların en önemli bölümlerini 15 dakika içinde dinleyebiliyorsunuz.
3. Yapılacaklar listesi hazırlayın.
“Dolabımda yapmam gereken şeylerin yazılı olduğu küçük not kağıtları var.” diyor seri girişimci, yatırımcı ve “The Profit” programının sunucusu Marcus Lemonis. “Gün içinde yapmak istediğim 5 şeyi not ediyorum ve hiçbir mazaret göstermeden o 5 şeyi tamamlıyorum.” diye de ekliyor.
Not kağıtlarına yazdığı şeyler aslında kendisine verdiği ve tutması gereken sözlerden oluşuyor. Bunları not kağıtlarına yazdığı için de güne iyi bir başlangıç yapıyor.
“Listelerimi günün sonunda hazırlamıyorum. Tam tersine güne başlamadan hazırlıyorum. Her zaman yapılacaklar listem vardır.”
Günün sonunda Lemonis bu notları alıyor ve görevlerini tamamlamanın verdiği huzurla notlardan uçak yapıyor. “Bu notlardan gerçekten güzel ve havalı uçaklar yapılıyor.”
4. Toplantılardan kaçının.
Mark Cuban’ın ünlü bir sözü vardır: ” Beni bir toplantıya ancak çek yazma şartıyla götürebilirsiniz.” Elon Musk,Tesla şirketinde çalışanlarına gereksiz toplantılardan kaçınmaları gerektiğini çünkü bunların şirket üzerinde yük olduğunu söylüyor. Oprah Winfrey de çok gerekli olmadığı sürece toplantı yapmaktan hoşlanmıyor.
Peki Cuban, Musk ve Oprah neden toplantılara bu kadar karşı?
Toplantılar, işinizi engeller ve üretkenliğinizi düşürür. Harvard İşletme Okulu ve Boston Üniversitesinde yapılan bir araştırma da bu düşünceleri destekliyor.
Toplantı yapmak yerine Cuban ve Oprah ayrıntılı mailler göndermeyi tercih ediyor. Yine de bir toplantı yapmanız gerektiğinde katılacak insan sayısını minimumda tutmaya, kesin bir konu belirlemeye ve toplantıyı mümkün olduğunca kısa tutmaya özen gösterin.
5. Sürekli mailinizi kontrol etmeyin.
Eskiden maillerin bütün günümü yediğini düşünürdüm. Bu nedenle de “boş gelen kutusu” fikrini hayata geçirdim.
SaneBox gibi uygulamaları kullandığım, mesajlarımı kısalttığım, ve sadece maillere cevap vermeye, silmeye ve arşivlemeye zaman ayırdığım halde maillerimle uğraşmak hala zamanımı alıyordu. Daha sonra karşıma Yesterbox adında mail yönetim tekniği çıktı.
Tony Hsieh tarafından ortaya atılan bu fikre göre bir kerede oturup bütün gelen kutunuzu temizlemiyorsunuz. Bunun yerine sadece bir gün önce gelen mesajlara cevap veriyorsunuz. Acil olmadığı sürece gün içinde aldığınız maillere asla cevap vermiyorsunuz.
Mutlaka okuyun: E-maillerinize Daha Az Zaman Harcamanızın Yolları
6. Takviminizde boşluklar yaratın.
Büyük ihtimalle takviminizin her gününü doldurmak istiyorsunuz. Ancak bu konuda Warren Buffett ve Bill Gates tam tersini düşünüyor.
Her ikisi de başarı ve zaman yönetimi konusundaki sırrın takvimlerinde birkaç boşluk bırakmak olduğunu söylüyor. Takviminizde birkaç boşluk bırakmak acil olarak ortaya çıkabilecek olaylara uyum sağlamanızı kolaylaştırır. Daha da önemlisi, bu şekilde ilgilendiğiniz konularla uğraşabilir ve zamanınızı kontrol edebilirsiniz. Buffett’ın da dediği gibi, ” İstediğim her şeyi alabilecek param var ama ne yazık ki zamanı satın alamıyorum.”
7. Çok fazla karar almayın.
Gün içinde saatler ilerledikçe verdiğiniz kararların kalitesi düşer. Başarılı insanlar işte bu nedenle bir gün içinde çok fazla karar almıyor. Sonuç olarak da verimlerini düşüren görevlerden arta kalan zamanı kullanabiliyorlar. Dahası, zihinleri de boşalmış oluyor.
Mark Zuckerberg gibi çoğu girişimcinin her gün benzer şeyler giymesinin ana sebebi de bu. Mark Zuckerberg bu konuyla ilgili şöyle diyor: “Genellikle gri t-shirt giydiğimi biliyorsunuz. Seçeneklerimi kısıtlamaya çalışıyorum. Ne yiyeceğime ve giyeceğime karar vererek zaman harcamak istemiyorum. Zaten başka almam gereken yeterince karar var.”
Bir başka girişimci ise, eskiden bağcığı olmayan ayakkabılar giydiğini söylüyor.
Mutlaka okuyun: Başarılı Girişimciler Neden Her Gün Aynı Şeyi Giyerler?
8. Her şeye yetişmeye çalışmayın
Biliyorum, bir girişimci olarak her şeyi siz yapmak istiyorsunuz. Ancak bu sadece stresli bir şey değil, ayrıca zamanınızı da çok alan bir şey.
Yapılması gereken şeyleri başkalarına yaptırmak hem mesleki hem de özel hayatınızdaki önceliklerinize odaklanmanızı sağlar. Başarılı girişimcilerin işin sadece %5’ini üstlendiğini aklınızdan çıkarmayın.
Mutlaka okuyun: Başarılı Girişimciler İşin Sadece %5’ini Üstlenirler!
Richard Branson da: ” Gerçekten iyi bir girişimci olmak istiyorsanız önceliklerinizi belirleyip görev dağılımı yapmayı öğrenmelisiniz.” diyor.
Mutlaka okuyun: Başarılı Bir Görev Dağılımı Nasıl Yapılır?
9. İşe gidiş geliş saatlerinizi değiştirin.
İşe toplu taşıma aracı kullanarak gidiyorsanız bunun zamanınızı ne kadar yediğini biliyorsunuzdur. Bu sorunu ara sıra evden çalışarak kısmen çözebilirsiniz. Peki ya ofise gitmek zorunda olduğunuz günler?
Oath şirketinin CEO’su Tim Armstrong toplu taşımayı kullanma saatlerini değiştirerek bu sorunu aşmaya çalışıyor. “Ya sabah çok erken bir saatte yola çıkıyorum ya da kalabalık saatin geçmesini bekliyorum. Akşam da kalabalık saat geçene kadar işte biraz daha vakit geçiriyorum.”
“Bu şekilde daha kaliteli zaman geçirmeye başladım. Kalabalık saate denk geldiğimde de düşünmeye vakit bulabiliyorum. Kalabalık saatlerden kaçınarak ya da kalabalık saate düştüysem de bu zamanı mümkün olduğunca dikkatli bir şekilde kullanmaya dikkat ederek zamanımın çoğunu verimli geçiriyorum.”
10. Tembellik yapmayı öğrenin.
Hazır olun. Şimdi anlatacağım şeyler kulağa çılgınca gelebilir. Başarılı insanların çoğu yeri geldiğinde tembellik yapıyor. Şahsen ben biraz tembel bir insanım. Ama bunu avantaja çevirmeye çalışıyorum. Bazı şeyleri erteleyerek yaşamak bana hayattaki en zor şeyleri en kolay yoldan yapmayı öğretti. Blog yazılarını kısa yazmaktan çocuğumu okuldan almaya geç kalmayayım diye işimden eve giderken en kısa yolu kullanmaya kadar pek çok şeyi bu sayede öğrendim.
Size tembel olun ya da her şeyi erteleyin demiyorum. İşleri başka yoldan halletmeye çalışmazsanız kendinizi tüm kapasitenizi kullanacak şekilde yetiştiremezsiniz.
11. Egonuz sizi yoldan çıkarmasın.
Çalışanlarla bir araya gelip konuşmak marka farkındalığını artırmak ve uzmanlığınızı göstermenin en güzel yoludur. Ancak hedeflerinize ulaşmanızı engelleyip şirketinizin işine yarıyorsa tüm bu etkinlikler zamanızın boşa geçmesine neden olur.
Örneğin girişimci Lee Iacocca’ya bakalım. Chrysler şirketini devraldığında şirket neredeyse iflasın eşiğindeydi. Ancak onun sayesinde Chrysler piyasada diğer markaları ezdi geçti. Ancak bir süre sonra CEO asıl amacından saptı. Zamanının çoğunu gece programlarına çıkarak ve reklamlarda oynayarak geçirmeye başladı. Hatta başkanlığa adaylığını koymayı bile düşündü.
Sonra ne oldu dersiniz? Rakiplerinin hepsi Chrysler’i geçti. Bu yüzden egonuza yenik düşmeyin ve yaptıklarınız konusunda mütevazı olun!
Mutlaka okuyun: Mütevazı Bir Hayat Süren Aşırı Zengin 10 Kişi
