Küçük Firmalar Nasıl Daha Verimli ve Üretken Olabilir?

Bir şirket ancak kar ettiği müddetçe başarılıdır ve ancak başarılı olduğunda ayakta durur. Kar etmek ve kazancı artırmak için de daha fazla iş yapmak gerekir.

Peki kısıtlı personel ve kısıtlı kaynaklarla bir şirket nasıl daha  fazla kar edebilir?

Kısıtlı personel ve kısıtlı kaynaklar söz konusu olduğunda üretkenlik ve verimlilik devreye girer. Dünyanın en büyük  şirketleri, yüz binlerce çalışanı olan firmalar bile verimlilik ve üretkenlik esaslarına önem verir. Yüz bin ya da beş yüz bin çalışanınız olsa bile yine de sınırlı kaynağa sahipsinizdir.

Üretkenlik ve kazancın doğru orantılı olduğunu ortaya koyan pek çok akademik çalışma mevcut. Araştırmalara göre bir şirketteki üretkenlik %2.8 arttığında şirketin kazancı %13.2 artıyor.

Bu yazımızda biz de sizlere firmanızı daha verimli ve üretken hale getirebilmeniz için 6 adet önemli tavsiye sunacağız.

 

1. Zaman Yönetimine Önem Verin

Üretkenlik bir insanın X birim zamanda ne kadar çok iş ortaya koyduğu ile alakalıdır. Yani bir şirkette çalışan herkesin belli bir süre iş yapması gerekir. Çalışanlarınızın mesai saatlerinde ne iş yaptığını izlemek de şirketin patronu olarak sizin görevinizdir.  Bunu bizzat gözlemleyerek de yapabilirsiniz ya da Time Clock Wizard gibi uygulamalarla da yapabilirsiniz.

Bir şirketteki tüm personelin zamanını en iyi şekilde kullanması ve yönetmesi esas hedef olmalıdır. Peki çalışanlarınızın mesai saati içinde iş yaptığını, zamanlarını nasıl kullandığını nasıl bileceksiniz?

Bu uygulamayla filan olmaz. Bu açık açık konuşmayla olur. Çalışanlarınıza beklentilerinizi ve ulaşmak istediğiniz hedeflerinizi net bir biçimde ifade etmelisiniz. Bu hem çalışanların üretkenliğini hem de moral-motivasyonunu artırır. Net bir hedefi bulunan biri, bu hedefe ulaşmak için zamanını nasıl kullanması gerektiğini bilir.

Peki hedef belirleme olayı nasıl olacak?

Hedef belirlerken geriye doğru çalışmak gerek.

Bir personeli yapması gereken iş belirleyecek ve tersine mühendislik yapacaksınız. Geriye doğru çalışmak, size günlük olarak hangi işlerin tamamlanması gerektiğini gösterir. Bu sayede günlük, haftalık ve aylık olarak her personelin yapması gereken işleri tespit etmiş olursunuz.

Aylık ve haftalık hedef belirlediğinizde çalışanlar da ne yapmaları gerektiğini net bir biçimde bilir ve bu hedefe ulaşmak için daha sıkı ve daha verimli çalışır.

Mutlaka okuyun: Hedeflerine Ulaşmak İsteyenlere

 

2. Gereksiz Zaman Harcatan Şeyleri Kaldırın

Şirkette daha  üretken çalışmak istiyorsanız hem sizin  hem de personelinizin zamanını çalan şeyleri ortadan kaldırmalısınız. Mesai saatinden maksimum derecede yararlanmak istiyorsunuz, unutmayın. Bu nedenle mevcut zamanı en verimli şekilde kullanmak mecburiyetindesiniz.

İtiraf edelim, elimiz telefona gidince “5 dakika daha Twitter’a bakmanın kimseye zararı olmaz.” diye düşünürüz hepimiz. Ancak o 5 dakika gayet kolay bir şekilde 25 dakika olur. Bu süre sonrasında ise konsantrasyon iyice azalır.

Daha üretken olmak için sizi ve çalışanlarınızı mesai saatinde oyalayan her şeyden kurtulmaya çalışın. Elbette hiç kimse %100 konsantre olamaz. İlla aklımızın bir ucundan başka şeyler geçer. Ancak daha iyi konsantre olabilmek için yapılabilecek pek çok şey de vardır.

Örneğin zırt pırt gelen bildirimleri kapatarak işe başlayabilirsiniz. Çalışanlarınızdan da telefonlarındaki uygulamaların bildirimlerini kapatmalarını isteyebilirsiniz. Ya da telefon görüşmesi gerektirmeyen bir işte çalışan kişilerin telefonlarını direkt kapatmaları çok daha iyi olur. Sosyal medyanın neden olduğu dikkat dağınıklığı bir personele ayda ortalama 50 saat kaybettirir. Bu 50 saat ile neler yapılabileceğini bir düşünün.

Başka bir taktik…

Çalışanlarınız mesai saati içinde dikkatlerini dağıtan bir şeyle karşılaştıklarında bu şeyi not defterine yazsınlar. Böylece bu dikkat dağıtıcı düşünce bir yerde somut olarak durursa, zihni daha fazla yoramaz hale gelir. Mesai sonrası bu düşünce ile ilgilenilebilir. Bu sayede çalışanlar dikkatlerini dağıtan düşünceler tarafından işgal edilmeme alışkanlığı kazanır ki bu onlara hem iş hayatında hem de özel hayatlarında fayda sağlar.

Mutlaka okuyun: Telefonu Daha Az Kullanmak İstiyorsanız Önce Sebebini Anlayın

 

3. Olabildiğince Çok İşi Otomatik Hale Getirin

İş hayatında manuel olarak yapılması gereken işlerin ne kadar yorucu olduğunu bilirsiniz. Büyük önem arz eden belli başlı işler dışında çoğu iş otomatik olarak halledilebilir. En basitinden ürün listesi hazırlamak için bir personelin sabahtan akşama kadar tüm ürünleri teker teker bilgisayara kaydetmesi gerekmez. Zaten mevcut ürünleriniz, envanter programınızda kayıtlıdır. Bu programda 3-4 tıkla tüm ürünlerinizin listesini çıkarabilirsiniz. (Eğer envanter programınız yoksa da mutlaka edinin!)

Ya da küçük bir şirketsiniz diyelim. Aylık elektrik, su, doğalgaz, internet faturalarını ödemesi için bir personeli (stajyer bile olsa) görevlendirmeniz gerekmez. Bu işlerin hepsi internet bankacılığı üzerinden de otomatik talimatla yapılır.

Mutlaka okuyun: İşinizi Otomatikleştirmenin ve Verimi Artırmanın 12 Yolu

 

4. Ekibinizin Daha İyi İletişim Kurmasını Sağlayın

Bir şirketin başarılı bir biçimde faaliyet göstermesi için iyi bir ekip çalışması gerekir. Ve ekibinizin daha iyi çalışabilmesi için de iyi bir iletişim ağı…

Örneğin Slack, Asana, Trella, Google Docs gibi araçlar 5 kişilik bir ekibin daha iyi iletişim kurmasını sağlar, bilgi-dosya paylaşımı yapmalarına yardımcı olur. Yapılan iş herkes tarafından görülür ve herkes ne aşamada olunduğunu bilir.

Mutlaka okuyun: Başarılı Bir Ekip Çalışması İçin Gerekenler

 

5. İş Akışını Optimize Edin

Üretken olmak iş akışının da verimli olmasıyla mümkün olur. Bazen teslim edilecek ürün sayısı aşırı artar, teslim tarihi yaklaşır. Böyle durumlarda kimin neyi nasıl yapması gerektiğinin net bir biçimde belirlenmesi şarttır.

Yani günlük yapılacak işler listesi hazırlayarak öncelik ve önem sırasına göre bu işleri halletmeyi deneyin. Listedeki işlerin önem sırası, süreç içinde değişebilir. Bu nedenle esnek olmak da yine önemli bir tutum olur.

Bu noktada bazı işlerin ertesi güne kaydırılması gerekebilir. Bu normal ve doğaldır. Ancak ertesi güne aktarma işini bir alışkanlık haline getirirseniz “yarın diye bir şeyin  olmadığını” görürsünüz ki bu acı bir deneyim olur.

Mutlaka okuyun: İş Hayatında Önceliklendirmenin Önemi

 

6. Ofis Ortamını İyileştirin

Huzursuz, dağınık, dikkat dağıtıcı bir ofis ortamında insanın motivasyonu ister istemez düşer. Bu bakımdan personelin verimliliğini ve üretkenliğini artırmak için ofis ortamını da iyileştirmek gerekir.

Sizce Google ya da Facebook gibi firmalar neden ofis ortamına özen gösteriyor? Apartman bozması bir yerde de faaliyet gösterebilir bu şirketler pekala. Öyle ya… Bu firmalar çalışma ortamının başarıya etki ettiğini çok iyi biliyor.

Ofisin aydınlatması, havalandırması, sıcaklığı, kliması, ısıtması, ofisteki bitkiler, ofisteki gürültü ortamı gibi şeyler bile üretkenliğe direkt tesir eder.

Estetik gerekçelerin dışında çalışanlarınızın masalarını derli toplu tutmalarını teşvik etmeniz de yine iyi olur. Derli toplu, düzenli bir çalışma ortamı bir personelin sadece işine odaklanmasını sağlar. Dağınık bir ortamda aradığını bulamayan bir kişi, işi dışında pek çok şeyle zaman kaybeder.

Mutlaka okuyun: Daha Verimli ve Üretken Bir Çalışma Ortamı İçin 10 Tavsiye

 

Sonuç

Siz de şirketinizin daha iyi performans göstermesi, çalışanlarınızın daha iyi işler çıkarması için üretkenlik esaslarına önem vermeli ve bu esasları teşvik etmelisiniz. Ufak tefek değişikliklerin bile zaman içinde ne kadar fark yarattığını ve şirketinize ne kadar katkı sağladığını  sizler de göreceksiniz.

 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.