Jeff Bezos’nun kim olduğunu bilmeyen yoktur herhalde diye düşünüyoruz. Amerikan online ticaret devi Amazon’un kurucusu ve aynı zamanda CEO’su olan Bezos, 152 milyar dolarlık servetiyle dünyanın en zengin adamı.
Multi milyar dolarlık bir şirketin başında oturduğunuzda, haliyle yapmanız gereken birçok şey oluyor, dernek yemekleri, seminerler, konuşmalar, sosyal sorumluluk projeleri derken Bezos’nun ajandası oldukça kalabalık. Tabii, günün en büyük kısmını kaplayan şeyse, Amazon’u yönetmek. Kurumsal bir firmada çalışan herkesin bileceği gibi, yönetici olmak demek, iş toplantılarına katılmak demektir. Hem de, birçoğuna…
Yine kurumsal dünyada bir süre de olsa zaman geçirmiş olan herkesin bildiği bir şey daha vardır: İş toplantıları, aslında kocaman bir zaman kaybından başka bir şey değildir. Bu, kurumsal hayatın yazılı olmayan kurallarından gibidir, uzmanından yöneticisine herkes, toplantıların zaman kaybı olduğunu bilmesine rağmen, çeşitli kararların verilmesi, projelerin ilerleyebilmesi ve işlerin hallolması için o uzun toplantı saatlerine katlanılır. Kupalarca kahve içilir, sayfalarca not tutulur, ama her nasılsa, saatlerce süren o toplantıların gerçekten verimli olan kısmı yarım saati bile geçmez çoğu zaman.
Eğer siz de kurumsal dünyanın bir parçasıysanız eminim ki siz de bu problemden muzdaripsinizdir. Bu yazımız, sizler için. İster sadece bir çalışan olun ister patron, toplantıların gününüzden saatler çalmasına dur demenizin vakti geldi. Sonuçta, atalarımızın da dediği gibi, vakit nakittir! İşte geçirdiğiniz 8-9 saatin yarısını toplantıda geçirip sonra bir de kafanızı toparlamak için mola veriyorsanız gününüzün yarısını boşa geçiriyorsunuz demektir. Toplantı sırasında boşa geçen her bir dakikada aslında üretken olabilir, hem siz, hem de iş arkadaşlarınız gerçekten işe yarar bir şey yaparak vaktinizi daha verimli geçirebilirsiniz.
Jeff Bezos’un 2 Pizza Kuralı Nedir?
Amazon Ceo’su Jeff Bezos da bu problemin farkında olanlardan. Vaktini gereksiz toplantılarda harcamaktan sıkılan Bezos, Amazon’da işleri yürütmek için yeni bir yöntemle çıkagelmiş. Gereksiz olan toplantıların iptal edilmesi taraftarı olan Bezos, bir toplantı “kesinlikle” yapılmalıysa da, bunu belli kurallar çerçevesinde yapmaya kararlı gözüküyor. Toplantıda geçen sürenin hem kullanışlı olması, hem de üretken harcanması gerektiğini savunan Bezos, bu amaca ulaşmak için bir kural geliştirmiş. Bu kurala da “İki pizza kuralı” adı vermiş.
Aslında kuralın arkasındaki mantık da oldukça basit. Bir toplantıya ne kadar çok insan davet ederseniz toplantının üretkenliği o kadar düşüyor. Peki çözüm ne? İşte iki pizza kuralı burada devreye giriyor: “Asla iki pizzanın tamamen doyuramayacağı sayıda insanla toplantı yapma.”
Kalabalık bir grupla toplantı yapmanın verimsizlik yaratmasının birçok sebebi var aslında. Herkesin kısa bir süre içinde fikrini bildirmesine imkan olmadığı gibi, o kadar çok insanın hemen bir fikir birliğine varması da neredeyse imkansız. Toplantıya gelenlerin birçoğu sadece konudan haberdar olmak için toplantı süresince orada oturacak, ve evet, bu süreçte yapmaları gereken işleri de yapamayacaklar. Büyük grupların aksine küçük takımlarla çalışmak grup dinamiklerini çok daha basitleştirdiği için inovasyonların önünü açıyor. İnsanlar fikirlerini belirtmekten çekinmiyorlar, hızlı ve etkili bir çözüme ulaşmayı amaçlıyorlar.
Daha önce yapılan araştırmalar ışığında, küçük bir grup verimli bir toplantı için gereken tek şey değil elbette. Konuya ve salona hakim bir moderatör, belirli temel kurallar ve toplantıya katılan her bireyin konuya hakimiyeti gibi etkenler de, kısa sürede üretken bir toplantı yapmanın koşulları arasında geliyor.
Bunların yanı sıra belirli beklentiler oluşturmak ve toplantıları bu beklentiler çerçevesinde yönetmek belirsiz bir sürece körlemesine atılmaktan çok daha başarılı sonuçlar veriyor.
“Her toplantıdan önce, bu toplantıda nelerin konuşulacağını ve nelere karar verileceğini belirten bir plan yapın. Toplantıdan önce (veya sonra) izlenecek adımları bir ajandaya oturtun. Toplantıya katılacak olan herkesin toplantının olası sonuçları konusunda fikir birliğinde olduğundan emin olun. Yaptığınız planların, oluşturduğunuz ajandanın ve söylediğiniz sözlerin sorumluluğunu alın, her bir adımın takipçisi olun. Neyin ne zaman ve neden konuşulacağı konusunda net olun, eğer toplantıda konu dışına çıkılacak olursa o an konuşulan şeyin neden konuyla alakasız olduğunu açıklayın ve planınıza geri dönün. Toplantıya katılacak herkese beklenen toplantı uzunluğundan bahsedin ve buna göre hazırlanmalarını söyleyin. Ne eksik, ne de fazla.”
Her ne kadar Bezos’nun kuralının arkasında yatan ana fikir söz konusu toplantılar olduğunda ‘az’ın her zaman ‘çok’tan daha iyisi olması olsa da, siz iki pizza kuralını hayatınızın başka noktalarına da uyarlayabilirsiniz.
