Ortalama bir kişi, hayatının 3’te 1’ini iş yerinde geçiriyor. İş ve özel hayat dengesinin son yıllardaki en önemli konulardan biri olması da bu yüzden. Bir şirketin başarı göstergelerinden biri olarak ofis ortamının verimliliğe ve memnuniyete neden olması gösteriliyor.
Verimli ve keyifli bir iş ortamı tesis etmek çalışanların performansına direkt etki ediyor. Ufak ancak etkili düzenlemeler sayesinde optimal düzeyde bir ofis ortamı yaratabilirsiniz.
Biz de bu yazımızda verimli, üretken ve keyifli bir ofis ortamı oluşturmak için yapılması gereken bazı konulara odaklanıyoruz bu yazımızda.
Önce iyi bir ofis ortamının sağladığı faydalara bakalım.
Keyifli ve Sağlıklı Bir İş Ortamı Üretkenliği Artırır
“İyi bir maaş ve 2 hafta tatil” sistemi özellikle genç profesyonellere yeterli gelmiyor artık. Millenial olarak da adlandırılan 1980-2000 doğumlu genç insanlar kurumsal bir kültürü olan, iş-hayat dengesine önem veren bir şirkette daha düşük maaşla çalışmayı kabul eder haldedir. Yani artık genç insanlar çalıştıkları şirketin kültürünü oldukça önemsemekteler.
Bir şirketin, çalışanlarının ruhsal ve bedensel sağlığına önem vermesi de konuyla yakından alakalı. Yemeklerden evden çalışmaya kadar pek çok alanda insanlar daha sağlıklı bir iş ortamı talep ediyor.
Örneğin sağlıklı yemeklerin çıktığı bir şirket yemekhanesi, ergonomik açıdan başarılı sandalyeler, ayakta çalışmaya imkan veren ayarlanabilir masalar, şirket içinde egzersiz ve spor yapmaya uygun alanlar çalışanların enerjisini ve motivasyonunu yükseltir. Çalışanlar ruhsal ve bedensel açıdan mutsuz olduklarında altına girilecek maliyetlerin daha yüksek olduğunu da bu açıdan belirtmekte fayda var. İşe gelmeme, odaklanma sorunu, sağlık sorunları gibi şeyler, bir şirkete uzun vadede daha pahalıya mal olur. Bu nedenle bir şirketin çalışanlarının sağlığına yatırım yapması çok mühim bir meseledir.
Şimdi gelin, üretkenliği, verimliliği ve personel memnuniyetini teşvik edecek bazı önerilere bakalım.
1. Makul İş Yükü
Makul olmayan, angarya düzeyindeki iş yükü çalışanların işi bırakmaları veya işi yarım yamalak yapmalarında etkili bir unsur. Yani sözgelimi bilgisayarda 15 dakikada yapılacak bir işi çalışana kağıt kalemle 75 dakikada yaptırmanın hiçbir anlamı ve faydası yoktur.
Bir çalışana ekstra iş verileceği zaman, bunun maddi ya da manevi açıdan bir karşılığı olmasına özen gösterin. Ya da şirket içinde iş yükü artış gösterdiyse yeni personel alarak mevcut çalışanların iş yükünü dengeli bir şekilde ayarlayın. Böylece daha çok iş yaparken mevcut çalışanların ruhsal ve bedensel açıdan yorulmamasını sağlarsınız.
2. Esnek Çalışma Saatleri
Düzenlilik ve dakiklik, bir çalışanın verimliliği açısından önemlidir; fakat özellikle ofis ortamındaki işler söz konusu olunca, yani bilgisayar üzerinden iş yapılan ortamlarda esneklik sağlanmalıdır.
Yani mesai saati 8 saat diyelim. Haftada 40 saatlik bir çalışma söz konusu. Örneğin bu kişiye 40 saati dilediği gibi doldurma imkanı tanıyabilirsiniz. Bu çalışan 3 günde 40 saatlik çalışmayı tamamlayıp geri kalan 2 günü de izin olarak kullanabilmeli mesela.
Ya da yine bilgisayar bazlı bir iş için bu çalışan haftanın bir gününü dilediği yerden çalışarak geçirebilmeli.
Mutlaka okuyun: Çalışanlarınıza Özgürlük ve Otonomi Vermenin Yolları
3. İyi Aydınlatma ve Havalandırma
Penceresiz, güneş ışığı almayan, rutubetli ve havasız pek çok atölye ve ofis var maalesef. Fakat iyi aydınlatılan ve havalandırılan, mümkünse güneş ışığı alan bir ofisteki çalışanların enerji seviyesi daha yüksek olur. Doğal ışık ve temiz hava insanlara doğayı çağrıştırır ve onların “dünyadan kopuk” yaşamalarını önler. Kötü florasan aydınlatma ve havasız bir ortama sahip iş yerleri insanları yorgun kılar ve çalışmak için motivasyonlarını kaybetmelerine neden olur.
Benzer şekilde modern ofislerde bol bol bitki ve yeşillik mevcuttur. Ofis ortamına biraz daha rahatlık ve renk katmak için ofisinize güzel bitkiler yerleştirebilirsiniz. Yeşilliğin bol olduğu ofis ortamlarında çalışanların stres oranının daha az olduğu da bilimsel çalışmalarla ortaya konmuş halde.
4. Konforlu Ofis Mobilyaları
Ofis ortamında işler oturularak yapıldığı için ergonomik ofis mobilyalarına sahip olmak çok önemlidir. Yani kişinin postürüne destek olan sandalyeler, oturmaktan yorulunca ayakta da çalışmaya imkan veren yüksek masalar; çalışanların beden sağlığı ve kan akışı için idealdir.
Yani bir işveren olarak ofis tasarlama aşamasındaysanız, ergonomik ve beden sağlığına destek olan türden ofis mobilyaları satın almaya çalışın.
Ayrıca her çalışanın kilo ve boyu farklı olacağı için çalışanlarıza özel ofis mobilyaları almaya özen gösterin. Yani 1.70 boyunda ve 55 kilo bir kadın çalışan işten ayrıldı. Yerine de 1.92 boyunca, 94 kilo ağırlığında erkek bir çalışan geldi. Bu kişi, bir önceki çalışanın masasına ve sandalyesine tam olarak sığamayacaktır. Bu yüzden ayarlanabilir, özelleştirilebilir mobilyalar satın alınmalı.
Mutlaka okuyun: Çalışma Masası ve Ortamını Düzenleyerek Üretkenliğinizi Artırın!
5. Daha Az Toplantı
Aşırı fazla toplantı ortamı, insanların canını sıkar ve zamanını genelde boşa harcamalarına neden olur. Amaçsızca, sırf çalışıyor gözükmek için yapılan toplantıları mümkün mertebe ortadan kaldırın. E-mail, mesaj veya telefon görüşmesi ile yapılabilecek toplantıları fiziki olarak yapmak şart değildir.
Mutlaka okuyun: Verimli Toplantı Yapmanın Sırrı: Jeff Bezos’un 2 Pizza Kuralı
6. Gürültü İzolasyonu
Çalışanlarınızın daha verimli ve üretken olmalarını istiyorsanız dikkat dağıtan sesleri ortadan kaldırmalısınız. Örneğin ofis duvarlarını ses izolasyon malzemeleriyle kaplatabilirsiniz. Ya da ses çıkarmayan klavyeler kullanmak, çalışanlarınıza gürültü önleyici özelliğe sahip kulaklıklar vermek de yine gürültü kirliliğini önleyebilecek şeyler arasındadır. Ayrıca ofisinizde mutfak ya da dinlenme odası varsa, bu ortamların çalışma odalarından uzak bir köşede olması iyi olur. Böylece mutfakta kahve içerken muhabbet eden kişilerin sesi, ana ofiste çalışan kişileri rahatsız etmemiş olur.
7. Dinlenme Odası
Çok sayıda kısa aralar vermek, verimliliğe ters gibi gözükse de aslında verimliliği artıran bir şeydir. 5 dakika ara veren bir kişinin, bu arada ayağa kalkıp dinlenme odasında ara veren arkadaşlarıyla sohbet etmesi, ya da 30 dakikalık bir ara veren kişilerin dinlenme odasında Playstation oynaması bu kişilerin enerjisini yükseltir ve masa başına daha üretken bir zihinle geçmelerini sağlar.
8. Açık Ofis Planı
Son araştırmalar, açık ofislerin çalışanlar adına daha ideal bir ortam olduğunu ortaya koyuyor. Açık ofis sisteminde doğal ışıktan yararlanmak rahat ve keyifli bir ortam tesis ederken, çalışanların motivasyonlarının da düşmesini önlüyor. Zira topluca çalışılan bir ortamda herkes kendi işini yaptığı için bir çalışan da arkadaşlarını görür ve kendi işine odaklanır. Yani kolektif bir çalışma gerçekleştiği algısı, açık ofis planıyla daha net bir şekilde belli olur.
9. Eğlenceli Aktiviteler
Örneğin şirketteki çalışanların doğum günlerini kutlama rutinine sahip olursanız; bayram tatilleri öncesinde ya da cuma günü mesai bitimine doğru ufak bir parti düzenlerseniz çalışanlar hem sosyalleşir hem de dayanışma ortamı güçlenmiş olur. Bu bağlamda ofis dışı sosyal etkinlikler kadar ofis ortamında da topluca sosyalleşmeye önem verilmelidir.
Buna ek olarak çalışanlarınızdan biri iyi bir performans gösterdiğinde bunu kutlamasını bilin. Takdir edilmemek kadar moral bozucu çok az şey vardır. Örneğin çalışanlarınızdan birinin hamile olduğunu, baba olacağını haber aldığınızda bunun kutlanmasını şirket kültürünün bir parçası haline getirin.
Mutlaka okuyun: İş Yerinizi Nasıl Eğlenceli ve Yaratıcı Bir Yer Haline Getirebilirsiniz?
10. Açık Kapı Politikası
Bir şirkette yönetici ya da patron konumundaysanız çalışanlarınız size diledikleri zaman ulaşabilmelidir. Yani size bir şey danışmak istediklerinde sizi odanızda bulabilmelidirler. Açık kapı politikası da şirket içindeki hiyerarşinin yumuşamasına, şirketin menfaatleri adına herkesin payı olduğu algısına neden olur. Patron düzeyinden stajyer düzeyine kadar herkes şirket için en iyisini yapmaya çalıştığını hissederse dayanışmacı, üretken ve huzurlu bir ortamı oluşur.
Mutlaka okuyun: Açık Kapı Politikası Nedir ve Nasıl Uygulanır?
11. Saygı, Destek, İlgi
Ofisin fiziki yönü kadar kimyasal boyutu da önem taşır. İş yerinde bazen ortam gerilebilir, stres seviyesi artabilir. Ancak her şeye rağmen saygı ortamı bozulmamalıdır. Çalışanlarınıza saygılı olur, onları dinlerseniz karşılıklı güven ilişkisi oluşur. Güvenin olduğu yerde de verimlilik üst düzeydedir.
İyi bir iletişim kurmanın temelinde aktif dinleme bulunur. Çalışanlarınızı düşüncelerini dürüstçe söylemeleri konusunda teşvik edin. Yani iş yerinde herkes sözlerinin dinlendiğini hissetmeli. Bu sayede insanlar çalıştıkları işe daha çok bağlanır ve daha özverili çalışır.
Buna ek olarak çalışanlarınızı kişisel olarak da tanımaya gayret edin. Onların dertlerini ve sevinçlerini paylaşın. Ailelerini, okudukları okulları, ilgi alanlarını, hobilerini, iş dışında yaptıkları şeyleri öğrenin. Çalışanlar mesleki boyuttan başka kişisel boyutta da tanınmaktan mutluluk duyarlar.
Sonuç
Dünya genelindeki en prestiji şirketlere baktığımız zaman bu şirketlerde çalışanların verimliliği, üretkenliği, yaratıcılığı ve mutluluğu için önemli yatırımlar yapıldığını görürsünüz. Yani ofise bir adet Playstation almakla halledilebilecek bir mesele değildir bu.
Fakat her şeye rağmen ofisin fiziki ve ruhsal durumunu olumlu olarak geliştirecek adımlar atmanız halinde daha üretken bir ofise, daha mutlu çalışanlara ve dolayısıyla daha başarılı bir şirkete sahip olursunuz.
Mutlaka okuyun: Dünyanın En İyi Ofisleri
