Şeffaflık, hem pozitif bir şirket kültürü yaratmak hem de çalışan bağlılığını artırıp her geçen gün daha da güçlendirmek isteyen işletmeler için elzemdir.
Bu güçlü liderlik taktiği, büyük çaplı şirketlerin yanı sıra piyasaya henüz giriş yapmış çiçeği burnunda startup’ların da yararına olacak pek çok fayda sunabilir.
Bu kapsamlı yazıda siz değerli okuyucularımıza bu güçlü liderlik anlayışından en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğinizi anlatacak ve şeffaflığın beraberinde getireceği avantajları gözler önüne sereceğiz.
Şeffaflık Nedir?
İş dünyasında şeffaflık, çalışanlar ve yönetim arasında gelişen dürüstlük temelli ve çift taraflı bir açık olma durumu olarak tanımlanabilir. Şeffaflık, kurum kültürünün bir parçası olduğu vakit beraberinde güven, iletişim ve üst düzey düzey bir çalışan bağlılığı ile marka savunuculuğunu da getirecektir.
Şeffaflıktan uzak bir kurumun çalışanları ise kendilerini değersiz hissedebilir, gelecekleri konusunda endişe içinde olabilir veya yürürlükte olan idari uygulamalar ile otoriteler tarafından alınan kararlara dizginlenemez bir şüpheyle yaklaşabilirler.
Bu durumda kurum liderlerine düşen çalışanların şirketle ilgili büyük ya da küçük her türden konuya ya da karara ilişkin bilgi sahibi olmalarını sağlamak ve olabildiğince şeffaf bir tutum sergilemektir. Yönetim, yalnızca kuralları ortaya koymakla yetinmeyip söz konusu kuralları çalışanlarla birlikte almayı veya bu kararların neden alındığını onlara net bir biçimde açıklamayı tercih etmelidir. Yönetimin iş yerindeki şeffaflığı teşvik edebileceği bir dizi yöntem de mevcuttur-ki bu yöntemlere yazımızın ilerleyen bölümlerinde yer vereceğiz.
İş Yerinde Şeffaflığın Avantajları Nelerdir?
İşyerinde şeffaflığı sağlamak kolay değildir, ancak başarılı bir şeffaflık uygulaması şirketinize kayda değer katkılar sunacaktır. Gelin bu katkıların neler olduğunu hep birlikte bakalım.
1- Güçlü Bir Kurum/Şirket Kültürü Oluşturur.
Kurum kültürünün sayısız tanımı mevcuttur ancak aşağıda göreceğiniz tanım içlerinden en kapsamlı olanıdır:
“Kurum kültürü, belirli bir organizasyon içinde yer alan insanların birbirleriyle etkileşim biçimlerinin ve çalışma tarzlarının toplamıdır.”
Kurum kültürü oluşturmak ve mevcut kültürü geliştirmek için işletmelerin kurum içi iletişimi ve iş birliğini de güçlendirmesi gerekir. Güven bu sürecin olmazsa olmazıdır. İş yerinde yaratacağınız şeffaf ortam çalışanların kendilerini saygın, değerli ve güvende hissetmeleri için son derece önemlidir. Çalışanlarınıza sağlayacağınız makul düzeyde bir şeffaflık dahi onlara “çalışanları ile açık bir iletişim kurma konusunda istekli, dürüst bir lider” olduğunuzu göstermeye yetecektir. Üstelik bu şekilde çalışanlarınıza da iş arkadaşlarına karşı benzer bir tutum sergilemeleri konusunda örnek olabilirsiniz.
Çalışanlar, kurumunuzun kendilerine ne denli büyük bir saygı duyduğunu fark ettikçe çalışan bağlılığı ve marka savunuculuğu da artacaktır. Böylece, artan çalışan memnuniyeti kurum kültürünüzü gün geçtikçe geliştirecek, yani şeffaflığınız sonu gelmez bir memnuniyet döngüsünün başlangıcı olacaktır.
2- Çalışan Etkileşimi ile Katılımını Artırır.
İşyerindeki şeffaflık, çalışan katılımının iki temel bileşeni olan çalışanın tanınırlığı ve memnuniyet artışına ilişkin zemini hazırlamanıza yardımcı olur. Çalışan etkileşimi ve katılımı, pozitif ve üretken bir kurum kültürü geliştirmek için elzemdir.
Çalışan tanınırlığı yalnızca çalışanlara belirli aralıklarla hediye kartları veya altın yıldızlar dağıtmanız anlamına gelmez. Tanınırlık için en etkili yöntem, çalışanların kurumunuza olan katkılarının veya fikirlerinin genel misyonda ne gibi bir fark yarattığını herkese bildirmektir. Şeffaflık ise bu etkiyi daha da netleştirmenize yardımcı olacaktır.
Çalışanlarınız, çabalarının fark edildiğini ve karşılıksız kalmayıp şirkete katkı sağladığını düşündüklerinde daha çok çalışma konusunda motive olurlar. Geribildirim ve fikir üretme konusunda çok daha cömert davranırlar- ki bu cömert yaklaşım modern zaman şirketleri için paha biçilmezdir. Tüm bunlar nihayetinde üst düzey bir çalışan etkileşimi/katılımı anlamına gelir.
Mutlaka okuyun: Çalışanlar Nasıl Motive Edilir?
3- Sağlam Bir İletişimin Temellerini Atar.
Şeffaf bir kurum kültürü benimser, buna bağlı olarak çalışan katılımı ve etkileşimini artırırsanız işletme genelinde iletişim çok daha doğal hale gelecektir. Böylesi bir açık iletişim ortamı- yani işletmelerin başarıları veya attıkları yanlış adımlar konusunda açık olmaları- çalışanları mükemmel görünmek uğruna gerçekleri saklamak veya hataları için suçlu aramak vb. savuma mekanizmalarına sığınmak yerine sorunları öne çıkarmak konusunda teşvik edecektir.
Sorunları etkili iletişimle çözmek aynı zamanda çalışanların önemli ayrıntıları birbirleri ile paylaşmasına, son teslim tarihlerini geçirmemek adına ekip ruhu ile çalışmasına ve müşteri beklentilerinin karşılanmasına da yardımcı olacaktır. Etkili iletişimi destekleyecek türden bir şeffaflık şirket performansında açık ara bir avantaj sağlayacaktır.
Mutlaka okuyun: İş Yerinde Bilgi Paylaşımı Kültürü Oluşturmanın 6 Yolu
4- Müşteri İlişkilerini Geliştirir.
Şirket kültüründeki tüm bu iyileştirmelerin nihai bir sonucu olarak, çalışanlarınızın şirket performansını daha fazla önemsemesini ve müşterilerinize çok daha büyük bir istek ve samimiyetle yaklaşmasını beklemeniz olağandır. Çalışanlarınızın şirketinize yönelik tutumu çoğu zaman müşterilerinize yönelik tutumlarının da habercisidir.
Müşteri ilişkileriniz geliştiği sürece markanızın itibarı ve müşteri sadakati de aynı oranda artacaktır.
5- Şirket Karını Artırır.
İşyerindeki şeffaflığın etkisi şirket bilançosunun kar zarar hanesine kadar uzanır.
Etkili iletişim, işletmenize yürekten bağlı, etkileşim içindeki çalışanlar ve mükemmel müşteri ilişkileri sayesinde sizler de bir işletmenin büyüme sürecinde karşılaşacağı birçok engeli aşabilirsiniz. İlerlemenize ket vuracak zorlukların azalması ve çalışanların iş yükünüzü hafifletmesiyle enerjinizin tamamını şirketinizi büyütmeye harcayabilir, onu daha da geliştirebilir ve karınızı istikrarlı bir şekilde artırabilirsiniz.
İş Yerinde Şeffaflık Nasıl Sağlanır?
İşyerinde şeffaflık tartışma götürmeyecek denli önemli bir konudur. Bu denli avantajlı bir yöntemi kullanarak lider, yöneticiler ve çalışanlar arası dürüstlük ve açıklık temelli bir şirket kültürüne ulaşmak her liderin birincil önceliği olmalıdır.
Peki, bu zor işin altından nasıl kalkacaksınız?
Bu bölümde iş yerinde şeffaflığın nasıl sağlanıp geliştirilebileceğinden bahsedeceğiz.
1- Şeffaf Olacağınız Konuları İyi Belirleyin.
Şeffaflık önemlidir, ancak bu Pandora’nın kutusunu açmanız yani müşterilerden, yatırımcılardan veya eski çalışanlardan gelen olur olmaz her şikayeti gözler önüne sermeniz gerekeceği anlamına gelmez.
Özetle, şeffaflıkta asıl fark yaratan şey bilgiyi sunma şeklinizdir.
Bir yatırım danışmanlığı şirketine sahip olduğunuzu düşünelim. Çalışanlarınızın tamamını bir araya getirdiğiniz bir toplantıda müşteriden gelen “Bu aldığım en kötü yatırım tavsiyesiydi, nasıl halen daha ayakta bu şirket!” vb. bir yorumu dillendiriyor ve çalışanlarınızı daha dikkatli olmaya davet ediyorsanız, bunun istenmeyen türden bir “şeffaflık” olduğunu ve çalışanın onurunu zedeleyeceğini bilmelisiniz. Emin olun çalışanlarınız da bu söyleme cevap niteliğinde bir tavır sergileyecek hatta işin sonu şirketten ayrılmalarına dahi varacaktır.
Bu nedenle, şeffaflığa dair tüm çabalarınızda bugünkü konumunuzu, gelecekte nerede olup neyi başarmak istediğinizi ve oraya ulaşmak için yapılması gereken işleri göz önünde bulundurmalısınız. Sorunlara sağlam çözümler bulmak için şeffaflık kadar konuşmalarınızın tutarlılığı da önemlidir.
2- Ortak Paydada Buluşun.
CEO’dan tutun da en yeni çalışana kadar herkes, bağlı bulunduğu şirketin hedefleri, vizyonu, değerleri ve daha pek çok şey hakkında fikir birliğine sahip olmalıdır. Şirketteki her çalışanın mevki ve konumlarından bağımsız olarak şirkete ait uzun vadeli hedeflere ve şirketin genel vizyonuna tüm açıklığıyla hakim olması şarttır.
Herkesin ortak paydada buluştuğundan emin olduğunuz vakit her bir çalışanın aynı nihai sonuca ulaşmak için çalıştığı güçlü bir şirket kültürü yaratabilirsiniz. Çalışanlara ilişkin en ufak bir eylem dahi şirketi daha iyiye taşıyacak ortak hedefle uyumlu olmalıdır.
Bunu yapmak için ilk olarak şirketiniz için net, ölçülebilir hedefler belirlemelisiniz. Bu hedefler spesifik olup aktarılması ya da anlaşılması kolay bir nitelik taşımalıdır. Hedefleri belirlemenin ardından sıra onları şirketinizin önceliği haline getirmeye gelecektir.
Çalışanlara haftalık, aylık ve yıllık şirket hedefleriniz eşliğinde büyük resmi hatırlatın. Çalışanların şirketin amacını, varış noktasını ve her çalışanın bu yolculuğa nasıl katkıda bulunduğunu iyi bildiklerinden emin olun.
Bu şeffaflık, işletme politikaları ve uygulamaları için de geçerli olmalıdır. Çalışanlar veya yöneticiler, şirkete ilişkin beklentileri ya da şirket rolleri veya standartlarına ilişkin en ufak bir sürprizle dahi karşılaşmamalıdır.
3- İletişime Odaklanın.
Sorunsuz yani etkili iletişim olmaksızın şeffaflıktan söz edilemez.
Bu nedenle, yönetim kademesi ile çalışanlar arasında liderlerin geri bildirimleri sekteye uğramaksızın değerlendirebilecekleri açık bir iletişim yolu kurmanız oldukça önemlidir. İletişim araçlarını ne şekilde kullanacağınız tamamıyla şirketinizin büyüklüğüne ve yapılanma tarzına bağlı olacaktır, ancak iş bununla da sınırlı değildir. Şirketinizin farklı seviye çalışanları arasındaki dürüst ve açık iletişimi memnuniyetle sağlayacak türden bir kurum kültürü geliştirmeniz de gerekir. Bu ise ancak ama ancak karşılıklı güven, olumlu geribildirimler ve yapıcı eleştiri kuralı ile mümkündür. Çalışanlarınızın sizinle gerçek bir iletişim kurmasını istiyorsanız, onlara düşüncelerinin duyulacağının, takdir edileceğinin ve buna göre hareket edileceğinin garantisini vermeniz şarttır.
Yönetim kadrosu dışında olan çalışanlara ait fikirlerin çoğu sıklıkla – özellikle de muhalefet durumlarında – göz ardı edilir, görmezden gelinir hatta bazı durumlarda söz konusu çalışanlar cezalandırılır. Şeffaf bir iş ortamı yaratmak istiyorsanız ne pahasına olursa olsun bu denli yıpratıcı bir tutum sergilemekten kaçınmalısınız. Kusursuz bir iletişim sistemine sahip olabilirsiniz, ancak çalışanlarınız endişelerini veya fikirlerini ifade ederken kendilerini yeterince güvende hissedemediği sürece her şeyin boşuna olacağını unutmamalısınız.
Mutlaka okuyun: Açık Kapı Politikası Nedir ve Nasıl Uygulanır?
4-Geri Bildirim Talep Edin.
Çalışanlarınızı şirketiniz/ şirket operasyonlarınız hakkında geri bildirimde bulunmaya veya fikir paylaşmaya teşvik etmeniz onlara fikirlerinin önemsendiğini hissettirmenin harika bir yoludur. Yönetici ve çalışanların yapacağı düzenli performans görüşmeleri şu iki konuda fayda sağlayacaktır:
- Yöneticiler, şirkete ilişkin güncellemeler ile değişiklikleri çalışanlarla paylaşma fırsatına sahip olur.
- Çalışanlar, üst düzey konularda açıklama isteyebilir veya önerilerde bulunabilirler.
Önemli olan şirketteki konumunuzdan bağımsız bir liderlik anlayışı geliştirmektir- konumundan bağımsız olarak herkes işletme yönetiminde söz sahibi olabilir. Bu, idari kararların ancak çalışanların çoğunluğunun katılımı ile alınacağı anlamına gelmez. Ancak, çalışanlar rollerini ciddiye alıp onunla iyiden iyiye meşgul olurlarsa üst düzey yöneticiler de kurumun işleyişi adına daha önce gözden kaçırılmış bir dizi iyileştirmeye imza atabilirler.
Performansı artırmak adına gereken zamanı harcamakla ekip üyelerinize farklı fikirlere açık olduğunuzu ya da yararlı fikirleri dinlemeye olan istekliliğinizi göstermiş olursunuz.
5- İniş Çıkışlarınızı Paylaşın.
İşyerinde şeffaflığın bir diğer önemli bileşeni de çalışanlarınızı iyi ya da kötü her durumdan haberdar etmektir. Çalışanı önceden uyarmaksızın maaş kesintisi yapma vb. bütçe önlemlerine maruz bırakmak iyi bir fikir olabilir mi hiç?
Şirketlerin olumlu değişiklikleri, başarıları ve ileriye dönük adımları çalışanları ile paylaşmaları elbette ki önemlidir. Ancak, aynı çalışanları atlatılan zorluklar, engeller veya hedefler konusunda bilgilendirmek de bir o kadar elzemdir. Kötü haberlerin kurum kültürüne zarar verebileceğinden endişelenebilirsiniz, ancak doğru yapıldığı vakit iniş ve çıkışları çalışanların tamamı ile paylaşmanız güçlü bir beraberlik duygusu yaratacaktır. Dahası bu sayede çalışanlarınıza şirketin çıkarına olacak çok daha büyük bir girişim için bir araya gelmeleri konusunda ilham verebileceksiniz.
Tabi bu noktada birinci maddeyi hatırlatmadan geçmek istemiyor ve siz işletme sahiplerine gelirinizdeki son düşüşe istinaden şirket çapında bir e-posta göndermeden önce durup bir kez daha düşünmenizi tavsiye ediyoruz. Daha önce de belirtildiği gibi Pandora’nın kutusunu açıp çalışanları gereksiz bir paniğe sevk etmenin alemi yoktur. Kritik konuları ve bunlara yol açan olayları, çalışanları şaşırtmadan, sürece dahil olup bilgilendirildiklerini hissedecekleri şekilde ele almanız yeterli olacaktır.
Örneğin, şirketiniz kar oranını derinden sarsacak bir müşteriyi kaybetme noktasına gelmiş olsun. Bu nahoş durumu çalışanlarınıza olumlu eylemleri teşvik edecek şekilde duyurmalısınız. Haberi yayıp büyük bir yaygara koparmak yerine, müşteri sayısındaki bu son değişikliği müşteri ile ilgilenen çalışanların o güne kadarki sıkı çalışmaları için bir teşekkür fırsatı olarak kullanmalı, durumu kurtarmak adına B planınızı gözden geçirmeli ve yeni fikirler için zemin açma yoluna gitmelisiniz. Yeni hedefler belirlemeli, müşteri yönlendirmelerini teşvik etmeli ve çalışanlarınıza morallerini yüksek tutmaları adına bolca cesaret vermeyi unutmamalısınız.
6- Hesap Verebilir ve Şeffaf Bir Kurum Kültürü Oluşturun.
Çalışanlarınıza şeffaf, güvenli ve hesap verebilir bir iş ortamı sunmak zor olabilir veya gözetimden uzak çalışanların öz motivasyonu herhangi bir işi bitirmek için yeterli olmayabilir. Ancak çalışanlarınızdan gereğinden fazla bir şeffaflık talep etmeniz yönetim anlayışınızı her adımın kontrol edildiği mikro yönetime dönüştürerek çalışanlarınızın yaratıcılığını ve etkileşimini zedeleyecektir.
İş yerindeki güven ortamını korumak ve moralleri yüksek tutmak için her yöneticinin/liderin şu iki alanda şeffaflığı sağlaması elzemdir: Çalışanların neyi başarmaları gerektiği ve bunun nasıl yapılacağı. Şirket bünyesindeki tüm ekip veya departmanlar, kendilerine has bir sorumluluk/hesap verebilirlik sistemini oluşturmalı ve şirket içindeki rolleri ile hedeflerini bu iki gerçeğe uyarlamalıdır.
Örneğin, bir satış ekibi üç aylık hedefler belirleyebilir ve şeffaflık ilkesi doğrultusunda çalışanların her birince kaydedilen ilerleme şirketin geri kalanının görülebileceği bir platforma yansıtılıp(bir ilan panosu, günün rakamlarını gösteren bir ekran veya bir çevrimiçi program aracılığıyla)takip edilebilir.
Öte yandan, yaratıcılığın ön planda olduğu ekiplerde şeffaflık çok daha farklı bir amaçla kullanılabilir – zira bir tasarımın geliştirilme sürecinde rakamlar üzerinden konuşmak o kadar da kolay değildir. Ancak, işletmelerin iş arkadaşlarından gelecek geri bildirimlere başvurma yoluna gitmesi her çalışanın iş akışı üzerinde otomatik bir şeffaflık sağlayacaktır, çünkü şeffaf bir iş ortamında çalışanlar birbirilerine ne yapılması gerektiği ve bunu nasıl gerçekleştirebilecekleri konusunda rahatça fikir verebilirler.
Her ekip farklı olsa da yöneticiler ve çalışanlar arasında düzenli olarak performans görüşmeleri yapmak önemlidir. Çevrim içi bir performans ölçeği kullanmanız hesap verebilirlik sürecini otomatikleştirmenize yardımcı olur, böylece yöneticiler neler olup bittiğini ortaya çıkarmak adına daha az zaman harcar ve kalan zamanı mevcut koşulları nasıl iyileştirileceklerini tartışmaya ayırırlar.
Mutlaka okuyun: Hesap Verebilir ve Sorumlu Biri Olmak İsteyenlere
Son Söz
İşyerinde yaratacağınız şeffaf ortam şirketinize yeni ve dikkate değer pek çok avantajın kapılarını açabilecek güçlü bir silahtır. Şeffaflık, kurum kültürünüzü, müşteri ilişkilerinizi geliştirebilir; dahası kar hanenizi artırabilir. Artık iş yerinde şeffaflığın avantajlarından haberdar olduğunuza göre yazımızda yer alan bu ipuçlarını şirketinizin iyiliği için kullanmaya bir an evvel başlamalısınız.
