Zaman yönetimi günümüzde çok daha önem kazandı çünkü artık iş ofiste bitmiyor. Başta girişimciler olmak üzere çalışanların büyük bir kısmı, mesai saatleri dışında da çalışmaya devam ediyor. Yani evde, yatakta, yemekte ve tatilde iş devam ediyor.
Tabii bu sürekli çalışma hali sağlığı, verimliliği ve ilişkileri zedeliyor. O bakımdan zamanı doğru ve etkili bir şekilde kullanmak son derece önemli.
Bu yazımızda zaman yönetimi konusunda sıkça yapılan hataları ve hatalardan nasıl kurtulabileceğinizi ele alacağız.
1. Yeterli Zaman Kalmadı Diye Düşünüyorsunuz
Hepimiz yeterli vakit kalmadı diye endişeleniriz. Yapılacaklar listesine bakıp “Bu kadar şeyi ben ne ara yapacağım?” diye düşünürüz. “Keşke birkaç günüm daha olsaydı. O zaman her şeyi hallederdim.”
Dünya üzerinde yaşamış, yaşayan ve yaşayacak olan herkes için gün 24 saattir. Bazı kişiler bu 24 saati gayet verimli bir şekilde kullanır çünkü bu kişiler yaşadıkları problemi tespit edip bunun için bir şeyler yapmıştır.
Yeterli zaman yok diye şikayet etmek size vakit kazandırmaz. Anlık bir teselli verir ancak onun da bir faydası olmaz. Bu nedenle zamansızlıktan şikayet ediyorsanız yaşam ve iş tarzınıza bakmalı; size fayda sağlamayan ancak epey vakit alan şeyleri hayatınızdan çıkarmalısınız.
Her gün 45 dakika Youtube’da “komik videolar” izlemekten ya da İnstagram’da vakit harcamaktan vazgeçerek başlayabilirsiniz mesela…
2. Tek Bir Çözüm Var Diye Düşünüyorsunuz
Zaman yönetimi konusunda bir problem yaşadığınız fark ettiniz ve internette araştırma yapmaya başladınız. Ancak konuyla alakalı birkaç makale okuduktan sonra herkes için geçerli olabilecek tek bir çözüm olmadığını göreceksiniz.
Teksas Üniversitesi araştırmacılarından Ana Cecilia Calle bu konuda şöyle diyor:
“Zaman yönetimi konusundaki araçlar ve tavsiyeler, size kontrolün sizde olduğu izlenimi verir. Ancak bu tavsiyeleri uygulamaya başladığınızda bir süre sonra işe yaramadığını fark edersiniz çünkü bu tavsiyeleri veren insanların hayatları ve şartları ile sizinkiler denk değildir. Yani zaman yönetimi konusunda herkes kendi çözümünü kendi geliştirmelidir.”
Bu yüzden zaman yönetimi konusunda başka insanların tavsiyelerinden medet ummak yerine sizin için en önemli şeyleri tespit edin. Önceliklerinizi belirlediğiniz takdirde sizin için birincil öneme sahip olmayan şeyleri eleyerek zaman yönetimi konusunda aşama kat edebilirsiniz.
3. Meşguliyet ile Üretkenliği Ayırt Edemiyorsunuz
Bir diğer zaman yönetimi hatası daha…
Meşguliyet ile üretkenlik aynı şey değildir. Çok çalışıyor olabilirsiniz ancak bu, çok iş yaptığınız anlamına gelmez. Zamanı verimli bir şekilde kullanmaktır esas olan.
Bunun için önemli ve gerekli şeylere öncelik verin; bekleyebilecek ve aciliyet gerektirmeyen şeyleri erteleyin.
Çalışırken dikkatinizi dağıtacak şeyleri ortadan kaldırın. Mesela telefonunuzu sessize alın, Google Chrome sekmelerindeki sosyal medya hesaplarını kaldırın.
Mükemmeliyetçi olmayın. Üstün performans göstermeye odaklanın.
Sadece size fayda sağlayacak isteklere “Evet.” deyin, ancak bunu yaparken bencil olmaktan kaçının.
Size faydası olmayan şeylerle bağınızı kesmeye hazır olun. Örneğin toksik bir hal alan işinizden istifa etmek buna bir örnektir.
Yeni bir karar vereceğiniz zaman bunun artılarını ve eksilerini önceden hesaplayın.
Gece yatağa girmeden önce ertesi günün planını yapın. Örneğin sabah giyeceğiniz kıyafetleri akşamdan hazırlayın.
Mutlaka okuyun: Meşgul ve Üretken İnsanlar Arasındaki 11 Fark
4. Stresin Azalacağını Sanıyorsunuz
Zaman yönetimi konusunda aşama kat ettikçe stresinizin azalacağını düşünüyorsunuz. Bu doğrudur ancak belli şartlar altında!
Zaman yönetimi ancak bu prensiplerin size getireceği kısıtlamaları kabul ettiğiniz zaman faydalıdır. Zaman yönetimi prensipleri hayatınız üzerinde kontrol sahibi olursa, stres azalmak yerine artabilir bile.
Bu nedenle zaman yönetimi alışkanlığı kazanırken hayatınızda meydana gelecek durumları artıları ve eksileriyle iyice anlamanız o nedenle oldukça mühimdir.
5. Tahminlerinizde Yanılıyorsunuz
Örneğin bir blog yazısı yazacaksınız. Bu iş için 2 saat ayırdınız kendinize. Ancak 4 saat geçmesine rağmen yazının yarısını bile bitiremediniz. Tanıdık geliyor değil mi bu durum?
Bir görevi tamamlamak için kendinize zaman limiti koymak sizi motive eder. Kısıtlı sürede daha sıkı çalışırsınız ancak bu her zaman geçerli olmayabilir. Bir işin tamamlanması için gereken süreyi yanlış tahmin etmiş olabilirsiniz.
Bunun için her gün yaptığınız işlerin ne kadar zaman aldığını not almalı ve planlama yaparken gerçekçi olmalısınız.
Toggl ya da RescueTime gibi süre takip programları kullanarak hangi işe ne kadar zaman gerektiği konusunda bir şablon hazırlayabilirsiniz. Böylece bir iş için gerekli süreyi tahmin ile değil, istatistiki verilerden yararlanarak belirlersiniz.
6. Sadece Zaman Yönetimine Odaklanıyorsunuz
Görev yönetimi (task management) bir görevin farklı aşamalarını yönetmek anlamına gelir. Yani bir işin planlanmasını, geliştirilmesini ve tamamlanmasını işaret eder.
Etkili bir görev yönetimi öncelik belirleme, mevcut durumun tespiti, gerekli kaynakların hazırlanması, bildirim gibi unsurları içerir. Online takvimler ve proje yönetimi yazılımları farklı projelerdeki yapılan ve yapılacak işleri size başarılı bir şekilde gösterir.
Bu bağlamda görev yönetiminin zaman yönetiminden daha etkili olduğunu söylemek mümkün. Zira bu görevlerin tamamlanabilmeleri için belli zaman limitleri vardır. Bir işe ne zaman başladığınızı ve ne zaman bitirmeniz gerektiğini detaylı bir şekilde gösterirler. Bu bakımdan zaman yönetimi kadar görev yönetimi de çok önemlidir.
7. En Kolay İşlerden Başlıyorsunuz
Sabah masanıza oturdunuz ve yapılacaklar listenize baktınız. Muhtemelen en kolay işle başlamaya karar verdiniz.
Listenizdeki en kolay 5 işi tamamlamak size moral ve motivasyon verecektir ancak ya en önemli ve en zor iş? Onu ertesi güne mi bırakacaksınız? Eğer böyle yapacaksanız zamanı doğru kullanamadınız demektir.
Bu yüzden en kolay iş yerine, en zor işle başlayın güne. Enerjinizi en önemli işe ayırıp o işi tamamlayın. En kolay işleri hallederken bile zihniniz yapılması aciliyet gerektiren o büyük işe kayar.
Mark Twain’in dediği gibi kurbağa yemeniz gerekiyorsa sabah ilk olarak bu işi halledin. Zira kurbağa yemek gibi zor bir işi yapan biri için yapılacaklar listesindeki diğer işler çerez gibi kolay hale gelir.
Mutlaka okuyun: Zamanı Etkili Kullanabilmek İçin “Ye O Kurbağayı!”
8. Biyolojik Saatinizi Tanımıyorsunuz
Bazı insanlar sabah 5’te güne başlar. Bazıları için bu saat 8’dir. Sabah 5’te kalkarsanız akşam da erkenden uyursunuz. Eğer sabah insanı iseniz gece yatağa girmeden önce kendinize bir rutin belirleyin ve bu rutini uygulayın.
Pek çok insan zaman yönetimi bağlamında erken kalkmanın faydalı olduğunu ifade ediyor Ancak bu herkes için geçerlidir diye bir şey söyleyemeyiz. Bazı insanlar öğle 11’de uyanıp saat 1’de çalışmaya başlar ve akşam 10’a kadar gayet verimli çalışır. Bazıları ise sabah 9, akşam 5 arası daha verimli çalışır.
Bu nedenle erken ya da geç kalkma gibi durumları kendi biyolojik saatinize göre belirleyin.
9. Her Şeyin Hemen Gerçekleşmesini İstiyorsunuz
Zaman yönetimi konusunda bir prensip vardır: Yavaş olsa bile istikrarlı hareket eden kazanır. En kısa zaman içinde en çok şeyi yapmak sanıldığı kadar matah değildir. Böyle bir yaklaşıma sahipseniz kısa süre içinde çok yorulursunuz ve enerjiniz tükenir.
Bu nedenle yavaş hareket etseniz bile hareketlerinizin tutarlı ve düzenli olması büyük önem taşır. Bir haftada 500 sayfa kitap okuyup 3 ay boyunca bir şey okumamak yerine, 3 ay boyunca her gün 30 sayfa okumak size daha çok fayda sağlar.
10. Zaman Yönetimi İş Yükünü Azaltır Sanıyorsunuz
Eğer zaman yönetimi konusunda başarılı olursanız iş yükünüz azalacak sanıyorsanız yanılıyorsunuz.
Parkinson prensibine göre, eğer gün içinde yapmanız gerekenleri zamanında yapmış olsanız bile eğer boş birkaç saatiniz varsa bunları değerlendirmek zorunda hissedersiniz.
Unutmayın, üretkenlik söz konusu olunca 80/20 kuralı geçerlidir. Yapmanız gereken işlerin %20’si size %80’lik bir fayda sağlamalıdır. 100 müşteriniz varsa aylık kazancınızın %80’ini 20 kişiden tedarik etmelisiniz yani.
Bu bakımdan programınızda boşluklar varsa, illa çalışmak zorunda hissetmeyin. Bu boşlukları yürüyüş yaparak, arkadaşlarınızla sohbet ederek, size iyi gelecek şeylerle doldurun.
11. Dinlenmeyi Bilmiyorsunuz
Dışarıda masmavi bir gökyüzü. Hava pamuk gibi yumuşak. Tam parkta oturup güneşlenmelik bir hava. Böyle bir günde 30 dakika yürüyüş yapmak ve temiz hava almak size ilaç gibi gelecektir.
Yani dinlenmenin farklı türleri olduğunu bilmelisiniz. 30 dakikalık yürüyüş size şahane gelecektir ancak bu süreyi 30 dakika boyunca Twitter’da saçma twitler okuyarak geçirirseniz hiçbir şey elde edemezsiniz.
Bu nedenle tüm gün çalışmak yerine kitap okumaya, müzik dinlemeye, spor yapmaya da vakit ayırın. Bu tür şeyler vaktinizi boşa harcağınız anlamına gelmez. Tam aksine zihninizi boşaltır ve daha rahat hissetmenizi sağlar. Anlayacağınız, tatile çıkmak, sevdiğiniz bir şarkıcının konserine gitmek zaman kaybı değildir. Zamanınızı daha verimli kullanmanız için gereken kafa dağıtma aktiviteleridir.
Mutlaka okuyun: Başarının Gizli Anahtarı: Dinlenmek ve Rahatlamak
12. Hayatınızı Kontrol Edemiyorsunuz
“Hayır” demeyi öğrenmeli ve bu kelimeyi daha sık kullanmalısınız. Eğer herkesin her türlü davetine icabet ederseniz kendi önceliklerinize zaman ayıramazsınız.
Başka insanların sizin hayatınızı kontrol etmesine izin vermeyin. Uygun olduğunuz zaman davetlere icabet edebilir, çeşitli etkinliklere katılabilirsiniz. Bunda hiçbir sorun yok. Ancak yapmanız gereken işler varken önce bunlara odaklanın.
Yapmanız gerekenleri hallettikten sonra zaman artarsa ancak o zaman başkalarının taleplerine yanıt vermeye çalışın.
Mutlaka okuyun: İşinizi ve İlişkilerinizi Etkilemeden Hayır Demenin Yolları
