Zaman Yönetimi Nedir?
“Zaman yönetimi”, belirli uzun vadeli hedeflere ulaşmak adına verimliliğimizi en üst düzeye çıkarmak için zamanımızı en iyi şekilde kullanmaya karar verme biçimimizdir.
Hepimiz günün 24 saatinden en iyi şekilde yararlanmak isteriz. Ancak, bazı insanlar çok daha fazla mutlu, üretken ve başarılı olabilirler – üstelik herkesle eşit süreye sahip oldukları halde!
Peki, bunu nasıl yaparlar?
Elbette ki zamanlarını etkili bir biçimde yöneterek!
Ya bizler? Bizler zamanımızı yönetmede nasıl daha başarılı olabiliriz? Yapmanız gereken tek şey şu güçlü konsepti uygulamaktır: Bilinçli zaman yönetimi.
Yazımızda yer vereceğimiz bu 27 zaman yönetimi ipucu ile gününüzü etkili bir biçimde planlayabilir, planladıklarınızı uygulayabilir, zamanınızı yönetebilir ve büyük başarılar elde edebilirsiniz!
Zaman Yönetimi İpuçları
1.İpucu: Zaman yönetim sistemi oluşturun.
Her şeyi sırasıyla yapın. İşe öncelikle gün boyu zamanınızı nereye harcadığınızı bulmakla başlayın. Sübjektif zaman algınız ve gerçek zaman arasında genellikle büyük bir tutarsızlık vardır.
Bir zaman yönetimi uygulaması (tercihen Toggl) edinin ve uygulama üzerinden bir hafta boyunca yaptığınız her şeyi izleyin.
Ardından şöyle bir oturun, arkanıza yaslanın ve raporlarınızı indirip değerlendirin.
Bu veriler sayesinde zaman yönetimine ilişkin zayıf alanlarınızı kolaylıkla tespit edebilirsiniz. Zamanınızın çoğu verimsiz geçen toplantılarda mı geçiyor? Ya da düşük öncelikli görevlere katılmak adına gereğinden fazla zaman harcadığınızı mı düşünüyorsunuz?
Bu tespit sizi bir sonraki ipucuna götürecektir.
2.İpucu: Toplantı öncesinde arzu ettiğiniz sonuçları belirleyin.
Toplantılara başlamadan önce ulaşmak istediğiniz net hedefleri belirlemiş olmaya özen gösterin.Bunu yaparsanız çalışanlarınız da siz de daha az zaman kaybetmiş olur hızlıca işinizin başına dönebilirsiniz.
Mutlaka okuyun: Verimli Toplantı Yapmanın Sırrı: Jeff Bezos’un 2 Pizza Kuralı
3.İpucu: Görevlerinizi belirli süreler ile sınırlayın.
Zaman yönetim tablonuza bir kez daha göz atın ve beklediğinizden daha uzun süren görevlerin hangileri olduğunu belirleyin.
Bu öğeler için zaman kısıtlamaları belirlerseniz, işinize daha fazla odaklanır ve çok daha verimli çalışırsınız.
Kendinizi sıklıkla belirlediğiniz bu zaman sınırının ötesine geçmiş bir durumda buluyorsanız, iş akışınızı gözden geçirmeli ve programlanmamış aralar gibi küçük zaman kayıplarını ortadan kaldırmalısınız.
Mutlaka okuyun: Üretkenliği ve Verimliği Artırma Tekniği: Pomodoro
4.İpucu: Tüm haftayı pazar gününden planlayın.
Yeni haftaya kafanızda oluşturduğunuz belirli bir plan ile başlamanız önceliklerinize odaklanmanıza yardımcı olacaktır. Böylelikle stresten uzak hafta sonundan verimli bir Pazartesi sabahına, bir başka deyişle tatil zihniyetinden “iş zihniyetine” kolaylıkla geçebilirsiniz.
Pazar günü birkaç dakikanızı bütün hafta boyunca neler yapacağınızı planlamaya ayırın. Haftalık hedeflerinizi günlük hedeflere bölerek erteleme hastalığının önüne geçin. Bunu yaptığınızda yalnızca hazırladığınız yapılacaklar listesine şöyle bir göz atmanız yeterli olacaktır.
Unutmayın enerji seviyeniz de yaratıcılığınız da hafta boyunca dalgalanmaktadır.
Düşük öncelikli görevlerinizi pazartesi günlerine veya enerjinizin düşük olduğu diğer zaman dilimlerine ayırın. Salı ve Çarşamba günlerinizi yaratıcılık gerektiren zorlu görevleri tamamlamakla geçirin.Ekibinizin enerjisinin düşmeye başladığı Perşembe günlerini ise toplantı günü ilan edin. Cuma günlerinizi de planlama ve ağ oluşturma için kullanın.
5.İpucu: Günlük plan oluşturun.
Haftalık planınıza uygun günlük yapılacaklar listesi oluşturmak adına her gün 30 dakikanızı ayırın.
Listede yer alacak öğelerin her birini çoktan tamamlamışsınız gibi kelimelere dökün. Örneğin, “Raporu Proje Yöneticisine Gönder” yerine “Rapor Proje Yöneticisine Gönderildi” yazmayı tercih edin.
Bu küçük kelime oyunu dahi sizin için ekstra bir motivasyon kaynağı olacaktır.
6.İpucu: Yapılacaklar listenize bir de “tamamlandı” listesi ekleyin.
Bazen gün içerisinde beklenmedik işlerle boğuşmak zorunda kalabilirsiniz. Günün sonunda ekstra bir doyuma ulaşmak için yapılacaklar listenizin yanı sıra bir de tamamlandı listesi hazırlayıp hangi işleri hallettiğinizi not alın.
Pazar günü bir önceki haftaya ait başarılarınızı yeniden gözden geçirin ve başarılarınız için kendinizi tebrik edin. Bu inceleme süresi kendinize olan güveninizi artıracak ve gelecek haftanın programını oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
7.İpucu: En önemli ve en zorlu görevlerinizi sabahın erken saatlerine saklayın.
Birçoğumuz günün ilk saatlerinde çok daha verimli olduğumuzu düşünürüz – sizler de bu zamanı akıllıca kullandığınızdan emin olun! İşin garibi şu ki beyniniz tamamen uyanık olmadığında çok daha kolay odaklanabilirsiniz. Yeni uyanmış bir beynin hayallere dalmaya ya da endişelenmeye harcayacağı enerji miktarı oldukça düşüktür.
Mutlaka okuyun: Zamanı Etkili Kullanabilmek İçin ” Ye O Kurbağayı! “
8.İpucu: Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın.
Pür dikkat odaklanmanızı gerektiren görevler üzerinde çalışırken bilgisayarınızın “rahatsız etme” işlevini kullanın. Dikkatinizi yalnızca tek bir monitör üzerine ya da tek bir pencereye yönlendirerek sabit bir noktada toplanmasını sağlayın. Çevrimdışı olmanız da bir seçenek olabilir, ama o kadar da ileri gitmenize gerek yoktur.
Mutlaka okuyun: Girişimcilere, Odaklanma Konusunda 8 Etkili Tavsiye
9.İpucu: Çoklu görevden kaçının.
Araştırmacılar çoklu görevin verimliliğine ilişkin inanışın bir mitten ibaret olduğunu ispatladılar. Aynı anda birçok işi halledebileceğinizi ve bunu yaparken de kalite standartlarınızı koruyabileceğinizi düşünüyorsanız, şu yazıya bir göz atmanızı öneriyoruz.
Mutlaka okuyun: Aynı Anda Birçok İş Yapmak Mantıklı mı?
10.İpucu: İlhamın ayağınıza gelmesini beklemeyin – ne istiyorsanız bir an evvel yapın.
Bazı sanatçılar ilhamın gelip kapılarını çalmasını bekler. Bazı yazarlar köşelerine çekilip blog yazarlarının meydanı kendilerine bırakacakları günün hayalini kurarlar. İş adamları mükemmel bir iş ortamında olmadıklarında ciddi görevler üstlenmekten kaçınırlar.
Biraz farkındalık sahibi iseniz herhangi bir işi yapmak için ilhamın kapınıza kadar gelmesini beklemeyi tercih etmezsiniz. Alışılmışın dışındaki bu bakış açısıyla çalıştığınızda ortaya çıkacak duygu ve düşünceleri fark edin. Ancak duygu ya da düşüncelerinizin tüm hareketlerinizi yönetmesine izin vermeyin.
Duygularınızı ve hayallerinizi kabullenin, açığa çıkmalarına izin verin. Kendinizden emin olamadığınız durumlarda dahi görevinizi yerine getirin. Çalışmalarınızı takip etmek için motivasyonunuza güvenin.
Mutlaka okuyun: Doğru Zamanı Beklemeyin! İşte Size Her Zamanı Doğru Zamana Çevirmenin Yolları
11.İpucu: Mükemmeli aramayın.
Her şey mükemmel olmak zorunda mıdır? Evet mi? Peki, bu şartlar altında herhangi bir şeyin yeterince iyi olabilmesi mümkün müdür sizce? Muhtemelen değil.
Mükemmel olabilmeniz için tekrar tekrar başarısız olmanız ve hatalarınızdan ders çıkarmanız gerekir. Her türden çabayı bir fırsat olarak görüp sonuç ne olursa olsun, yapılan yolculuğun değerli olduğu bir adım olarak algılayın.
Mutlaka okuyun: Mükemmelliyetçilikten Kurtulma Yolları
12.İpucu: Ayrıntılara takılmayın.
Mükemmellik peşinde koşmak yerine büyük resmi görmeye çalışın.
Çalışmalarınızın ince ayrıntılarına değil, önceliklerinize odaklanın. Yapılacaklar listenizdeki en önemli görevleri halletmeye çalışın, küçük detaylar uğruna kendinizi yormayın.
13.İpucu: Görev geçişleri için küçük molalar ayarlayın.
İnsan beyni bir seferde sadece 90 dakikalık süre boyunca odaklanabilir.
Tükenmişliği önlemek ve gün boyunca yüksek verimi korumak adına en az 90 dakikada bir mola verin.
14.İpucu: Bekleme sürelerinden en iyi şekilde yararlanmaya bakın.
Herkes bir şeyleri bekler; sıra bekler, bekleme odalarında bekler, hava alanlarında ya da tren istasyonlarında bekler.
Asıl önemli olan bu bekleme sürecini en iyi şekilde değerlendirmeye odaklanmanızdır. Bu süreçte telefonunuzdaki e-postaları yanıtlayabilir, ertelediğiniz telefon konuşmalarını gerçekleştirebilir, esneyebilir / egzersiz yapabilir, rahatlamaya çalışabilir veya meditasyon yapabilirsiniz. Yanınızda her daim bir kitap taşıyıp okuyabilirsiniz. Telefonunuzdaki podcast’leri dinleyebilirsiniz.
Beklenmedik bekleyişlerin sizi hazırlıksız yakalamasına izin vermeyin.
15.İpucu: E-postalarınızı düzenleyin.
Karmakarışık bir gelen kutusuna sahip olmanız, e-postalara diğer işlerden çok daha fazla zaman harcayacağınız anlamına gelir.
E-posta iletişimini hızlandırmanın ve lüzumsuz yazışmalarla zaman kaybetmeyi önlemenin en iyi yolu gelen kutunuzu düzenlemektir.
Gmail, dipsiz bir kuyu misali olan e- posta kutunuza hakim olmanıza yardımcı olacak çeşitli özellikler sunar. Başka bir mail adresi kullanıyorsanız, Gmail’e geçmeyi düşünebilirsiniz.
Şimdi bir de e-postaları daha hızlı taramanıza, düzenlemenize ve yanıtlamanıza yardımcı olacak birkaç püf noktasına değinelim.
- Bazı önemli bilgileri içeren, ancak acil cevap gerektirmeyen e-postaları arşivleyin.
- ACİL, BEKLEMEDE, EYLEM GEREKTİRİR vb. eylem çağrılarında bulunan yeni e-posta imleri oluşturun.
- Göndereni, içeriği ya da anahtar kelimeleri temel alan, gelen e-postaları otomatik olarak sınıflandıracak filtreler kullanın.
- “Aboneliği İptal Et” kelimesini içeren her e-posta için bir filtre ayarlayarak tüm haber akışı e-postalarınızı sınıflandırın.
- Otomatik cevap sistemini etkinleştirin ve ikiden fazla kez gönderdiğiniz her e-postadan şablon oluşturun. Bu tarz e-postaları göndermeden önce kişiselleştirmeyi de deneyebilirsiniz, ancak başlamadan önce genel bir taslağa sahip olmanız süreci önemli ölçüde hızlandıracaktır.
Mutlaka okuyun: E-maillerinize Daha Az Zaman Harcamanızın Yolları
16.İpucu: Beyninizin kullanmadığınız bölümlerini geliştirin.
Beyninizin iş yerinde kullanmadığınız kısımlarını çalıştırmak adına hobi edinin. Bu şekilde sorunları daha hızlı çözecek ve çok daha yaratıcı olabileceksiniz.
Konfor bölgenizin dışında geçireceğiniz zaman dilimleri sizi her daim başarıya götürür. Eğer bir avukatsanız, dans etmeyi öğrenin. Eğer bir piyanistseniz, dövüş sanatlarına başlayın. Yazılım uzmanıysanız, dışarı çıkın ve sosyalleşin.
Mutlaka okuyun: Duygusal Zekanızı Geliştirmek İçin 49 Yöntem
17.İpucu: Sıklıkla egzersiz yapın.
Spor, günlük stresle başa çıkmanıza yardımcı olur.
Araştırmalar, kısa ve yoğun egzersiz seanslarının da en az uzun olanlar kadar faydalı olabileceğini göstermiştir. Kısa egzersizler için az da olsa zaman ayırın – en azından gün aşırı egzersiz yapmaya özen gösterin.
Mutlaka okuyun: Egzersiz Yapmak Sizi Paradan Daha Çok Mutlu Ediyor!
18.İpucu: İyi uyuyun.
Bilim adamları yaptıkları sayısız araştırmada görev odaklı zaman yaratmak uğruna daha az uyumanın sorun yaratacağını ortaya çıkarmışlardır. Yorgun insan işini çok daha fazla erteler, üstelik dikkati de kolaylıkla dağılır. Beyninizin her gece en az sekiz saatlik bir uyku çekmesine izin verin.
Mutlaka okuyun: Odaklanma ve Sakinlik Reçetesi Olarak İyi Bir Gece Uykusu
19.İpucu: Takvim uygulamaları kullanın.
Takvim uygulamaları toplantı planlamaktan çok daha fazlasını vaat eder.
Son başvuru tarihlerini takip etmeniz, odaklanmış işlere başlama saatinizi belirlemeniz ve etkinliklere otomatik olarak konum eklemeniz için bu uygulamaları kullanabilirsiniz.
Zamanınızın sorumluluğunu bizzat üstlenin. Herhangi bir zamanlama girdisinin günlük planınızı sağlıklı bir şekilde hayata geçirmenize engel olacağını düşünüyorsanız, bu girdiyi iptal etmeniz yeterlidir.
Mutlaka okuyun: Girişimcilerin Kullanması Gereken 17 Uygulama
20.İpucu: Gevşeme saatlerinizi ayarlayın.
İş rutininizden bir an olsun sıyrılın, sessizlik içinde zaman geçirin ve “iş beyninizi” kapatın.
Kendinizle baş başa geçireceğiniz bu sessizlik zamanının yaratıcı süreciniz üzerindeki olumlu etkisine siz de şaşıracaksınız. Meditasyon süreci de işinize ilişkin yeni bir bakış açısı geliştirmenize yardımcı olacaktır.
İpucu 21: Hayır demeyi öğrenin.
Zamanınız değerlidir. Bunca değerli bir şeyi görevinize ve hedeflerinize uymayan insanlara ya da projelere harcamayın.
Davetleri ve teklifleri direkt kabul etmek yerine, ‘Programımı kontrol edip size geri döneceğim’ deyin.
Bu basit ifade teklifleri değerlendirmeniz ve mantıklı kararlar almanız için size zaman kazandıracaktır.
Mutlaka okuyun: İşinizi ve İlişkilerinizi Etkilemeden Hayır Demenin Yolları
22.İpucu: Erkenci olun.
Son teslim tarihleri konusunda da erkenci bir yaklaşım benimseyin.
Çalışmalarınızı programlanandan bir gün önce göndermeyi planlayın.
23.İpucu: Sırf çaldı diye her telefonu cevaplamaya koşmayın.
E-postalara ya da telefonlara geldikleri an cevap vermeyin. E-postalarınızla toplu olarak ilgilenin ve mola süreniz boyunca telefon görüşmesi yapmaktan kaçının. Azami bir dikkat gerektiren işler üzerinde çalışırken işinizi kesintiye uğratmaktan kaçının.
Mutlaka okuyun: Telefon Bağımlılığından Kurtulmanın Yolları
24.İpucu: Zaman yönetimi uygulamalarını alışkanlık haline getirin.
Yazımızda listelenen tüm bu fikirleri alışkanlık haline getirin. Zaman yönetimine ilişkin bu ipuçlarını uygulayın ve sayelerinde yaratacağınız verimlilik zihniyetini içselleştirin.
Uzun vadede (en az bir ay) sürdürebileceğiniz makul bir program belirleyin. Bir süre sonra günlük ve haftalık alışkanlıklarınız otomatik hale gelecektir.
25.İpucu: Kötü alışkanlıklarınızdan kurtulun.
Bir zaman yönetimi programı oluşturun ve her daim buna bağlı kalın. Bu planı takip ettiğiniz müddetçe -doğal olarak- eski olduğu kadar verimsiz de olan pek çok alışkanlığı da yok etmiş olacaksınız.
Mutlaka okuyun: Kötü Alışkanlıklardan Nasıl Kurtuluruz?
26.İpucu: Zaman takip uygulamaları kullanın.
Zamanınızı nereye harcadığınızı görmenize ve zaman yönetimi rutinlerinizi iyileştirmenize yardımcı olacak sadık bir zaman yönetimi uygulamasına sahip olmak mı istiyorsunuz? Toggl kullanmaya ne dersiniz? Toggl ile zaman kaydı yapmak o kadar basittir ki bir kullandınız mı bu uygulamadan vazgeçemezsiniz.
27.İpucu: Vaktinizi iyi geçirmeye yani mutlu olmaya bakın.
Yapılacaklar listenizdeki tüm öğeleri her dakika kontrol etmeye çalışmayın. Her yeni gün kuracağınız bu makul iş / yaşam dengesinin keyfini çıkarın. Unutmayın, yarın oldukça verimsiz ve tükenmiş hissedeceğiniz bir güne uyanacaksanız, bugünün büyük iş yükünü tamamlamış olmanız hiçbir anlam ifade etmez.
İstikrarlı bir şekilde çalışın ve verimliliğinizi koruyun. Unutmayın, o görevden bu göreve koşturup durmanız iş kalitenizi düşürür ve stres yaratır.
Klişe gibi gelebilir, ama aklınızda bulunsun: Yol her daim varış noktasından çok daha önemlidir.
Yazımızda yer vereceğimiz bu zaman yönetimi ipuçları sayesinde ertelemeye son verecek ve zamanınızı kontrol altına almaya bir an evvel başlayacaksınız.
