İş Mektubu Nasıl Yazılır?

Bu yazı iş başvurusu yapmaktan tutun da bilgi alışverişinde bulunmaya kadar pek çok farklı durum için gereken iş mektuplarını kolaylıkla yazmanızı sağlayacaktır. Yazımızda-özellikle iş başvuru mektupları ile kapak yazılarına değinecek olsak da- tüm resmi/iş yazışmalarında kullanabileceğiniz işlevsel bilgilere yer vereceğiz.

 

İş Mektuplarının Özellikleri Nelerdir?

1) İş yazışmaları diğer yazın türlerinden farklıdır.

İş yazışmaları beşeri bilimler, sosyal bilimler, edebiyat veya diğer akademik disiplinlere ilişkin yazılar yazmaktan oldukça farklıdır. İş yazışmalarında çağrışım uyandırıcı ya da yaratıcı yazılar yazmaktan ziyade net ve spesifik olmak esastır. Bu ayrım, iş yazışmalarının diğer yazın türlerinden daha üstün ya da daha düşük kalitede olacağı anlamına gelmez. Aksine, iş yazışmalarının temelinde amaç ve düşünceleri net bir biçimde yansıtmak vardır.

İşe ilişkin herhangi bir belge yazarken hedef kitlenizin bu belgeyi okumak için sınırlı bir zamana sahip olacağını, hatta yüksek olasılıkla yazınıza şöyle bir göz gezdirmekle yetineceklerini varsaymalısınız. Okuyucular, söylediklerinizin yalnızca kendi işlerini etkileyen kısmını dikkate alacaktır. Çünkü iş yazışmalarında ayrıntılara değil, sonuca odaklanılır. Muhatabınız bir durum ya da soruna ilişkin temel görüşünüzün ne olacağını ya da kendilerinin söz konusu duruma/soruna karşı nasıl bir tavır takınacaklarını net olarak öğrenmek ister.

İş yazışmaları e-posta iletilerinde sıklıkla rastladığımız sohbet havasında yazılabileceği gibi kimi zaman çok daha resmi hatta yasal bir dil kullanımını gerektirebilir-sözleşmeler bu resmi dil çerçevesinde yazılır. Notlar, e-postalar ve iş mektupların çoğu içinse bu iki uç nokta arasında bir üslup uygundur. Aşırı resmi bir dil okuyucuyu tümden yabancılaştırabilir, gündelik bir ifade kullanımı ise iş ortamı söz konusu olduğunda samimiyetsiz veya profesyonellikten uzak bir tavır içindeymişsiniz gibi algılanabilir. İş yazışmalarında da diğer tüm yazın türlerinde olduğu gibi hedef kitlenizi iyi tanımlamanız gerekir.

Çoğu durumda, iş mektubunuz karşı taraf üzerinde bırakacağınız ilk izlenimi oluşturacaktır. İş yazışmaları son zamanlarda daha az resmi bir dille yazılır hale gelmiş olsa da içeriğin net bir biçimde ifade edildiğinden ya da mektubunuzun yazım hatalarına dikkat edilerek yazılmış olduğundan emin olmalısınız.

 

2) İş yazışmalarında kişi zamirleri ile etken/edilgen yapı kullanımına özen gösterilmelidir.

İş yazışmalarında dil bilgisi kurallarına riayet etmek hem anlamsal hem de biçimsel açıdan önem arz eder. Yazışmalarda kişi zamirleri kullanmak (ben, biz ve sen gibi) şarttır. Bu tür resmi belgelerde, kendinizden “ ben”, okuyucularınızdan ise “siz” olarak bahsetmeniz gerekir. Ancak, bu kuralı uygularken dikkatli olmalısınız. Çünkü iş yazışmalarında yazdıklarınızın her birini taahhüt etmiş de olursunuz. Fikrinizi belirtirken “ben”dili kullanmalı; şirket politikanızı sunarken ise “biz” ifadesini tercih etmelisiniz.

İş yazışmaları söz konusu olduğunda en iyi yazarlar mesajlarının yanlış anlaşılmaya müsait olamayacağı kadar net bir dil kullanabilenler arasından çıkar. Net bir ifade tarzına sahip olmanın yolu ise edilgen yapı kullanımını en aza indirmekten geçer. Edilgen yapı kimi zaman gerekli olsa da yazınızı sıradanlaştırır. Üstelik muğlak yapıda veya kişisellikten uzak yazılar yazmanıza sebep olur. Edilgen veya etken yapı kullanımına örnek vermemiz gerekirse:

Edilgen Yapı:  “İştirak tasfiyesine ilişkin net faydalar üzerine yapılan tahminler büyük ölçüde abartıldı.”

[Kim abarttı?]- Edilgen yapıda özne o cümle içerisinde eylemden etkilenen-nesne- konumundadır.İşi kimin yaptığı belli edilmez.

Etken Yapı: Global Finans Ekibi, iştirak tasfiyesine ilişkin net faydaları büyük ölçüde abarttı.

Etken yapıda ise eylem söz konusu cümlenin öznesi tarafından gerçekleştirilir.

İkinci cümle (etken yapı) çok daha net bir ifade olup iş yazışmalarında sıklıkla tercih edilir.

Tabii ki her kuralın bir istisnası vardır. Varsayalım ki Global Finans Ekibinin başkanı sizsiniz. Mesajınızı karşı tarafa abartılı tahminlere ilişkin bu hatanın ekibinize ait olduğunu vurgulamaksızın iletmeyi tercih ederdiniz, öyle değil mi?O halde edilgen yapıyı tercih etmelisiniz. Çünkü edilgen yapı aksaklıkları örtbas etmenize müsaade eder – ancak dikkatli bir şekilde kullanılmalıdır.

 

3) Hedef odaklı ve spesifik olunmalıdır.

İş yazışmaları kısa ve öz olmalıdır. Ancak, yazışmayı kısa ve öz tutacağım diye aşırı kısa ya da birbirinden kopuk cümlelerden ibaret bir yazı yazmaktan kaçınmalısınız. Ayrıca, “öz” konuşmayı “dobralıkla” karıştırmamanız gerekiyor; yazışmaların tonunu iyi ayarlamanız ve kime hitap ettiğinizi hesaba katmanız şart. Şu örnekleri inceleyelim:

“Teklifinizi titizlikle inceledik ve içinde bulunduğumuz bu dönemi farklı projelere öncelik vererek geçirme kararı aldık.”

“Hiç kimse projenizi beğenmedi, bu yüzden size herhangi bir fon veremeyeceğiz.”

İlk örnek çok daha zayıf bir ifadedir ve odak noktasıyla doğrudan ilgili olmayan gerçekleri de vurgular. İkinci örnek ise bilgiyi basitçe ve doğrudan aktarmıştır. Ancak, ilk ifadenin tarz itibariyle saygı çerçevesinde ve politik bir dille yazılmış olduğu, ikinci cümlenin ise gereksiz derecede katı olup olumsuz tepkilere yol açacağı aşikardır.

 

İş Mektupları Nasıl Yazılır?

İş mektubu yazarken-özellikle de başvuru amaçlı olanlar- öncelikle mektubunuzu ne konuda, hangi amaçla yazacağınızı ve sizden beklenen şeyin ne olduğunu net bir biçimde belirlemelisiniz. Açık pozisyonlara başvuru, teklif sunumu veya herhangi bir kurs için atama talebinde bulunma amaçlı bir mektup mu yazacaksınız? İlk olarak amacınız ile söz konusu görevin açıklama bölümünde belirtilen/ima edilen gereksinimlerin uyumluluk derecesini anlamaya çalışın. Sizden beklenenleri listeleyin. Hazırlayacağınız bu liste yazışma sürecinizi yöneteceğiniz bir taslak görevi görecek ya da odaklanmanıza yardımcı olacaktır, bu yüzden kapsamlı bir liste hazırlamaya çalışın. Ardından, listelediğiniz gereksinimlerle uyumlu nitelikleri, özellikleri, hedefleri veya cevapları belirleyin. Net ve spesifik olmaya çalışın. Bu sayede belirsizlik, muğlaklık ve basmakalıplıktan da kaçınmış olursunuz. Görevinize/sektörünüze özgü kavramlar ya da terminolojiye hakimseniz, bunları yetkinliğinizi ve deneyiminizi net bir biçimde ifade etmede kullanın. Hedef kitlenizin anlayamayacağı bir dil kullanmaktan kaçının. Mektubunuz listelediğiniz gereksinimleri nasıl karşılayacağınızı açıkça gösterir ve akıllardaki tüm soruları yanıtlar nitelikte olmalıdır.

 

Başvuru veya Kapak Mektupları

Çoğu kişi başvuru amaçlı iş mektupları ile kapak mektuplarının aslında aynı şey olduğuna inanmaktadır. Ancak gerçek hiç de sanıldığı gibi değildir. Başvuru mektupları, içeriğinde becerilerinizi, yeteneklerinizi ve bilginizi kısacası kendinizi pazarladığınız bir satış mektubudur. Kapak mektubu ise her şeyden önce bir aktarım belgesidir. Gönderilen öğeyi, gönderildiği kişiyi ve gönderilme nedenini tanımlar ve hem yazar hem de okuyucu için aktarımın kalıcı bir kaydını oluşturur.

 

Başvuru Mektupları:

Başvuru mektubu yazarken birileriyle rekabet ettiğiniz gerçeğini asla aklınızdan çıkarmayın. Muhatabınız iş başvurusunda bulunanları inceleyen, eleyen ya da işe alan bir profesyoneldir – sizin mektubunuzu aldığı gün düzinelerce hatta yüzlerce başvuru mektubu okumuş da olabilir.  Başvuru mektubunuzun ve beraberindeki öz geçmişinizin nihai amacı bu kişinin dikkatini çekmek olmalıdır. Mülakata çağrılmak başlıca hedefinizdir.

Başvuru mektubunuzu yazarken şu üç görevi tamamladığınızdan emin olmalısınız: ilgili kişinin dikkatini çekmeli okuyucuyu bu iş için biçilmiş kaftan olduğunuza ikna etmeli ve mülakat talebinde bulunmalısınız.

Başvuru mektubu yazarken şu adımları takip edin:

  • Başvuruda bulunduğunuz işi tanımlayın ve alıcıya bu işten nasıl haberiniz olduğuna ilişkin bilgi verin.
  • İşle alakalı niteliklerinizi-özellikle de iş deneyiminizi- liderlik becerilerinize ilişkin faaliyetlerinizi ve eğitim geçmişinizi özetleyin.
  • Alıcıyı mektubunuza ekleyeceğiniz öz geçmişe yönlendirin.
  • Mülakat talebinde bulunun. Nerede ve ne zaman müsait olacağınızı belirtin. Potansiyel işvereniniz başka bir şehirde bulunuyorsa ve yakın zamanda söz konusu bölgeyi ziyaret etmeyi planlıyorsanız, seyahat tarihlerinizi de bildirmeyi unutmayın.
  • Spesifik bir işe başvuruyorsanız, öz geçmişinizde bulunmayan ancak pozisyonla doğrudan alakalı niteliklerinizi de başvuru mektubuna ekleyin.

Karşı tarafın zamanını çalmamak adına güçlü yönlerinizi vurgulamak ya da aday statüsü ile iş görüşmesine çağrılmak gibi hedeflere sahip olduğunuzu henüz mektubun başındayken belirtin.

 

Örnek 1

Veri Merkeziniz bünyesinde yönetici pozisyonunda çalışabileceğim bir iş arıyorum. Bu işi başarıyla icra edebilme konusunda bilgi sistemleri üzerine yaptığım yüksek lisans dereceme ve bir programcı/ analist  olarak yıllarca süren iş tecrübeme güvenmekteyim.

Hedeflerinize geçmeden önce söz konusu şirkete sizi yönlendiren kişinin kim olduğunu belirtin. Şirket çalışanlarından biri mi sizi bu pozisyona yönlendirdi? Yoksa kariyer danışmanınız, profesörünüz veya bir başkası mı bu pozisyondan haberdar olmanızı sağladı?

 

Örnek 2

İstanbul’da gerçekleşen son teknoloji kongresinde, satış temsilcileriniz ……………………….veri merkezinizdeki bir yönetici açığından bahsetti. Programlama konusundaki deneyimim ve bilgi sistemleri üzerine aldığım yüksek lisans derecemin beni bu pozisyon için nitelikli kıldığına inanmaktayım.

Sonraki bölümlerde açılış kısmında belirttiğiniz bu nitelikleri detaylandırın. Öz geçmişinizde de belirttiğiniz ancak özellikle aradığınız işle alakalı olan her türden deneyimi vurgulayacak ayrıntılar eklemeyi ihmal etmeyin. Mektubunuzu mutlaka mülakat talebi ile sonlandırın. Mektubunuzu göndermeden evvel dil bilgisi kurallarına uygunluğunu inceleyin ve imla hatalarını düzeltin.

Aşağıda iki başvuru mektubu örneği sunulmuştur. İlk mektupta (Örnek 1), üniversiteden yeni mezun olmuş bir çalışan adayı bilişim sektöründen bir şirketin kuracağı yeni bilgisayar merkezine ilişkin gazete ilanına yanıt vermektedir. Yazar belirli bir pozisyon için başvuruda bulunmaz, ancak aradığı pozisyonu anlatır. İkinci mektup ise (Örnek 2), üniversite son sınıf öğrencisi bir adayın kaleminden dökülmüştür, kendisi pozisyona ilişkin bilgiyi kimden aldığına dair net bir bilgi vermez, çünkü başvurduğu pozisyonun açık olup olmadığından dahi emin değildir.

 

Örnek 1

Değerli İnsan Kaynakları Direktörü;

…………..Gazetesinde açacağınız yeni bilgisayar merkezine ilişkin bir makale okudum. Merkezinizde başlangıç seviyesi bilgisayar programcısı olarak çalışmak üzere başvuruda bulunmak istiyorum.

Şirketinizin hem kurum içi hem de kurum dışı müşteriler için çalıştığını biliyorum. Ekte yer alan öz geçmişimde de bulacağınız üzere teknik yazı becerilerim bu iş için son derece uygundur. …………… Teknoloji Enstitüsü’nden Bilgisayar Bilimi alanında ön lisans derecesi ile mezun oldum. Aldığım derslere ek olarak üniversitenin bilgisayar merkezinde bilgisayar danışmanı olarak görev yaptım ve kullanıcılara yeni sistem kullanımı konusunda destek sağladım. 

Müsait bir zamanda sizinle tanışmaktan ve eğitimim ya da deneyimim aracılığıyla işletmenizin hangi ihtiyaçlarını karşılayabileceğim üzerine konuşmaktan memnuniyet duyarım.  Bana ev adresimden veya ………………….. numaralı telefondan ya da ………………………………e-posta adresinden ulaşabilirsiniz.

Saygılarımla,

……………..

 

Örnek 2

Sayın ……………………,

İşletmenize bağlı mühendislik departmanında çalışmak üzere bilişim eğitimime uygun bir pozisyon arayışı içerisindeyim. İşletmenizin bir parçası olmak istemekteyim, ancak açık bir pozisyona sahip olup olmadığınızdan emin değilim.

Haziran ayında …………….. Üniversitesi’nden Bilgisayar mühendisliği alanında bir lisans derecesi almayı umuyorum. Eylül 2000’den bu yana üniversitem aracılığıyla …….. şehrinde/ülkesinde düzenlenen Bilgisayar Mühendisliği Profesyonel Eğitim Programına katılmaktayım. Program bünyesinde stajyer konumunda çalışmak üzere çeşitli personel bölümlerinde görev aldım. Son birkaç aydır mühendislik bölümünde stajyer programcı olarak çalışmaktayım. Bu sayede bilgisayar uygulamalarına ilişkin kapsamlı bir deneyim elde ettim. Aldığım akademik derslerin detaylarına ilişkin bilgileri de ekteki öz geçmişimde bulabilirsiniz.

İşletmeniz bünyesinde açık bir pozisyon varsa lütfen ayrıntılı bilgi için kime başvurmam gerektiğini tarafıma bildiriniz. Sizden haber almayı dört gözle bekliyorum. Bana sabit telefonum ya da e-posta hesabım aracılığıyla ulaşabilirsiniz.

Saygılarımla,

………………………

 

Kapak Mektupları:

Daha önce de değindiğimiz üzere başvuru mektupları ve kapak mektupları birbirinden farklı yazışmalardır. Bir kapak mektubu gönderilecek öğeyi, gönderilecek kişiyi ve gönderilme nedenini tanımlar. Kapak mektubu, hem yazarın hem de okuyucunun yararlanacağı kalıcı bir bilgi kaydıdır.

Kapak mektubunda açıklamaları kısa tutmak esastır. Başlangıç bölümünde gönderinizin ne olduğunu ve gönderme amacınızı açıklamanız gerekir. İsteğe bağlı oluşturacağınız ikinci bir paragrafa ise gönderdiğiniz bilgilerin kısa bir özetini ekleyebilirsiniz. Örneğin, bir teklifin beraberinde hazırlayacağınız kapak mektubunda teklifin okuyucunun özellikle ilgi duyacağı bölümlerini vurgulayabilirsiniz. Kapak mektubunuza söz konusu firmanın neden sizin açınızdan çalışmaya en elverişli işletme olacağını açıklayan bir ya da iki önemli nokta da ekleyebilirsiniz. Kapanış bölümünüz teşekkür ya da onay bölümlerini içermeli, ekstra yardımda bulunulabileceği belirtilmeli veya mektubun amacına ulaşmasına ilişkin umut açıkça ifade edilmelidir

Aşağıda kapak mektuplarına ilişkin örneklere yer verilmiştir. İlk mektup (Örnek 1) kısa ve özdür.  İkinci mektup(Örnek 2) ise biraz daha ayrıntılıdır, çünkü burada bilgiye ulaşma biçimine de yer verilmiştir.

 

Örnek 1

Şirket Logosu ve İletişim Bilgileri

Tarih

Adres

Sevgili Bay/Bayan…………………;

Ekte, …………… Kimya İşletmesinin bilgisi dahilinde gönderdiğimiz kirlilik kontrol ekipmanı kurulumuna ilişkin nihai rapor yer almaktadır. Herhangi bir sorunuz varsa bana dilediğiniz zaman ofis hattımızdan(dahili 1206)ulaşabilir veya aşağıda belirteceğim adrese e-posta gönderebilirsiniz.

Saygılarımla,

……………………………

Teknik Servis Müdürü

E-posta adresi

Ek: Rapor

 

Örnek 2

Şirket Logosu ve İletişim Bilgileri

Tarih

Adres

Sevgili Bay/Bayan…………………;

Ekte 4 Eylül’de Başkan Yardımcısı …………………..’ın talep ettiği yıl içindeki güç tüketimimize ilişkin tahminleri içeren nihai rapor yer almaktadır.

Rapor, Fabrika Operasyon Müdürümüz …………………… ve personeli ile yapılan toplantılar ile şirket çalışanlarının tamamını kapsayan bir ankete dayalı olarak hazırlanmıştır. Anket süreci A Binasında çalışmakta olan kilit personelin transferi nedeniyle bir süreliğine sekteye uğramıştır. Her şeye rağmen tamamlanabilmiş bu nihai raporun işletmenize enerji tasarruf sistemi kurulumuna ilişkin maliyet tahmininde bulunma sürecinde ihtiyaç duyacağı bilgileri sağlayacağına inanıyoruz.

Anketi hazırlamadaki yardımı için ……………..departmanından………………….’ya da teşekkür ederiz. Ayrıntılı bilgi için dilediğiniz zaman tarafıma ulaşabilirsiniz.

Saygılarımla,

……………………

İşletme Adı

E-posta adresi

Ek: Rapor

 

Adım Adım İş Mektubu Yazma

Gösterişli ve profesyonel bir iş mektubu mu yazmak istiyorsunuz? Öyleyse doğru yerdesiniz.

İş mektuplarının birçoğu oturmuş ve anlaşılması kolay bir formatta yazılır. İş mektuplarında her zaman tarih, alıcı ve gönderici hakkında bilgi ve birkaç paragraf olmalıdır.

Başarılı bir iş mektubu yazmak için aşağıdaki adımları takip edin.

Mektuba başlama:

1 – Formatı bilin

Mektubun içeriği ne olursa olsun, izlemeniz gereken birkaç iş standardı vardır. İş mektupları Arial veya Times New Roman gibi yaygın fontlarla yazılmalıdır. İki yana yaslı paragraflar kullanın.

Göndereceğiniz iş mektubunun çıktısını almanız gerekiyorsa mektubu şirketin antetli kağıdına basın. Bu daha profesyonel bir hava katar ve karşı tarafın şirketinizin logosunu ve iletişim bilgilerini görmesini sağlar.

E-postayla gönderilen iş mektuplarının da aynı fontta yazılması gerekir. Siyah ve beyaz dışında renkler veya el yazısı kullanmayın.

2 – Şirketle ilgili bilgi verin

Her biri farklı satırda olmak üzere şirket ismini ve şirket adresini yazın. Serbest meslek sahibiyseniz isminizi ister şirket isminin yerine isterseniz de üzerine yazın.

Şirketinizin önceden tasarlanmış antetli kağıdı varsa, şirket ismini ve adresini yazmak yerine antetli kağıt kullanın.

Adresi yazacaksanız sizin ve şirketinizin tercihine göre sayfanın en üstünün ya sağına ya soluna yazın.

3 – Tarih ekleyin

Tam tarihi yazmak en profesyonel seçimdir. Örneğin ya “Nisan 24, 2015” yazın ya da “24 Nisan 2015” yazın. Tarih göndericinin adresinin birkaç satır altında ve sola yaslı olmalıdır.

4 – Alıcının bilgilerini ekleyin

Alıcının ismini ve soy ismini, unvanını ( mevcut ise ) , şirket ismini ve adresini bu sıra ile her biri ayrı satırlarda olacak şekilde yazın. Eğer gerekliyse referans numarası da ekleyebilirsiniz. Alıcı bilgisi tarihin bir kaç satır altında ve sola yaslı olmalıdır.

5 – Hitap seçin

Hitap en önemli saygı göstergesidir ve hangi hitap şeklini seçeceğiniz bu kişiyi ne kadar tanıdığınıza ve ilişkinizdeki resmiyet seviyesine göre değişecektir. Aşağıdaki seçenekleri gözden geçirin:

Hitap ettiğiniz kişinin kim olduğunu bilmiyorsanız “İlgili Makama” veya “Sayın Yetkili” yazın.

Alıcıyı çok iyi tanımıyorsanız en güvenli seçenek “Sayın Bay/Bayan” olacaktır.

Alıcının unvanını ve soyadını da kullanabilirsiniz, örneğin “Sayın Doktor Kural.”

Alıcıyı iyi tanıyorsanız ve resmi olmayan bir ilişkiniz varsa “Sevgili Ayşe” şeklinde ilk ismini kullanabilirsiniz.

Alıcının cinsiyetinden emin değilseniz, tam ismini yazın, “Sayın Ahmet Kural”.

Hitaptan sonra virgül koymayı veya “İlgili Makama” veya “Sayın Yetkili” yazdıktan sonra iki nokta üst üste koymayı unutmayın.

 

Gövde kısmını oluşturma:

1 – Doğru tarzı yakalayın

Eskilerinde dediği gibi vakit nakittir ve işadamlarının birçoğu zaman kaybetmekten nefret eder. Bu nedenle mektubunuz kısa, öz ve profesyonel olmalıdır. Okuyan kişi hemen konuya girebilmelidir. İlk paragrafta ki yorumlarınız kısa ve öz olsun. Örneğin “Size şu konuya ilişkin yazıyorum” gibi başlasın ve devam etsin.

Süslü geçişler, büyük kelimeler veya uzun, dolambaçlı cümlelerden uzak durun. Amacınız söylemek isteklerinizi hızlı ve net bir şekilde aktarmak olmalıdır.

Edilgen eylemlerden uzak durun ve yorum yapmamaya çalışın.

2 – Açık, kısa ve öz yazın

Okuyucunun tam olarak ne söylemek istediğinizi anlamasını sağlayın. Okuyucu demek istediğinizi net bir şekilde anlarsa hızlı şekilde cevap verir. Özellikle altını çizmek istediğiniz bir sonuç varsa bunu belirtin. Pozisyonunuzu birkaç kelime ile açıklayın.

3 – Yeri geldiğinde etkileşimli olun

Mektuplar insanlardan insanlara yazılır. Kişisel olmayan mektuplarla ilişki kuramazsınız. Ancak konuşma dilinden veya “bilirsin işte” veya “demek istediğim” gibi ifadelerden uzak durun. Sağduyulu bir tarzınız olsun ancak samimi ve yardım sever olun.

Alıcıyı iyi tanıyorsanız iyi dileklerinizi ilettiğiniz bir satır ekleyebilirsiniz.

Kişiliğinizi ne kadar ortaya koymanız gerektiğini belirlerken yargılarınızı kullanın. Bazen biraz mizah katmak gerçekten faydalı olabilir ancak şaka yaparken tedbiri elden bırakmamanız gerektiğini de unutmayın.

Mektubunuzun amacı büyük ihtimalle okuyucuyu bir şey yapmaya ikna etmek olacaktır: fikrini değiştirmek, bir problemi düzeltmek, para yollamak veya harekete geçmek.

4 – Kibar olun

Endişelerinizi veya şikayetlerinizi yazacak olsanız bile kibar olun. Alıcının pozisyonunu hesaba katın ve makul ölçüde, uyumlu ve yardımsever bir biçimde önerilerinizi sunun.

5 – Kısa kesin

Son paragrafta amacınızı özetleyin ve ya alıcıdan ne beklediğinizi ya da planladığınız hareket biçimini net bir şekilde anlatın. Alıcının endişeleriniz veya sorularınıza ilişkin sizinle temas kurabileceğini aklınızdan çıkarmayın ve söz konusu konuyla ilgileneceği için teşekkür edin.

 

Mektubu kapatma:

1 – Kapanış seçin

Hitap gibi kapanışta saygı ve resmiyet göstergesidir. “Saygılarımla” veya “Saygılar” en risksiz olanlardır ancak “en derin saygılarımla” ve  “saygı ve sevgilerimle” gibi ifadeleri de kullanabilirsiniz. “Her şey gönlünüzce olsun”, “Sevgiler”, “En iyi dileklerimle” ve “Teşekkür ederim” biraz daha az resmi ancak yine de profesyonel kapanışlardır. Kapanıştan sonra virgül kullanın.

2 – Mektubu imzalayın

İmza için dört satır boşluk bırakın. Mektubu bastıktan sonra imzalayın veya e-posta aracılığıyla gönderecekseniz imzanızı taratın ve mektubun ilgili yerine yapıştırın. İmza için mavi veya siyah rengi tercih edin.

3 – Adınızı ve iletişim bilgilerinizi ekleyin

İmzanızın altına isminizi, telefon numaranızı, e-posta adresinizi ve gerekli diğer bilgileri yazın. Her bilginin kendi satırı olsun.

4 – Gerekliyse “Ekler” ekleyin

Alıcının gözden geçirmesi için ilave belgeler eklediyseniz belgelerin sayısını ve türünü iletişim bilgilerinizin birkaç satır altına not edin. Örneğin: “Ekler (2): özgeçmiş, broşür”

 

Mektubu tamamlama:

1 – Mektubu gözden geçirin

Sunum profesyonel olmanın temel unsurudur. Alıcının becerikli bir insan olduğunuzu anlamasını sağlamanız gerekir. Word aracılığıyla yazım ve dilbilgisi denetimi yapmanız mektubu göndermeden önce kapsamlı bir şekilde kontrol etmenizi sağlar.

Mektubunuz kısa ve öz mü? 3-4 cümleden uzun paragraflar var mı? Varsa, gereksiz ifadeleri nasıl çıkartabileceğinize karar verin.

Mektup çok önemliyse bir arkadaşınıza veya meslektaşınıza gösterebilirsiniz. Bazen ikinci bir göz, hataları veya fark etmediğiniz uygunsuz kelimeleri yakalamanıza yardımcı olabilir.

2 – Mektubu gönderin

E-postayla veya kargo aracılığıyla mektubu gönderin. Adresiniz ve alıcının adresi net bir şekilde görünür olsun. Mektubu üçe katlayın. Bu sayede alıcı mektubu açtığında öncelikle en üst kısmı daha sonra da en alt kısmı görecektir.

 

İpuçları

Mektubu imzalamak için kaliteli bir kalem kullanın.

Net olun. Ne yapabildiğinizden ve ne yapamadığınızdan bahsedin. Örneğin ürün tükendiyse, siparişi gönderemeyeceğinizi söylemek yerine ürünün çok popüler olduğunu ve hepsinin satıldığını söyleyin. Daha sonra da ürünü ne zaman gönderebileceğinizi belirtin.

Hızlı olun. Bir haftadan önce cevap veremeyecekseniz bunu alıcıya söyleyin ki alıcı sizin ne zaman geri döneceğinizi bilsin.

Karmaşık bir mektup yazacaksanız öncelikle taslağı yazın.

Bahsetmek istediğiniz konuların başlıklarını listeleyin. Siparişle ilgili endişelenmeyin.

Her başlık için anahtar kelimeleri, örnekleri, argümanları ve unsurları listeleyin.

Amacınıza ve okuyucuya uygun olması için taslaktaki her başlığı gözden geçirin.

Alakasız olan her şeyi çıkarın.

Bilgileri okuyucu için iyi şekilde sınıflandırın.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.