Covid-19, Kovid-19, Corona ya da Koronavirüs…
Modern insanlık tarihini bu kadar derinden sarsan global bir olay uzun zamandır gerçekleşmemişti. Çin’in Wuhan kentinden dünyaya yayılan bir virüs, dünyanın çeşitli ülkelerine yayılmış durumda. Çin, ABD, İtalya, İran, Güney Kore, Singapur ve pek çok Avrupa ülkesi koronavirüs nedeniyle sarsılıyor.
Ülkemizde de 17 Mart 2020 itibarıyla toplam 47 kişide koronavirüs tespit edildi.
İşin sağlık boyutu ciddi durumlara ulaşmış durumda yani.
Fakat meselenin bir de ekonomik yönü var. Hem büyük hem de küçük işletmeler bu süreci doğru yönetmek durumunda. Aksi halde ekonominin içinde bulunduğu vahim durum, özellikle küçük işletmeleri kolayca yutabilir.
Biz de bu yazımızda ülkemizde henüz kontrol altında olan ve fakat etkilerini uzun süre daha hissedeceğimiz koronavirüs salgınının işletmenizi en az derecede etkilemesi için bazı ipuçları vereceğiz sizlere.
1. Anlık ve Düzenli İletişime Önem Verin
Koronavirüsü söz konusu olunca 10 dakika içinde bile devasa boyutlarda gelişmeler yaşanabiliyor. Her gün çok farklı şeylere gebe yani. Sadece birkaç gün önce Türkiye bu salgını ucuz atlattı derken bir anda 18 vaka ile karşılaştık.
Siz de şirketinizdeki personeliniz ve iş ortaklarınız ile her gün irtibat halinde olun. Anlık gelişmeleri takip edin ve şirket içi koordinasyonu maksimum seviyede tutun.
2. Haberleri Dikkatli İzleyin
Haber kanalları ve gazeteler genelde anlık gelişmeleri aktarır ve bazen spekülasyonlara yer verir. Dünkü yaşanan gelişmelere bağlı olarak bugün bir strateji geliştirirsiniz. Ama bilgi akışının dakikalar içinde değiştiğini gösterdi bu salgın bize. Bu yüzden haberleri ve medyayı takip ederken bilgi kaynaklarını teyit etmeyi ihmal etmeyin. Whatsapp gruplarında dolaşan asılsız iddialara göre hareket etmeyin; resmi makamlardan, İçişleri ve Sağlık Bakanlığı’ndan yapılan açıklamaları itimat edin.
Şirketinizde de çalışanlarınızla ortak bir bilgi ve haber havuzunu kullanın. Yani en güvenilir ve resmi kaynakları dayanarak birlikte hareket edin. Diğer bir ifadeyle her kafadan farklı bir sesin çıkmasını önleyin. Zira bu tür kriz ortamlarında isteyeceğiniz en son şey ekip içinde ciddi fikir ayrılıklarının olmasıdır.
3. Farklı Uzman Görüşlerine Dikkat Edin
Afet yönetimi, halk sağlığı, mikrobiyoloji, lojistik ve diğer disiplinler, koronavirüs salgını gibi durumları analiz etmek çok faydalıdır. Ancak uzmanların bir konu hakkında farklı bakış açıları olduğunu unutmayın. Her salgının kendine has özellikleri vardır. Şu an koronavirüs salgınının kendine özgü özelliklerini yaşayarak öğreniyoruz. Bu nedenle televizyonda ya da Twitter’da tek bir uzmanın görüşlerine körü körüne inanmayın. Farklı bakış açılarını da dikkate alın ve bilimsel açıdan en makul tahminleri önemseyin.
4. Sürekli Durum Değerlendirmesi Yapın
Bir kere durum değerlendirmesi yapıp bunu kağıt üzerine döktüğünüz zaman, eylemsizliğe kapılabilirsiniz. Bu nedenle sürekli durum değerlendirmesi yapıp esnek hareket edebilmelisiniz.
Fakat büyük şirketler bu esneklikten yoksun olabilir. Yöneticiler ince eleyip sık dokuyarak her şeyden emin olmak ister. Daha sonra ise bu kadar emek verdikleri kararları değiştirmeye karşı gönülsüz olurlar. Bu da ataleti, yavaşlığı ve hantallığı beraberinde getirir.
Bu nedenle bu tür kriz anlarında tek bir anlayışa bağlı kalmak yerine güncel ve dinamik gelişmelere karşı yine güncel ve dinamik bir eylem planı hazırlanmalıdır.
5. Bürokrasiye Yenik Düşmeyin
Koronavirüs gibi küresel ölçekli olaylar karşısında şirketlerin üst düzey yöneticileri risk yönetimi, hukuki ve ekonomik durum gibi konular hakkında detaylı raporlar ister. Fakat bu raporların hazırlanması uzun zaman alır. Şirketin hareket kabiliyetini kısıtlar.
Buna karşın ufak ve profesyonel bir ekibe hızlı ve taktiksel karar verme yetkisi verildiğinde daha verimli ve etkili sonuç alınabilir. Bu nedenle böyle bir ekibe hareket alanı tanımak, imza-onay gibi bürokratik süreçleri dijital ortamda halledebilmek, güncel gelişmeleri yine herkesin ulaşabileceği bir mecradan yürütmek şirketlerin daha stratejik hareket etmesini sağlar.
6. Dengeli Tepkiler Verin
Kriz anlarında dengeli tepki verebilmek için bazı unsurlara dikkat etmek gerekiyor:
İletişim: Çalışanlarınız bilgi kirliliğine maruz kalabilir. Şirket olarak atacağınız adımlar konusunda kafaları karışabilir. Çalışanlarınızla yol planınızı net ve açık bir biçimde paylaşın. Şirket politikaları hakkında onları bilgilendirin. Böylece onlar da beklenmedik durumlarda inisiyatif alabilme kapasitesine sahip olsunlar. Örneğin belli ülkelere seyahat yasağı ya da müşterilerle kriz anında kurulacak iletişimin üslubu gibi şeylerde şirket politikasını temel alsınlar.
Seyahat: Çalışanların hangi ülkelere hangi sebeplerle seyahat edemeyeceği gibi konuları netleştirin ve şirket politikasının bu izni ne zaman değiştirebileceğini çalışanlarınıza iletin. Mesela bir fabrikada mühendis olarak çalışan bir kişi sırf balayı için koronavirüsün çok etkili olduğu Avrupa’ya gitme lüksüne sahip olamaz bu noktada.
Uzaktan çalışma: Çalışanlarınızın ne zaman, ne şekilde çalışacağına dair temel bir yönergeniz olsun. Bu süreçte evden çalışma ya da home-office olarak tabir edilen yöntemin ülkemizde ve dünyanın pek çok ülkesinde yaygınlık kazandığını görüyoruz. Bundan sonra ise home-office yönteminin giderek artması söz konusu olacaktır.
Lojistik: Tedarik zincirinizi alternatif kaynaklar, yedek stoklar ve direkt üreticilerle çalışarak zaafiyetten kurtarın. Hızlı çözümlerin mümkün olmadığı zamanlarda geçici çözümler geliştirin ve bunu yapma nedeninizi tüm paydaşlara (çalışanlar, müşteriler, yatırımcılar) net bir ifadeyle anlatın.
Veri takibi: Koronavirüs beklenmedik daha pek çok dalgalanmaya neden olacaktır. Bu nedenle kriz sürecince işletmenizin ve piyasanın başına gelen değişimleri mutlak surette kaydedin. Şirketinizin bu dönemdeki verilerini takip edin ve bu verileri analiz edin. Er ya da geç, bir şirketin kriz anında nasıl performans gösterdiğini piyasalar takdir edecektir.
Toplumsal duyarlılık: Kurumsal bir vatandaş, bir tüzel kişi olarak çevrenizdeki kişilere, sektörünüze, üretim yaptığınız yöre insanına destek olmalısınız. Şirketinizin kriz döneminde sağlık, iletişim, gıda ve diğer alanlarda insanlara ne şekilde fayda sağlayabileceğini düşünün. Acil sosyal ihtiyaçlar ve işletme olarak ticari amaçlarınız arasında bir kesişim noktası bulmaya gayret edin.
7. Esnekliğe Önem Verin
Verimli ve faydalı bir çalışma, ancak sürprizlerin, felaketlerin, krizlerin olmadığı bir ortamda mümkündür. Bu anlayış ise büyük şirketlerde oldukça yaygındır. Ancak dinamik ve beklenmedik durumlarda başarılı olmanın temel yollarından biri esnek hareket edebilmektir. Bilhassa kriz anlarında esnek hareket edebilme kabiliyeti yüksek sistemlerin bazı temel özellikleri şöyledir:
İhtiyaç fazlası: Ek üretim kaynaklarına erişim sahibi olmak arz-talep dengesinin dengeli seyretmesini sağlar. Şirketler kısa vadeli çözümler için alternatif kaynaklar aramalı, uzun vadeli çözümler içinse ek üretim kaynakları tasarlamalı.
Çeşitlilik: Bir görevin tamamlanabilmesi için birbirinden farklı yöntemlere sahip olmak verimlilik açısından ideal olmasa bile kriz anlarında farklı yöntemlerden istifade edebilmek oldukça faydalıdır. Yine benzer şekilde farklı fikirlerin varlığı da çözüm geliştirme konusunda çok yararlı olur. Birbirinden farklı düşünen insanlardan oluşan bir kriz yönetimi ekibi, eğer şirkette farklı fikirlere saygı kültürü hakimse, gayet sağlam çözümler geliştirebilir. Hiçbir krizi tek boyutlu olarak görmemekte fayda olduğunu da belirtelim.
Modülerlik: Birbiriyle yüksek derecede entegre olan sistemler çok verimli çalışır, ancak bu tür sistemler olası bir arızadan daha çok etkilenir. Buna karşın modüler sistemler, daha geniş bir esneklik sunar. Yani mesela Toyota için fren balatası üreten bir fabrika yangın sonucu kül olduğunda Toyota fren balatası ihtiyacını kısa süre içinde farklı bir üreticiden temin edebildi.
Gelişmeye açıklık: Sistemler en üst düzey verimde çalışması için optimize edilir. Ya da sürekli gelişmeye açık bir şekilde tasarlanır. Koronavirüs gibi salgınlar ise geliştirilmeye açık sistemlerin önemini bir kere daha vurgular. Yani bugün doğru olarak bildiğimiz şeyin yarın tamamen yanlış olduğunu öğrenebiliriz. Bilginin bu kadar kaygan bir zeminde olduğu anlarda ise doğruya deneye yanıla ulaşmak; eldeki sonuçları ve verileri yeni sistemler inşa etmek için kullanmak kısa ve orta vadede en etkili stratejidir.
Tedbir: Koronavirüsün nasıl bir seyir izleyeceğini tahmin etmek güç. Fakat yine de belli senaryolar dahilinde mevcut durumu test etmek mümkün. Dünya geneli, Türkiye geneli, İstanbul geneli senaryolar üzerinde çalışılabilir örneğin. Bu bakımdan şirketlerin en kötü durum senaryolarına göre acil durum planı hazırlaması oldukça yerinde olur.
Bağlantılılık: Şirketler geniş bir sosyo-ekonomik sistemin üyeleridir. Yani bir şirketin faaliyet gösterdiği piyasa, ülke, toplum da yaşanan krizlerden münezzeh değildir. Bu yüzden içinde yaşadığı çevreye dikkat etmeyen, “büyük resme” bütüncül bir biçimde bakamayan kurum ve kuruluşlar hata yapar. Şirketin menfaati için diğer insanları görmezden gelmek, bir şirketin imajını geri düzeltilemeyecek şekilde zedeler. Yine çevreye, müşterilere, iş ortaklarına, yardım kuruluşlarına katkı sağlayan firmalar ise uzun vadede insanların gönlünü kazanır. Güzel günlerde kaleme alınan şirket değerlerini, şirket misyon ve vizyonlarını zor günlerde de hatırlayan ve uygulayan bir şirketin temelleri çok sağlamdır.
8. Şimdiden Hazırlık Yapmaya Başlayın
Koronavirüs bir anda ortadan kalkmayacak. Salgının uzun bir süre daha ana ve artçı etkilerini görmeye devam edeceğiz. Kurumsal hazırlık bu noktada nihai başarının en temel anahtarı durumunda. Yani mevcut krizin diğer aşamalarına ya da yeni krizlere yönelik bir önceden eylem planına sahip olmak esas krizin ortasında bir plan yapmaktan çok daha evla.
Pek çok şirket beklenmedik durumlara yönelik hayali senaryolar üreterek tatbikat yapar. İşte bu hazırlık senaryolarının güncellenmesi gerekmekte. Daha 2 ay kadar önce dünya genelinde bu kadar etkili bir salgın hastalığın düşüncesi bile yoktu insanlarda. Hele Ebola, SARS gibi hastalıklar global düzeyde görülmemişti, ülkemize hiç uğramamıştı. Ancak 2020’den itibaren salgın hastalık riski de yine ülkemizdeki işletmelerin acil eylem planlarında yer almak durumunda.
Bu da şunu zorunlu kılıyor: Kriz anlarını başarılı bir şekilde yönetmek isteyen işletmeler, önceden bu krizleri simule etmeli ve bu simülasyonlardan belli başlı dersler çıkarmalı. Kriz anında iletişim nasıl olacak? Çalışma sistemi nasıl olacak? İlk kim işe gelmeyecek? Evden çalışma altyapısı nasıl sağlanacak? Ürün tedarik zincirinde nasıl alternatiflere gidilecek? Bu gibi birçok soruyu daha kriz vurmadan önce cevaplamaya çalışmak gerekiyor kısaca.
9. Süreçten Ders Çıkarın
Kriz sonrası rehavete kapılıp eski rutine dönmek, süreçten hiçbir şey öğrenememek anlamına gelir. Fakat iyi bir işletme böyle yapmaz. İçinden geçtiği cendereden makul ve faydalı dersler çıkarır. Kriz devam ediyorken bile gelişmeler kaydedilmeli ve kriz sonrası dönemde bu bilgiler analiz edilmelidir. Koronavirüs gibi hızla yayılan salgınlar, işletmelerin mevcut zaafiyetlerini daha da görünür hale getirir. Yani bir işletmenin hızlı karar alma sürecinde sıkıntıları varsa, koronavirüs gibi büyük olaylar bu problemleri görünür kılar. Bazı problemler ise ancak acı vermeye başladığında akla gelir. Diğer bir söylemle “acıyı bal eylemek” için kriz dönemleri faydalı dahi olabilmektedir.
Örneğin havayolu güvenliği konusunda irili ufaklı her olay büyük dersler verir şirketlere. Bir şirketin başına gelen ufak bir hadise, başka bir şirketin uçağının düşmesini engelleyebilir. Zira bir durumdan çıkarılan ders sayesinde daha büyük çaplı başka bir olaya karşı önlem alınır. İşte tam da bu nedenle dünyanın en güvenli seyahat türlerinden biridir havayolu ulaşımı. Zira öğrenilen bilgiler ve çıkarılan dersler birike birike devasa bir külliyata ve mevzuata dönüşür.
10. Yeni Düzene Hazırlıklı Olun
Koronavirüs salgının en sıcak günlerini yaşıyoruz. Umulan odur ki bu salgın kısa süre içinde ortadan kalkar. Fakat her halükarda koronavirüs sonrası dönemde hayatın pek çok alanında devrim niteliğinde gelişmelere şahit olacağız. Şirketlerin üretim, dağıtım yöntemlerinde büyük değişiklikler olacağını -mesela tek bir üretim tesisine bel bağlamanın değişeceğini- şimdiden söyleyebiliriz.
Şimdiden ülkemize ve tüm insanlığa geçmiş olsun diliyoruz!
