Zamanı yönetmek için ipuçları

Bugünlerde zaman en kıymetli şey. Günümüzde  arkadaşlarımızla ve aile üyelerimizle bağlantı halinde olmamızı sağlayan teknolojik cihazlar var. Bunun bir sonucu olarak dikkatimiz kolay bir şekilde dağılabiliyor ve yapacaklarımızı zamanında yapamıyoruz. Diğer bir deyişle zamanımızı başarılı yönetemiyoruz. Bu yazımızda sizlere zamanınızı nasıl yöneteceğinizden bahsedeceğiz.

 

1 – Tamamlamanız gereken görevlerin listesini yapın

Ancak zamanınızı yönetmeden önce, zamanı nasıl yöneteceğinizi bilmeniz gerekir. Sıradan olandan önemli olana doğru bir görev listesi hazırlamanız hangi işlerin yapılması gerektiğini anlamanıza yardımcı olacaktır.

Her görevi önceliklerine göre belirleyin:

  • Öncelik 1: bugün altıya kadar bitirilecekler
  • Öncelik 2: yarın altıya kadar bitirilecekler
  • Öncelik 3: haftanın sonuna kadar bitirilecekler
  • Öncelik 4: gelecek hafta sonuna kadar bitirilecekler

Her göreve alt maddeler ekleyerek bu gruplandırmayı görevlere göre önceliklendirebilirsiniz. Örneğin öncelik 1.0’daki görevin en kısa sürede bitirilmesi gerekirken, 1.5’deki görevin gün sonuna kadar tamamlanması gerekebilir.

 

2 – Eforunuzu dengeleyin

Elinizde olan bugünün işlere bakın ve odağınızı kaybetmeyin. Bugünün işlerini hallettikten sonra, tamamladığınız işleri işaretleyin ve yarının işlerine geçin.

Yarının işlerini tamamladığınız zaman, hafta sonu bitirilmesi gereken diğer işler üzerinde çalışmaya başlayın ve onları da tamamladıktan sonra, bir sonraki hafta bitirilmesi gereken işler üzerinde çalışmaya başlayın. Her birini küçük küçük halletmek büyük emek gerektiren tek bir işe odaklanmaktan daha iyidir. Bu sayede zamanınızı daha verimli bir şekilde kullanırsınız, stresi azaltırsınız ve tükenmezsiniz.

 

3 – Günün en verimli zamanına odaklanın

Bazı insanlar sabahları daha iyi çalışırlar ve bazıları da geceleri daha iyi odaklanırlar.

 

4 – Saate karşı yarışarak kendinizle oyun oynayın

Bilimsel olarak 45 dakika çalışıp devam eden 10 dakika boyunca mola vermek ortalama bir çalışan için en iyisidir.

İşlerin bir bölümünü veya bütün işi tamamlamak için zaman hedefi koyun.

 

5 – Mola verin

Zihninizi boşlatın ve yeniden odaklanmak için tazelenin.

Ne zaman mola vereceğinize 5, 10 veya 15 dakika önceden karar verin ve bu kararınıza uyun.

Molalar teşvik edicidir ve motivasyonunuzu arttırır.

 

6 – Süreci takip edin

Tamamlanan görevlerin üstünü çizin. Günlük görevleri tamamladıkça kendinize olan güveniniz artar ve rahatlarsınız.

 

7 – Listeyi yeniden değerlendirin

Listenizi düzenli olarak yeniden yazın ve önceliklendirin.

Listenize yeni görevler ekleyin. Bunu – özellikle de zaman yönetimi idaresine yeni başladıysanız –  günlük olarak yapın.

Tamamlanan işleri eleyin veya düzeltin veya önceliklerinizi sıraya koyun.

Diğerlerine yetki verin. Popüler inancın aksine, her şeyi kendiniz yapmak zorunda değilsiniz. Gerektiği şekilde yetki verirseniz daha verimli olabilirsiniz.

Görevleri daha hızlı, verimli veya doğru bir şekilde tamamlamak için teknolojiden faydalanın. Bugünün mobil teknolojisi düzinelerce özelliği ile ön plana çıkıyor. İşlerinizi yönetmenize ve hatta tamamlamanıza yardımcı olacak yüzlerce uygulama var.

 

8 – Eğlence için zaman ayırın

Büyük bir proje için enerjiye ihtiyacınızın olacağı zamanlar olacaktır. Ancak gevşemek için de kendinize zaman vermeniz önemlidir. Bu sayede hem zihninizi hem de bedeninizi tazelersiniz. Çok zaman harcamanıza gerek yok, önemli olan kendinize vakit ayırmanızdır.

 

9 – Her gece 7-8 saat uyuyun

Uykunuzu almanız zinde olmanızı ve enerjik olmanızı sağlar ki bu sayede daha net düşünebilirsiniz ve yüksek seviyede performans sergileyebilirsiniz.

 

İpuçları

Yapabildiklerinizi yapın. Acele etmeyin.

Her zaman aralığındaki başarınızı ölçmek için kendi kurallarınızı belirleyin.

Esnek ve rahat olun. Beklenmeyen şeylerin olmasına izin verin. Diğer şeyler sabit ve sistemli rutine göre daha fazla önem taşıyabilir. Olağandışı durumların birçoğu en fazla bir saatinizi veya birkaç gününüzü alır.

Gerçekçi öncelikler belirlemek için “her şey yarın bitecek” konseptini bir kenara koyun.

Pareto prensibini dikkate alın. En büyük zaman kayıplarından biri zamanınızın %80’ini size çok fayda sağlamayacak işlere ayırmanızdır. %20’lik kısım size ve geleceğinize en çok katkıda bulunandır.

Gününüzü tamamlanması zor olan gerçek dışı bir çalışma programıyla zorlaştırmayın.

Gün boyunca boşa harcanabilecek küçük zaman dilimlerinden faydalanın.  İster ders ve öğle yemeği arasındaki 15 dakikalık mola olsun, ister uyanmanız ve çocuklarınızı uyandırmanız arasındaki 20 dakika olsun, bu dakikaları bir şeyleri halletmek için kullanın.

Bir görevi başından sonuna kadar yapın. “Bir çikolatayı hak ettim” anlarını hepimiz biliriz. Belirli noktalar belirleyin ve bu noktalara her ulaştığınızda kendinizi ödüllendirin.

Yaptığınız şeye konsantre olun. Odağınızı kaybetmeyin. Beyniniz eş zamanlı olarak çalışamaz. Önce başladığınız işi bitirin ve daha sonra bir sonraki işe geçin.

Eylemleri değil, konuları seçin. Fikirleri listeleyin ve her konu için zaman belirleyin.

Cep telefonu gibi dikkat dağıtıcıları kendinizden uzak tutun.

Zamanı yönetmek günlük görevleri kağıda yazmak kadar kolaydır veya bağlantılı tabloları ve takvimleri olan bir hesap tablosu kadar karmaşıktır. İhtiyacınız olan gereçler seçtiğiniz yönteme göre değişecektir.

Verimli zamanınızı masa saati ile takip edin. İşleri ne kadar sürede bitirdiğinizi belirledikten sonra daha gerçekçi bir program hazırlayın. Belirli bir görevi bir saatten az bir sürede tamamladığınızı bilmeniz bile sizi motive edecektir.

 

Uyarılar

Uygulanamaz yapılacaklar listeleriyle ve zaman çizelgeleriyle kendinize yüklenmeyin. Hüsrana uğrarsınız.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.