Evrak işlerinin, bitmek tükenmek bilmeyen toplantıların ve daha pek çok bürokratik prosedürün hâkim olduğu birkaç ofiste çalıştım. Hepsinde formalite öylesine fazlaydı ki bazen aşılması gereken bürokratik engellerin yapılması gereken asli ve verimlilik gerektiren işlerden çok daha ağır bastığı oluyordu.
Aslında formalite ve evrak işleri yerine esas yapılması gereken faaliyetlere odaklanıldığı zaman işler hallolur. Gerek özel sektörde gerek kamuda pek çok farklı işte çalıştım. Hepsinde de fark ettiğim bazı ortak özellikler vardı. Bu işlerin tamamının görev tanımında çok fazla evrak işi yapmak, en ufak işi halletmek için bile sürüsüyle formaliteyi aşmak, sayısız rapor sunmak, bitmek tükenmek bilmeyen toplantılara katılmak, sonu gelmeyen planlamalar yapıp bir dünya eğitime katılmak gibi gereksiz bürokrasilerin olduğunu fark ettim. Yönetime sorulacak olursa bunların tamamı bir soruna çözüm olmak için getirilmiş gerekli prosedürlerdir, ancak kazın ayağı ne yazık ki öyle değildir. Aksine bu yaklaşım, yapılan işleri yavaşlatıp çalışanlarda daha az iş yapma eğilimine dahi sebep olmak gibi pek çok sorunu da beraberinde getirir.
Bir iş gününe gereksiz boyutta sonu gelmeyen aşama ve toplantı eklemek yerine eylemlerin kendisine odaklanmak bu sorun için pekâlâ iyi bir çözüm olabilir. Bürokrasi içerisinde boğulmak ve hiçbir işi etkili bir şekilde halledememek yerine bir eylem kültürü oluşturup, iş yapma konusunda hevesli olan ve işleri halleden yetkin insanları işe alarak başlayabilirsiniz bu sorunun çözümüne. Bürokrasiyi olabildiğince ortadan kaldırmak ve harekete geçmeniz gerek.
Hem bir çalışan hem de bir yönetici olarak bu zamana dek edindiğim deneyimlerime dayanarak bu konuya getirebileceğimiz bazı etkili çözümlere şimdi gelin birlikte madde madde göz atalım isterseniz. İnanın işte bir sorun çıktığında verilen eğitimlerin, toplantıların, rapor ve planların ne kadar başvurulan yöntemler olduğunu biliyorum. Fakat aynı zamanda problemi çözüp mevzubahis işi olabildiğince etkili ve zaman kaybı olmaksızın yapmak isteyen bir çalışanın da bu durumdan ne kadar muzdarip olacağının bilincindeyim. İşimi olabildiğince çabuk ve etkili biçimde icra etmek varken neden yine başka bir toplantıda kös kös oturuyorum ki? İşin bilhassa kendisini yapıp bitirmek varken neden bu kadar evrak işiyle uğraşıp kâğıt kürek dolduruyorum?
İşte size harekete geçip bürokrasiyi minimuma indirmek adına bazı fikirler:
1. Ne yapmak istediğinizi iyi bilin.
Çoğu zaman bürokrasi insanların nihai sonuç yerine süreçlere odaklanıp bu süreçlere fazla kafa yorması halinde gerçekleşir. Varmak istediğiniz esas nokta nedir? İşleri çetrefilleştirip içinden çıkılamaz boyutlara getirmek yerine öncelikle oturup varmak istediğiniz noktayı iyi belirlemek, ardından da o noktaya en kısa hangi yoldan gidebileceğinizi tayin etmeniz çok önemlidir. Elde etmek istediğiniz sonucu gözünüzde şöyle bir canlandırıp hedefe kilitlenin.
Mutlaka okuyun: Birden Fazla Proje İçerisinde Odağınızı Koruyabilmek İçin İpuçları
2. Önceliklerinizi bilin.
Şirketinizin veya kuruluşunuzun yaptığı en önemli işin ne olduğunu muhakkak aklınızda bulundurun. Muhtemelen birkaç istisnai durum dışında neredeyse hiçbir zaman bir şirketin esas görev tanımı evrak doldurmak olmayacaktır. Mesela potansiyel bir müşteriyle toplantı esnasında müşterinin şirket kaydını oluşturmak gibi bir görev üstlendiyseniz elbette evrak işleri bir öncelik haline gelecektir. Ancak geri kalan pek çok çalışanın yaptığı esas iş tamamen farklıdır. Mesela kod ya da makale yazmak, tasarım yapmak, telefonla insanları aramak, rakamları hesaplamak vb. Ehemmiyeti büyük olan işinizi iyi bilip ona odaklanmalısınız.
Mutlaka okuyun: “Her Şey Önemli” Gözüktüğünde Önceliklendirme Nasıl Yapılır?
3. Evrak işlerini elinizden geldiğince ortadan kaldırmaya bakın.
Şirketinizde doldurmanız gereken kaç tane form var? Bu formların neredeyse tamamı aşağı yukarı aynı bilgileri içeriyor. Bu kadar farklı form yerine basit bir bilgisayar yazılımı veya çevrimiçi form kullanılabilir mi mesela? Böylelikle çalışanlar her seferinde evrak doldurmak zorunda kalmazlar. Formlar ve doldurulması gereken demirbaş evraklar, bilgilerin depolandığı ve yeniden kullanıldığı çevrimiçi bir platforma taşınabilirse girdilerin her seferinde yeniden girilmesine gerek kalmayacağı gibi zamandan da ciddi anlamda tasarruf edilecektir. İster çevrimiçi, ister çevrimdışı bir bilgisayar yazılımı kullanmak işleri otomatik hale getirir, böylece evrak işlerine gerek kalmaz. Ya da daha da iyisi; mümkünse evrak işlerini büsbütün ortadan kaldırın. Bazen bir şeylerin yerini doldurmak yerine harekete geçip yenilik getirmek çok daha iyi sonuçlar doğurur.
4. Gereksiz süreçleri atın gitsin.
Yapmanız gereken ama aslında tamamen ortadan kaldırılabilecek adım, vermeniz gereken onay veya yerine getirmeniz gereken görevleriniz var mı? Bir gözünüz bu süreçlerin üzerinde olsun ve bunları olabildiğince ortadan kaldırmaya çalışın. İş yerinizden birisi sadece yapılması gerektiği ve alışılageldiği için sorgulamadan rutin olarak bir şey yaptığında, bunun gerçekten gerekli olup olmadığını veya nasıl minimuma indirilebileceğini veya daha da iyisi ortadan kaldırılıp kaldırılamayacağını sorun. İşleri daha hızlı yapabilmek için birkaç adım atılabilir mi? Çoğu zaman cevap kocaman bir “evet” olacaktır.
5. Çevrenizdeki insanları teşvik edin.
Harekete geçmek söz konusu olduğunda yöneticiler çoğu zaman ayak bağıdır. En ufak bir işlem yapılırken bile bazen onaylarını almanız gerekebilir. Daha da kötüsü, onayın yapılan işlem boyunca birkaç kez daha gerekli olması durumunda bu onayın yöneticiyle işi yapan çalışan arasında en az birkaç kez mekik dokuması, adeta bir voleybol topu gibi yöneticiden çalışana, çalışandan yöneticiye atılan bir top gibi olmasıdır.
Bu gereksiz süreci kısaltıp daha iyi bir öneri getirelim dersek burada sözümüz yöneticilere olacaktır. Yönetici olarak onay verdiğinizde, çalışanlarınıza işleri nasıl yapacakları konusunda net talimatlar verin. Gerisini bırakın onlar halletsinler. Talimatlara uyup uymayacaklarını görmek ve çalışanlarınızın talimatlara uymayı bildiklerinden emin olmak için önce işleri yakından izleyin, ardından onlara bağımsız olarak çalışmaları için imkân ve alan tanıyın. Yalnızca arada sırada size raporlama yapmalarını sağlayın. Tabii herhangi bir kritik sorun çıkması durumunda çalışanlarınızın sizi haberdar etmeleri gerekliliğinin de verdiğiniz talimatta yer aldığından emin olun.
6. Kararları ertelemeyin.
Bir yöneticinin ayak bağı olmasından daha da kötüsü, kararların ertelendiği ve işlerin giderek biriktiği bir darboğaza girmektir. Karar vermeniz gerektiğinde hızlıca bu kararı vermeye ve gerekli aksiyonu almaya çalışın. Gerekli tüm bilgilere sahip olduğunuzdan emin olun, karar vermek için hangi kriter ve parametreleri kullandığınızı aklınızda şekillendirin ve ardından zaman kaybetmeden o kararı verin. Ne kadar uzun süre beklerseniz sorunlar da o kadar kötüleşip içinden çıkılamaz hâllere bürünürler. Unutmayın ki kararsızlık eylemin baş düşmanıdır.
Mutlaka okuyun: Erteleme Alışkanlığından Nasıl Kurtulabilirsiniz?
7. İhtiyaç duyduğunuz bilgiler elinizin altında olsun.
Konuyla alakalı bilginiz yoksa sizden doğru kararlar vermeniz de beklenemez pek tabii. Çoğu insanın vermesi gereken kararları ertelemesinin nedeni genellikle budur ancak pek azımız bunun farkına varırız. Bu durumun doğal sonucu olarak, kararı vermeden önce uzun bir süre oturup bekleriz. Bekleyip işleri geciktirmek yerine, kararı vermenizi sağlayacak olan bilgileri gidip hemen edinmeyi deneyin. Daha da iyisi, bilgilerin size önceden gönderilmesini sağlayın. Bu sayede zamanı geldiğinde karar vermek için ihtiyacınız olan her şey elinizde zaten hazır olacaktır. Düzenli olarak verdiğiniz kararlarınız için hangi bilgilerin gerekli olduğunu belirleyin ve bunları düzenli olarak elinizin altında bulundurun.
8. “Eylem” i ön planda tutun.
Masanıza “Eylem” yazan bir tabela asın mesela. Gün boyunca “işinin başında olma” bilinciyle hareket etmeye özen gösterin. Bir şeyi ertelediğiniz zaman, kendinize harekete geçmeniz elzem olduğunu mutlaka hatırlatın. Yapmanız gereken bir sürü iş ve atmanız gereken bir sürü adım olduğunda, kendinize fuzuli adımları ortadan kaldırmanın size çok katkısı olacağını, daha erken harekete geçmenizi sağlayacağını hatırlatın. Örneğin her gün düzenli olarak katıldığınız bir toplantıya girerken kendinize bu toplantının asıl eylemleri engelleyip engellemediğini sorun.
Mutlaka okuyun: Yüzde 10 Kuralı: Küçük Adımlarla Büyük İlerleme Kaydetmek
9. Eylem odaklı insanlarla çalışın.
Birini işe alırken veya kendinize ekip kurarken işleri halletmeye hevesli kişileri tercih edin. Birinin eylem odaklı olup olmadığını onun geçmiş performanslarına bakıp değerlendirerek kolaylıkla anlayabilirsiniz. Onları bir teste tabi tutabilir, denemeler yapabilirsiniz. Bu sayede eylem ve kararlara mı, yoksa süreç ve evrak işlerine mi önem veriyorlar kolaylıkla görmüş olursunuz. Eylem odaklı insanlar işleri çok daha etkili ve hızlı bir şekilde yapacaktır.
10. Eylemi ödüllendirin.
Yapılan eylemler için kendinizi ve takım arkadaşlarınızı ödüllendirin. Bu ödüller ekibinizdeki en eylem ve sonuç odaklı kişiye düzülen bir methiye kadar basit ve kolay olabilecekken, terfi veya ikramiye kadar büyük mükâfatlar da olabilirler. Bu ödüller şirketinizin yanı sıra sizin de eylemi ön planda tuttuğunuzu ve işlerin halledilmesine önem verdiğinizi gösteren çok önemli ipuçlarıdır.
Mutlaka okuyun: Çalışan Motivasyonu Nasıl Sağlanır?
