İş Yerinde Bilgi Paylaşımı Kültürü Oluşturmanın 6 Yolu

Kurumsal şirketlerin veri ağlarını düşündüğünüzde aklınıza ne gelir? Biz söyleyelim, muhtemelen ilk tahayyül ettiğiniz şeyler uzay çağındaki teknolojiler, mükemmel işleyen sistemler, robotlar gibi nesne ya da olgulardır. Fakat çalıştığınız şirkette bu tarz materyal unsurlardan ziyade sosyal kültürün, güven ortamının, etkileşimin ve birlik-beraberliğin daha mühim olduğunu mu düşünüyorsunuz? O zaman yalnız değilsiniz zira biz de aynı noktadan yola çıkarak bu makalemizi hazırladık.

Sosyal etkileşimde aradaki mesafeler ne olursa olsun temas sağlanır, sanallık minimuma iner. Bu durumda da çalışanlar ve yönetim olmak üzere iki temel unsur öne çıkar. Sosyal etkileşimin temel amacı da aslında bilgi paylaşımına dayalı bir kurum kültürü oluşturmaktır. Peki günümüzde bilgi paylaşımı neden bu kadar önemli dersiniz? Şöyle diyelim, bilgi paylaşımına dayalı bir kültür büyük küçük ayrımı yapılmaksızın her türlü kurum ya da kuruluşun yapı taşıdır.

Tüm şirketlerin başarısı, çalışanlar arasındaki verimli bilgi paylaşımına bağlıdır. Sözlü ya da dijital her nevi platform üzerinden yürütülen paylaşım faaliyetleri şirket içinde son derece sağlam bir bilgi tabanının kurulmasına yardımcı olduğu gibi sistemli bir biçimde veri yönetimi yapılmasına büyük oranda katkıda bulunur. Paylaşılan bilgiler evirile çevrile kullanılır, en nihayetinde ortaya yepyeni fikirler ve fırsatlar çıkar.

Bilgi paylaşımının ne denli önemli olduğunu yeterince vurguladığımıza göre şimdi buna elverişli bir ortam yaratmak için atmamız gereken adımları sıralayabiliriz:

 

1. İletişimde mutlaka şeffaf olun.

İletişimde azami şeffaflık, günümüzde her firmanın çalışanlarına ve topluma karşı boynunun borcudur desek abartmış olmayız. Çalışanlar, bilginin rahatça paylaşıldığı bir ortamda kendilerine özgü fikirleri güçlük çekmeden ifade edebilir ve şirketin gelecekteki başarılarına elinden geldiğince katkıda bulunabilir. Ayrıca bilginin ketumca saklandığı ve sadece birkaç elemanın verilere erişebildiği iş yerlerinde çalışmak insanı adeta canından bezdirir. Dolayısıyla düzgün iletişimle bilgi paylaşımı yaparak çalışanlar arasındaki bağlılığı, güven duygusunu ve verimi arttırmak her zaman çok daha iyi bir strateji olarak karşımıza çıkar.

Mutlaka okuyun: İş Hayatında Dürüstlük ve İçtenliğin Önemi

 

2. Belirli aralıklarla toplantılar düzenleyin.

Son dönemlerde şikâyet konusu olan toplantılar aslında doğru aralıklarla düzenlenirse gerçekten ziyadesiyle verimli sonuçlar almamızı sağlayabilir. Toplantılar sayesinde çalışanlar fikirlerini üstleriyle paylaşarak firmanın başarısına katkıda bulunabilir ya da kritik kararların alınmasına yardımcı olabilir. Üst yönetimle bir araya gelen elemanlar toplantı ortamında düşüncelerini özgür şekilde ifade etmekle kalmaz, aynı zamanda kendini daha rahat hissederek motive olur.

 

3. İnsanlarla bol bol temas kurun.

Benzer düşüncelere sahip başarılı insanlar bir araya geldiğinde ortaya muazzam işler çıkabilir. Elbette böyle insanlar mıknatısın iki kutbu gibi birbirine çekilmez, yani her dakika şans eseri bir araya geleceklerini varsaymak doğru olmaz. Fakat şirketler çalışanları arasındaki ilişkileri sıcak tutmak ve bireyleri kaynaştırmak için güzel etkinlikler düzenlerse fikir alışverişleri de hiç şüphesiz artacaktır. Resmi toplantıların yanı sıra insanların birbirine temas etmesini sağlayacak fırsatlar yaratarak şirketler hem arkadaşlık ve dayanışma ortamını güçlendirir hem de çalışan bağlılığını ciddi ölçüde artırır.

 

4. Başarı hikâyeleri anlatın.

Ne olursa olsun çoğu insan tabiri caizse ‘gazla’ çalışır, yani motivasyona ihtiyaç duyar. Gerçek liderler de en zorlu anlarda anlattıkları başarı hikâyeleriyle ekiplerini galeyana getirip tüm engellere rağmen yola devam etmelerini sağlar. Kurumsal ortamlarda bilhassa yönetici takımının başarı öykülerini beliğ bir biçimde anlatıp çalışanları yüreklendirmesi elzemdir. Unutmayın, sadece personel el kitabı ya da oryantasyon gibi unsurlarla çalışanların yeni bilgiler edinmesi imkânsızdır. İşte tam da bu yüzden insanlara gerçek hayatta yaşanmış hikâyeler anlatılmalı, zorluklarla nasıl mücadele etmeleri gerektiğine dair tavsiyeler verilmeli ve üretken bir biçimde çalışmaları için gerekli destek sağlanmalıdır.

 

5. Bilgi paylaşım platformları kurun.

Yazımızın başından beri vurguladığımız üzere bilgi paylaşımı gerek toplantı gerekse kafe ya da yemekhane gibi her türlü ortamda gerçekleşebilir. Ancak “Söz uçar yazı kalır.” mantığıyla da hareket edip bilgilerin kayıt altına alındığı ve gerekli olduğu takdirde rahatça erişilebildiği bir veri paylaşım platformu kurmak kesinlikle zorunludur. Şirketlerde veri karmaşasının olması ve elemanların ayrılmalarından aşırı derecede korkulmasının bir sebebi de genellikle doğru düzgün bilgi paylaşım platformlarının bulunmaması, dolayısıyla kurumsal hafızanın oluşturulamamasıdır. Bu nedenle ustaca tasarlanmış bilgi paylaşım platformlarından yararlanılarak iş yerlerine esneklik ve yaratıcılık kazandırılabilir. Günümüzde kullanılan bilgi yönetim yazılımlarının çoğu kurum için veri paylaşımını son derece rahat ve kolay hâle getirmiştir. Söz konusu yazılımlar çalışan topluluklarının bilgi paylaşımı konusundaki endişelerini en alt düzeye indirmekte, doğru bilgiye nasıl ulaşılacağını göstermekte ve elemanlar arasında dayanışmayı sağlamaktadır. Dahası, bilgi paylaşım platformları sayesinde yöneticilerin kimlerin kimlerle ve ne sıklıkta bilgi alışverişine giriştiğini net bir şekilde görmesine imkân tanır. Sonuç olarak şirketler en sık ve doğru bilgi paylaşımını hangi çalışanların yaptığını rahatlıkla öğrenebileceği için ödül sistemleri geliştirerek personelini motive edebilir. Gördüğünüz gibi her şey bir zincir misali birbirine bağlı!

 

6. Açık kapı politikası uygulayın.

Yukarıda da altını çizdiğimiz üzere bir dişlinin çarkları gibi tıkır tıkır işleyen bir bilgi paylaşım kültürü oluşturmak istiyorsanız önce ofiste güven ve karşılıklı anlayış atmosferi yaratmanız gerekir. Bunu yapmanın en iyi yollarından biri de çalışanlar arasındaki bariyerleri ortadan kaldıran ve onları hem duygusal hem de kültürel bağlamda yakınlaştıracak olan ‘açık kapı’ politikasını benimsemektir. Dilediği zaman çalışma arkadaşlarıyla konuşup onlardan bilgi alabileceğinden emin olan ve hiçbir rahatsızlık duymadan etrafındakilerle konuşabilen insan daha faal hâle gelir. Ayrıca bu kişi kabuğundan çıkar, kendi fikirlerini de paylaşmaya başlar ve uzun vadede firmanın gelişimine doğrudan katkıda bulunur.

Mutlaka okuyun: Açık Kapı Politikası Nedir ve Nasıl Uygulanır?

 

Son Söz

İşinize yarayacağını umduğumuz bir yazımızın daha sonuna geldik. Yukarıda enine boyuna tartıştığımız altı maddeyi özetlersek bilgi paylaşımına imkân tanıyan bir çalışma ortamının her nevi kurum ya da kuruluşun iç aksaklıklarını en alt düzeye indirmeyi sağladığını söyleyebiliriz. O hâlde siz de ekibinizi motive etmek ve şirketinizi kalkındırmak için hemen işe koyulun, bilgi paylaşımı için ideal bir ortamın temellerini şimdiden atın! Hepinize kolay gelsin!