Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetimi kısaca belli aktivitilere ne kadar zaman harcayacağınızı planlamak ve kontrol etmektir. Etkili zaman yönetimi, kısa zamanda daha çok iş tamamlamanızı sağlayarak stresinizi azaltır ve hayatta adım adım başarıyı yakalamanıza yardımcı olur.
Saatteki zamana göre mi yoksa psikolojik zaman algınıza göre mi çalışıyorsunuz? Aşağıda açıklayacağımız 10 etkili zaman yönetimi püf noktalarına göre gününüzü nasıl planlayabileceğinizi öğrenin.
Çoğumuz hayatımızın bir döneminde günümüzü planlayabilmek için zaman yönetimi ile ilgili yazıları ve kitapları okumuş, elektronik ortamda ya da kağıt üzerinde bir planlayıcı kullanmış veya kullanmaya çalışmışızdır. Kendinize “Neden bütün bu bilgilere ve yöntemlere rağmen yapmam gereken herşeyi yetiştiremeyecekmişim gibi hissediyorum?” diye sormuş olabilirsiniz.
Cevap çok basit. Etkili zaman yönetimi ile ilgili okuduğunuz herşey zaman kaybı çünkü hiçbiri gerçekte işe yaramayan şeyler.
Zamanınızı nasıl etkili yönetebileceğinizi öğrenmeden önce zamanın ne olduğunu öğrenmelisiniz. Sözlüğe baktığımızda zaman kavramı şöyle tanımlanıyor “Bir işin, bir oluşun içinde geçtiği, geçeceği veya geçmekte olduğu süre, vakit.” Kısacası zamana birşeylerin gerçekleştiği süreye deniyor da diyebiliriz.
Fakat iki farklı zaman çeşidi var: saat zamanı ve psikolojik zaman algısı. Saat zamanına göre bir dakika 60 saniye, bir saat 60 dakika, bir gün 24 saattir ve bir yılda 365 gün vardır. Saat zamanınana göre zaman herkese göre aynıdır. Örneğin birisi 50 yaşına girdiyse o kişi 50 yaşındadır, azı veya fazlası yoktur.
Fakat psikolojik zaman algısına göre zaman görecelidir. Zaman yaptığınız işe göre ya çok hızlı geçer ya da çok yavaş. Örneğin bir devlet dairesinde geçirdiğiniz iki saat size 12 yılmış gibi gelebilir. Öte yandan 12 yaşındaki çocuğunuz size yalnızca iki saat içinde büyümüş gibi gelebilir.
Şimdi, sizin yaşadığınız hayatı hangi zaman çeşidi belirliyor, saat zamanı mı yoksa psikolojik zaman algısına göre olan zaman mı?
Her yerde okuduğumuz etkili zaman yönetme teknikleri saat zamanına göre dizayn edilmiştir. Zaten bu tekniklerin işe yaramamasının sebebi de tam olarak bu. Çünkü hayatlarımızı saat zamanına göre yaşamıyoruz. Psikolojik zaman algısına göre yaşıyoruz. Keyifli ve eğlenceli vakit geçirirken zaman çok hızlı geçerken kötü vakit geçirirken zaman çok yavaş geçmesi buna bir örnek.
Güzel haber şu ki psikolojik zaman algısı beynimizin içinde, iki kulağımızın arasında yer alıyor. Onu siz yaratıyorsunuz. Ve yarattığınız herşeyi yönetebilirsiniz. Artık bir işe başlamak veya bitirmeniz gereken bir işi güzel bir şekilde yönetmek için “yeterli zamanım yok”, “bugün zamanı değil” gibi kendinize koyduğunuz limitlerden kurtulma vakti.
Zamanı yalnızca üç şekilde harcayabilirsiniz: düşüncelerle, başka insanlarla yaptığınız karşılıklı konuşmalarla ve de eylemlerle. Ne iş yapıyor olursanız olun işiniz bu üç unsurdan oluşuyor.
Bir girişimci olarak sıklıkla dikkatiniz dağıtılıyor ya da farklı yönlere çekilmeye çalışılıyor olabilirsiniz. Çevrenizde dikkatinizi dağıtacak bir sürü etken var. Bu etkenleri tamamen yok etmek imkansız olsa da sizi başarıya götürecek düşüncelere, başka insanlarla yapacağınız görüşmelere ve eylemlere ne kadar zaman harcayacağınız sizin elinizde.
1. Yanınızda ajanda taşıyın ve aklınıza gelen fikirleri not alın
Ajanda taşıyın ve düşüncelerinizi, yaptığınız görüşmeleri ve eylemleri haftalık olarak not alın. Bu sayede gün boyu ne kadar iş yapabileceğinize karar vermeniz ve zamanınızı nelere harcadığınızı görmeniz kolaylaşır. Yani zamanınızın ne kadarını gerçekten işlerinize harcamışsınız ve ne kadarını gereksiz düşüncelere, görüşmelere ve eylemlere harcayarak geçirmişsiniz görebilirsiniz.
Mutlaka okuyun: Not Alma Alışkanlığı Neden Önemlidir? Nasıl Kazanılır?
2. Randevu defteriniz olsun
Sizin başarınız için önemli olan her bir eylem ve görüşmeyi yapacağınız zamanı belirlemelisiniz. Yapılacaklar listesi oluşturmak bu konuda işe yaramıyor çünkü belli bir süre sonra o listeler asla gerçekleştirilemeyecekler listesine dönüşüyor. Onun yerine randevu defteri kullanın. Kendi kendinize boş geçireceğiniz zamanlar ve yüksek öneme sahip işleri yapmak için randevular verin. Kendinize verdiğiniz bu randevuların başlangıç ve bitiş sürelerini kesin olarak belirleyin. Sonra da bu randevuları yerine getirmek için disiplinli olun.
3. Zamanınızı işe yarar düşüncelere, eylemlere ve görüşmelere harcayın
Zamanınızın en az yüzde 50’sini size getirileri faydalı olacak düşüncelere, görüşmelere ve eylemlere harcayın.
Mutlaka okuyun: “Her Şey Önemli” Gözüktüğünde Önceliklendirme Nasıl Yapılır?
4. Dikkatinizi dağıtacak şeyler için zaman belirleyin
Dikkatinizi dağıtacak şeyler için zaman belirleyin. Sizi yapmanız gereken işten alıkoyan şeyler için bir zaman ayırın. Örneğin “ofis saatleri” kavramını ele alalım. Sizce de “ofis saatleri” kavramı “planlanmış dikkat dağıtıcı” nın diğer bir söyleyiş şekli olamaz mı?
5. Gününüzün ilk 30 dakikasını gününüzü planlamak için kullanın
Gününüzün ilk 30 dakikasını gününüzü planlamak için kullanın. Zaman planınızı oluşturmayı tamamlamadan güne başlamayın. Çünkü gününüzün en önemli zamanı gününüzü planlamak için harcadığınız zamandır.
6. Ne gibi sonuçlar elde etmek istediğinize karar verin
Düşündüğünüz bir şeyi eyleme dökmeden önce o eylemden ne gibi sonuçlar elde etmek istediğinizi düşünmek için beş dakikanızı ayırın. Bu, başarının başlangıçta neye benzediğini görebilmenize yardımcı olur. Öte yandan bu, zaman kavramını da yavaşlatır. Yapmış olduğunuz her eylemden sonra arzu etmiş olduğunuz sonuca ulaşıp ulaşmadığınıza karar vermek için beş dakikanızı ayırın. Eğer eylemleriniz sonucu istediğiniz şeyi elde edemediyseniz neyi gözden kaçırıyor olabilirsiniz? Gözden kaçırdığınız noktaya bir sonraki eylemlerinizde dikkat ediyor musunuz? Eğer ediyorsanız nasıl?
7. Kapınızda “Rahatsız Etmeyin!” kartı kullanın.
Gerçekten bir işi bitirmeniz gerektiğinde kapınıza “Rahatsız Etmeyin!” kartı asın.
8. Her konuşana dikkat kesilmeyin
Telefonu sırf çaldığı için açmak, emaillerin de sırf gelen kutunuzda gözüktüğü için cevaplamak zorunda olmadığınızın farkına varın. Anında mesajlaşma uygulamalarını iş sırasında kullanmayın. İşiniz için çok önemli olmadığı ya da acil cevap vermeniz gereken bir şey olmadığı sürece insanlara dikkatinizi vermeyin. Onun yerine telefonlara dönmek ve gelen emailleri cevaplamak için kendinize bir zaman dilimi belirleyin.
9. Çalışmanızı engelleyen unsurların önünü tıkayın
İşiniz için kullanmadığınız sürece Facebook vb. sosyal medya uygulamalarını yakınınızda tutmayın. Böylece işinize odaklanmanız kolaylaşır.
10. Her şeyi yapmanızın imkansız olduğunu unutmayın
Herşeyi yapmanızın imkansız olduğunun farkına varın. Ve düşüncelerinizin, görüşmelerinizin ve eylemlerinizin yalnızca yüzde 20’sinin hayatta başardığınızın şeylerin yüzde 80’ini oluşturduğunu unutmayın.
Mutlaka okuyun: Girişimcilik Hayatınızdaki Sihirli Değnek: 80/20 Kuralı
