Başarılı bir perakende mağazası düşünün. Belki Boyner gibi devasa bir zincir gelecek aklınıza belki de Anadolu’nun küçük bir şehrinde küçük bir mağaza.
Bu iki mağazanın sizce ortak yönleri neler olabilir?
İkisinde de aradığınız ürünler her daim stokta hazır bekliyor mu?
İkisi de hem mağazadan hem de internetten satış yapıyor mu?
Eğer cevap “evet” ise bu iki mağazanın stok yönetimi konusunda başarılı olduğunu söylemek mümkün.
Stok yönetimi güzel işleyen bir perakende mağazasının temelini oluşturur. Stok yönetimi sistemleri de mağazanın elindeki ürünleri takip etmek, satılan ve alınan malları tespit edebilmek için fayda sağlar.
Bir şirket elinde ne kadar malzeme, ürün, ham madde kaldığını bilemezse doğru sipariş veremez.
Elinde hangi üründen kaç adet kaldığını bilemeyen bir mağaza internetteki ilanlarında doğru bilgi veremez.
Bu nedenle ister online olsun, ister fiziki mağazacılık olsun; stok yönetimi süreçlerine hakim olmak şarttır. Bu yazımızda stok yönetimi nedir sorusuna yanıt arayacağız ve sizlere stok yönetimi konusunda faydalı ipuçları vereceğiz.
Stok Yönetimi Tam Olarak Nedir?
Stok yönetimi arz zincirinin bir aşamasıdır. Bir şirketin elinde bulundurduğu ürünlerin miktarını takip etmesini stok yönetimi yazılımları sağlar.
Stok yönetiminin temel amacı belli bir zamanda bir üründen kaç adet olduğunu öğrenmek ve buna göre satış ve sipariş operasyonlarını başarılı bir şekilde gerçekleştirmektir. Bazı firmalar satın aldıkları ürünlere barkod yapıştırır ve bir ürün satıldığında ya da depodan çıktığında stok yönetimi yazılımı aracılığıyla durumdan anında haberdar olunur. Ayrıca bu yazılımlar, ürünün nerede satıldığını, nereye kargolanacağını, aynı üründen kaç adet kaldığını da gerçek zamanlı olarak görmeyi sağlar.
Stok Yönetimi Neden Önemlidir?
Bir firma elinde hangi üründen kaç adet kaldığını en ince ayrıntısına kadar bilirse, arz zinciri yönetimi de başarılı olur. Stok yönetimi olmadan yanlış adrese kargo, stokta ürün kalmaması, aynı üründen gereksiz yere çok sipariş verme gibi istenmeyen durumlar gerçekleşebilir.
Stok yönetimi doğru yapılmadığında bir ürüne yanlış fiyat etiketi yapıştırılabilir, bir ürüne başka bir ürünün bilgileri girilebilir.
Eğer stok yönetimi yazılımı kullanılmaz ve depoya giren, depodan çıkan ürün miktarı elle sayılırsa hata yapmak kaçınılmaz olur. Bu ise bir ürünün stokta kalmamasına ya da bir üründen stokta çok fazla olmasına neden olabilir.
Tüm bu hatalar bir işletmeye finansal bir maliyet çıkarır hem de bu hataları düzeltmek için gereksiz yere emek ve zaman harcanır. Yani stok yönetiminde teknolojiden yardım alınmadığı zaman insan kaynaklı hatalar mutlaka yaşanır. Bu hataların sayısı arttıkça da müşterilerden olumsuz geri dönüşler, yorumlar ve puanlar almanız kaçınılmaz olur.
Stok Yönetimi Teknikleri
Şimdi bazı etkili stok yönetimi tekniklerine bakalım.
1. Ekonomik sipariş miktarı
Ekonomik sipariş miktarı, bir şirketin stokunda tutması gereken ideal ürün miktarı anlamına gelir. Ekonomik olarak adlandırılmasının nedeni ise üretim maliyeti, talep düzeyi ve diğer faktörlerin optimal düzeyde gözetilmesidir.
2. Minimum sipariş miktarı
Ürünü tedarik ettiğiniz firma açısından olaya bakarsak minimum sipariş miktarı, malı aldığınız firmanın satabileceği minimum ürün miktarına işaret eder. Yani Alibaba’dan ürün getirtip Türkiye’de satmak istediğiniz zaman, Çin’deki satıcı minimum sipariş miktarını şart koşar genelde. Bir üründen en az 500 adet, en az 1000 adet, en az 10000 adet sipariş etmeniz gerekebilir.
Ürün ne kadar pahalıysa minimum sipariş adeti o kadar düşüktür. Örneğin 150 dolarlık bir üründen en az 50 tane sipariş edebilirken 2 dolarlık bir üründen en az 5000 tane sipariş etmeniz gerekebilir.
3. ABC analizi
Stok kategorizasyonu tekniğinda 3 kategori vardır. ABC analizi olarak adlandırılan bu sınıflandırma stok maliyeti üzerinde önemli bir tesire sahiptir.
A kategorisinde firmaya en çok kazanç sağlayan ürünler yer alır.
B kategorisinde en çok kazanç sağlayan ve en az kazanç sağlayan ürünlerin ortasındaki ürünler yer alır.
C kategorisinde ise firmanın karlılığı için kritik öneme sahip ürünler yer alır, fakat bu ürünler tekil olarak çok önemli değildir, kolektif olarak öneme sahiptir bu ürünler.
4. Zamanında stok yönetimi
Zamanında stok yönetimi tekniği ham madde tedariği ile üretim takvimi arasındaki bağlantıyı kurar.
Bu sayede stok maliyeti azalır. Bir ürünü üretmek için 15 ağustos günü işe koyulacaksanız bu ürünün ham maddelerini 15 ocak günü depoda bekletmenin bir anlamı yoktur. Zira firma 15 ağustosa kadar bu ürünü üretmekten vazgeçebilir. Dolayısıyla ürünler veya ham maddeler üretim kapasitesi, üretim takvimi ve talep oranına göre stokta bekletilmelidir.
5. İhtiyat stoku
İhtiyat stoku, beklenen talepten bir miktar daha fazla ürün stoklanmasıdır. Yani bir üründen 1000 tane satılması bekleniyorsa stokta 1100 tane olması her zaman güvenli bir yoldur, zira talepte beklenmedik bir artış olabilir ya da başlangıçtaki satış tahmini doğru yapılmamış olabilir.
6. Önceliklendirme
Stok maliyetini minimum tutmak için 2 yol vardır. Stoka ilk gelen mal, yani stoktaki en eski mal daha önce satılır. Bu sayede stok taze tutulur.
Bir de stoka en yeni gelen mal ilk önce satılır. Bu sayede stoktaki ürünlerin bozulması önlenir.
7. Yeniden sipariş verme formülü
Elinizde çok iyi satan bir ürün var. Satılan her ürün hem kazanç hem de stokta azalan mal anlamına geliyor. Yeniden sipariş formülü doğru zamanda mal tedarik etme imkanı sağlar ve böylece stoktaki malın zamansız tükenmesini önler. Belli bir miktarın altına düşünce tedarikçinize ulaşıp yeni ürün sipariş etmeniz gerekir.
8. Parti takibi
Parti takibi bir kalite kontrol yöntemidir. Belli bir tarih aralığında üretilen veya stoklanan malların gruplandırılması ve takip edilmesi amaçlıdır. Söz konusu yöntemle hatalı ürünler kolayca tespit edilebilir örneğin.
9. Konsinye stok
Konsinye stok şöyle bir şey: Toptancı veya tedarikçi, malı satan firma ile bir anlaşma yapar. Buna göre malı alan firma, ürünlerin parasını öder ancak ürünleri teslim almaz. Firma, satış yaptığında ürün toptancının deposundan gönderilir. Daha açık bir ifadeyle firmanın sattığı, müşterilerin satın aldığı mal toptancının deposunda bekler. Satıcı firma bu şekilde depo maliyetinden kurtulur.
10. Tek tek sayma yöntemi
Aslında en basit stok yönetimi metodu budur diyebiliriz. Stoka mal geldikçe sayım yapılır. Kağıt kalemle hangi üründen kaç tane geldiği kaydedilir.
11. Dropshipping
Dropshipping hem bir sipariş işleme hem de bir stok yönetme metodudur. Bu yöntemde satıcı, sattığı malları görmez bile. Satıcı sattığı ürünleri malı tedarik ettiği firma üzerinden müşteriye gönderir.
Yani şöyle: Dropshipping yapan biri örneğin sandalye satıyor. Sandalye temalı bir e-ticaret sitesi var. Bu siteden bir A kişisi sandalye satın aldığında satıcı, sandalyeyi imal eden firmaya A kişinin adresini verir. Böylece satıcı, sadece aracılık eder, komisyonunu alır ve sandalyeyi depolama gibi bir zahmete girmez.
12. Yalın Üretim
Yalınlık kavramı bir işletme metodunu işaret eder. Yalın üretimde amaç israfı ve fayda sağlamayan etkinlikleri ortadan kaldırarak verimliliği maksimize etmektir.
Mutlaka okuyun: Toyota Üretim Sistemi ve Başarı Sırları
13. 6 Sigma
Six Sigma veya Altı Sigma, şirketlerin performanslarını ve kazançları artırma, gereksiz depolama maliyetinden kurtulma konusunda rehberlik eden bir metodolojidir.
14. Talep tahmini
Talep tahmini stok yönetimi konusunda önemli bir husustur. Talep tahmini geçmiş verilerden ve istatistiklerden yararlanarak belli bir zaman diliminde müşteri talebinin ne şekilde olacağına dair bir tahmindir. Ürün hizmetlerin yakın gelecekte müşteriler tarafından ne derecede talep göreceğini anlamak için yapılan bir hesaptır aslında.
15. Çapraz sevkiyat
Çapraz sevkiyat depoya mal getiren tır ile depodan mal çıkaran tırın depoya aynı anda girmesi anlamına gelir. Bu sayede mal depoda beklemek zorunda kalmaz. Kargo sürecinde ürün depoda ya beklemez ya da çok az bekler. Böylece depolama maliyeti en aza indirgenir.
16. Toplu sevkiyat
Toplu sevkiyat aynı anda yüksek miktarda ürün kargolanmasıdır. Böylece tek bir seferde daha çok mal depodan çıkarılır.
Stok Yönetimi Hakkında Sık Sorulan Sorular
Stok yönetimi hakkında sıkça merak edilen bazı sorulara yanıt verelim şimdi de.
Stok yönetiminin nihai amacı nedir?
Stok yönetiminde temel amaç stoktaki aktivitelerin görünürlüğünü ve organizasyonunu otomatize etmek, teslim-sevkiyat-kargo süreçlerini kolaylaştırmaktır.
Bu tür bir yaklaşım hem küçük hem büyük şirketlerin verimliliğini artırır, bu şirketlerin müşteriye daha iyi hizmet vermesini sağlar.
Etkili bir stok yönetimi iyi yağlanmış bir motor gibi pürüzsüz bir operasyonu mümkün kılar. Bunu yapmanın en iyi yolu da iyi bir stok yönetimi yazılımı kullanmaktır.
Başarılı bir stok yönetimi yapıldığı nasıl anlaşılır?
Başarılı bir stok yönetimi rakamlarla anlaşılabilir. Eğer doğru bir stok yönetimi stratejisi güderseniz başarınızı net bir biçimde görebilirsiniz?
Yanlış kargo sayısında, yanlış sipariş sayısında azalış meydana gelir. Stokta ürün kalmaması gibi bir durum yaşanmaz. Gereksiz yere fazla ürün stoklayıp ürünlerin satılmadan elinizde kalması ihtimali düşer.
Bir şirkette stok yönetiminin verimliliğinden kimler sorumludur?
Tek bir kişinin sorumluluğundan söz edemeyiz. Stok yönetimi bir ekip işidir.
Satın alma ekibi doğru zamanda doğru miktarda ürün alınmasından ve ürün siparişlerinden sorumludur.
Pazarlama ekibi ürünlerin doğru şekilde etikentlenmesinden, pazarlanmasından ve fiyatların ayarlanmasından sorumludur.
Depo ekibi ise depodaki ürünleri muhafaza edilmesinden, kargolanmasından, depoya giren çıkan malların tespitinden ve depodaki ürünlerin takip edilmesinden sorumludur.
Başarısız bir stok yöneticisinin özellikleri nelerdir?
Stok yönetiminin işini düzgün yapmadığının bazı sinyalleri vardır.
Örneğin:
- Talebin yoğun olduğu dönemlerde çok satan bir ürünün depoda unutulması veya listelenmemesi
- Depoda satış rakamlarına nazaran çok fazla mal olması, yani malın elde kalması
- Depoda çok uzun süre bekleyen ürünlerin fiyatında düşüşe gitmek zorunda kalınması
- Teknolojiden yararlanılmaması, hala ürün giriş çıkışlarının kağıt kalemle yapılması
Sipariş sıklığına nasıl karar verilmelidir?
Rakamlara ve istatistiklere bakarak elbette.
Stoktaki ürünlerin sayısı her an kontrol altında olmalı, depoya ne kadar mal girip depodan ne kadar mal çıktığı saniye saniye takip edilmelidir.
Geçmiş yılların aynı dönemlerinde ne kadar satış yapıldığına bakarak stoktaki ürün sayısı ayarlanmalıdır. Yani geçen yılın aynı aylarında hangi üründen ne kadar satıldığına bakılmalı, bu verilerden hareketle yeni sipariş verilmelidir.
Satış raporları incelenerek hangi ürünün hangi kanaldan satıldığı da kontrol edilmelidir. Örneğin X ürünü son 5 yıl içinde %60 oranında internetten satılmış, %40 oranında ise depodan kamyonlarla toptan olarak satılmış olabilir. Böyle bir veri ürünün nasıl sevk edileceği, hangi kanallara odaklanmak gerektiği konularında çok iyi fikir verir.
Yoğun sezonlar için nasıl hazırlanılmalıdır?
Alışverişin en yoğun olduğu zamanlar bir işletmenin en çok önem vermesi gereken zaman dilimidir. İşletmeler yıllık kazançlarının önemli bir bölümü bu zaman diliminde kazanır. Örneğin yılbaşı dönemi, aralık ayının 3. ve 4. haftası hemen hemen tüm perakende satış yapan işletmeler için yılın en önemli dönemidir.
Yine anneler günü, bayram tatilleri, okulların açılması vs. de işletmeler için çok önemli zamanlardır.
Böyle zamanlarda her işletme;
Stoktaki malların sayısını net bir biçimde saymalıdır.
Gerekirse geçici personel temin edilerek siparişler zamanında kargoya verilmelidir.
Geçmiş yılların raporları incelenerek doğru ürünlerden yeterli miktarda stokta bulundurulmalıdır.
Sonuç
Stok bir şirketin en büyük varlıklarından biridir. Etkili bir stok yönetimi olmadan bir şirketin büyümesi çok zordur.
Bu yüzden şirketlerin stok yönetimi yazılımlarını kullanması şarttır. Stok yönetiminde sürdürülebilirlik ancak bu şekilde tesis edilir. Aksi halde manuel olarak tek tek ürün saymak, ürün düşmek pek çok hataya gebedir. Bu hatalar ise şirketinize sandığınızdan çok daha büyük zararlar verebilir.
Siz siz olun, mutlaka stoktaki mallarınızı kontrol ve takip etmek için teknolojiden ve stok yönetimi yazılımlarından yararlanın.
