Bir otel mi açmak istiyorsunuz?

O halde doğru yerdesiniz.

Otel açmak zorlu bir süreç ancak karlı bir girişimdir. Otelcilik sektöründe yoğun rekabet vardır. Bu nedenle müşteriler için ister lüks bir butik otel ister oda kahvaltı hizmeti sunan konforlu bir otel açmayı planlayın, riski göze alarak bu işe girmeden önce uzun bir süre araştırma ve planlama yapmanız gerekir. Büyük bir iş kurmak isteyenlerin alacağı riskler de doğal olarak büyük olmaktadır. İş dünyasında büyük paralar kazanmak sadece bu sayede mümkün olabilmektedir.

2023 rakamlarına göre Türkiye’de bakanlı belgeli 5 bin, belediye belgeli de 7 bine yakın otel bulunuyor. Bu otellerin 2023 yılı itibariyle toplam 1 milyon 658 bin yatak kapasitesi bulunuyor.

Otel işletmeciliği dendiğinde akla ilk gelen Conrad Hilton veya J. Williard Marriott gibi milyarder isimler olsa da gerçekte otel sahibi olmak bir mağaza veya market açmak kadar yaygın bir iş girişimidir. Tek fark otel işletmeciliğinin çok daha yüklü bir sermaye gerektirmesidir-ki otel girişimleri diğer küçük işletmelere kıyasla çok daha karlı yatırımlardır.

Hemen herkesin evini veya boştaki bir odasını Airbnb’ye yükleyerek otel işletmecisi olabileceği günümüz dünyasında dahi cazibesinden hiçbir şey yitirmeyen bu sektör her geçen gün yeni bir soluk kazanmaktadır. Ancak, son yıllara damgasını vuran pandemi, girişimcilik yolculuğuna henüz başlamış, taze otelcilerin her zamankinden daha gayretli ve stratejik olmasını zorunlu kılmıştır. Yaşanan tüm bu zorluklara rağmen, otel işletmek ulaşılması imkansız bir hayal değildir.

Gelelim bu hayali nasıl gerçeğe dönüştürebileceğinizi anlatmaya…

Airbnb ‘nin bu denli büyüyüp yaygınlaşmasıyla, konaklama sektöründe uzun uzadıya düşünülmüş, eksiksiz bir yaklaşım gerektiren aşırı rekabetçi bir ortam da yaratılmış oldu. Otelciliği bir hobi olarak değil de iş olarak görenler için gidilecek yol bir hayli uzun. İşinizi ölçeklendirmek için yeterli parayı biriktirmeniz dahi epey zaman alabilir. Anlayacağınız, bir otel girişimcisi olarak servetinizi hızla büyütmek için tahmin ettiğinizden daha büyük riskler almanız gerek. Ve işinizi başlatacak en iyi yaklaşımı planlamak için de somut adımlar atmanız şart.

Bu yazıda otel işine başlamanızı kolaylaştıracak üst düzey bir rehber hazırladık- günümüzün aşırı rekabetçi pazarında yeni bir otel işletmesi kurmanın risklerine ve bu risklerin nasıl azaltılacağına da değindik.

Özenle hazırlanmış bir plan, doğru strateji ve operasyonunuzu güçlendirecek doğru teknoloji ile otel işletme fikrinizi hayalden gerçeğe dönüştürebileceğinizi unutmayın.

Haydi başlayalım.

 

Otel nasıl açılır?

Otel açma seçenekleri olukça bunaltıcıdır bu nedenle ilk başta ne tür bir otel konaklaması sunacağınıza karar verin. Örneğin vereceğiniz hizmet üst kalite, uygun fiyatlı veya oldukça ucuz olabilir. Sadece oda hizmeti mi vereceksiniz yoksa restoran, konferans salonu, yüzme havuzu, spa salonu veya spor salonu gibi ek imkânlar sunan bir otel mi açacaksınız? Aynı zamanda otelinizin yerine de karar vermeniz gerekiyor.

İş planı yazın. Otel işletmelerinin çoğunun başlangıç aşamasında dışarıdan mali destek alması gerekir. İş planınızı hazırlarken profesyonel bir danışmanla birlikte çalışmak iyi bir fikirdir. İş planınız işletmenizin tekliflerini, piyasa analizlerini, operasyon uygulamalarının ana çerçevesini, uzun dönem amaçlarınızın açıklamalarını ve finansal yatırım başvurularınızı içermelidir.  Eğer rakip otelleri ziyaret ettiyseniz odalarınız, restoran hizmetleriniz veya farklı hizmetleriniz arasında ne tür benzerlikler ve farklılıklar olduğunun özetini de iş planınıza ekleyin.

Ruhsat ve izinler için ilgili resmi kurumlara başvurun.

Tadilat ve yenileme: Otelinizin yerini garantiye aldıktan sonra önceki halinden farklı olması amacıyla tadilatlar ve yenilikler yapabilirsiniz.  Elektrik, su tesisatı ve kablo sistemlerinin sorunsuz çalıştığından emin olun. Halıların, duvarların, odaların ve lobinin renk seçiminde size yardımcı olması için bir iç mimarla birlikte çalışmayı düşünebilirsiniz.

Reklam ve pazarlama: Seyahat acentelerine, acentelerin internet sayfalarına, uluslar arası rezervasyon sistemlerine ve tur liderlerine kaydolun. Seyahat profesyonellerini konaklamaları için nazik bir şekilde otelinize davet edin. Bu sayede sunduğunuz hizmetleri yakından görme fırsatı bulurlar. Fotoğraflar, video turları ve online rezervasyon sistemi olan profesyonel ve havalı bir internet sitesi açın.

 

1) Sıfırdan otel inşa edin veya mevcut bir oteli devralın. 

 

Otel işletmeciliğine başlamadan evvel atacağınız en kritik adım mevcut bir oteli satın almak/devralmak veya otelinizi sıfırdan yaratmak arasında isabetli bir tercih yapmaktır. Bu aşamada sıfırdan bir otel inşa etmenin her daim daha riskli olacağını ve çok daha yüksek miktarda bir sermaye gerektireceğini bilmelisiniz.

Otel satın alımlarında ise risk çok daha düşüktür çünkü mülk net, incelenebilir veya artırılabilir bir performans geçmişine sahiptir. Yani, söz konusu mülkü işletmekle ne elde edeceğinizi daha en başından bilirsiniz- zira elinizde halihazırda nakit akışı yaratabilen anahtar teslimi bir otel işletmesi bulunmaktadır. Üstelik bu sayede bir hayli zaman alan izin alma, alan tasarlama ve mülk inşa etme gibi lojistik işlemlerle uğraşmaktan da kurtulmuş olursunuz. Eğitimli ve tesise aşina olan personellerin yanı sıra otel müşterilerine ait sağlam bir veri tabanına sahip olmanın yaratacağı avantajlardan bahsetmiyoruz bile.

Öte yandan, yeni bir otel inşa etmeyi tercih etmekle konaklama deneyimini sıfırdan yaratır, süreci ilk elden kontrol edebilirsiniz. Uzun vadede düşünüldüğünde, yeni bir otel inşa etmeniz mevcut bir oteli satın alıp geliştirmeye çalışmanızdan çok daha karlı bir girişim olabilir. Bu aşamada, elde edeceğiniz gelir göze aldığınız risk boyutu ile doğru orantılı olarak artacaktır- işlerin ters gitmesi durumunda otelinizi satmanız, yani gelecekte beklenmedik bir kazanç elde etme potansiyeline sahip olacak olmanız da bu gelire dahildir. Ancak, vaat ettiği kara rağmen bu iş oldukça risklidir, çünkü nakit paranızı uzun süreler boyunca herhangi bir gelir elde etmeksizin yalnızca otelin ihtiyaçlarına harcamak zorunda kalabilirsiniz.

Otel inşa etmeye veya mevcut bir oteli satın almaya karar verme sürecinde yeni otel girişimlerini destekleyecek olumlu pazar eğilimlerinin varlığını doğrulamak için güçlü bir pazar analizine de ihtiyacınız olacaktır. Ayrıca, operasyon sürecini düzene sokmak veya karlılığı artırmak adına yeni teknolojilerden yararlanmak gibi verimlilik artırıcı unsurları işe koşmanızı sağlayacak mevcut mülkleri de iyi değerlendirmeniz gerek. Bu verimlilik artırıcı unsurlar, mevcut bir otelden en yüksek verimi(en yüksek karı) elde etmenizi sağlar-ki bu otelinizi olduğundan çok daha güçlü bir yatırıma dönüştürebilir.

 

2) Verileri Analiz Edin ve Fizibilite Çalışması Yapın.

Bir sonraki adım, rakamları belirlemektir. Bahsi geçen bu rakamlar, ihtiyaç duyacağınız sermaye miktarının yanı sıra masraflarınızı, kara geçme sürenizi ve işletmeci/mal sahibi/yatırımcı olarak sahip olacağınız potansiyel avantajın neler olduğunu da gözler önüne serecektir.

Bir fizibilite analizi şu unsurları içermelidir:

• Finansal model: Finansal girdileri modelleyin ve ne kadar sermayeye ihtiyacınız olduğunu belirleyin. İnşaatın (veya satın alımın) maliyeti ne olacak? Ne kadarlık bir kar oranı veya ortalama doluluk oranına ulaşmayı umuyorsunuz? Oteliniz hizmete açıldığında bu oranı daha da artırabilecek misiniz? Bu bölüm, fizibilite analizinizin geri kalanını destekleyen varsayımları dile getirdiğiniz yerdir. Modelinizi oluştururken vergilendirme sürecini göz önünde bulundurmayı unutmayın. Çoğu otel sahibi, yasal riski sınırlamak ve vergi avantajı edinmek adına bir LLC/Sınırlı Sorumlu Şirket olarak çalışmayı seçmektedir.
• Proforma: Proforma finansal sonuçları belirli öngörüleri veya varsayımları kullanarak hesaplama yöntemidir. Bir yatırıma ait öngörüleri gözler önüne seren bu belgede bilançonuz, gelir tablonuz ve nakit akış tablonuz yer alır. Proformalar, zamanla elde edeceğiniz tahmini gelir ve giderlerinizi de içerdiğinden, nakit akışınız hakkında fikir yürütmenizi sağlar. Bu sayede, işletmenizi kara geçirmek adına ne kadar bir süreye ihtiyacınız olduğunu hesaplayabilir, nihayetinde ise işletmenizin gerçek potansiyelini görebilirsiniz.
• Sermaye kaynakları: Yeni bir iş kurmadan önce sermaye kaynaklarınızı belirlemelisiniz. Sermaye bulma konusunda arkadaşlarınızdan ya da ailenizden destek alacak mısınız? Yatırımcılara mı yoksa bir banka kredisine mi ihtiyacınız var? Yoksa yalnızca kendi birikimlerinizden mi yararlanacaksınız? Belki de sermaye kaynağınız üçünün bir karışımıdır. İş modelinize ait maliyetleri karşılayacak yeterli sermayeye erişiminiz olduğundan emin olmak adına sermaye kaynağınızı açıkça belirtmeniz gerek.

Son adımınız ise kara ilişkin tahminlerinizi dikkatlice gözden geçirmek olmalıdır-bu tahminler sermaye maliyetini doğrudan etkiler nitelikte ise bu adıma özellikle dikkat etmelisiniz. Sermaye maliyetinizi hesaplayın ve ardından proformanızın riski telafi etmeye yetecek miktarda kar elde edeceğinizi destekler nitelikte olduğundan emin olun.

 

3) İş Planı Oluşturun.

Artık finansal tahminleri de yaptığınıza göre, sırada iş planı hazırlamak var. Bu, yeni işinizi nasıl başlatacağınıza, tanıtacağınıza ve işleteceğinize ilişkin planınızı ifade eder. İkna edici bir plan olmadan, yatırımınızı güvence altına almanız neredeyse imkansızdır -özellikle de yolunuz bankalar gibi çok daha sıkı gereksinimler talep eden geleneksel kurumlardan geçiyorsa.

Peki, otel iş planınıza neleri dahil etmelisiniz? Etkili bir iş planı işinizin farklı alanlarına ait güçlü yanları, zayıf yönleri, fırsatları ve tehditleri (bu SWOT analizi olarak da bilinir) gözler önüne serilmeli, değerlendirilmelidir. Ayrıca, otel işletmenizin yerel pazara ve çok daha geniş sektör trendlerine nasıl uyum sağlayacağına ilişkin durumları da ortaya koymalısınız. Nihayetinde bu sizin(girişiminizin) hikayeniz, bu nedenle iş planınızda her şeyi aşırı resmi bir tonda ifade etmeye çalışmaktan kaçının.

İş planınız şu başlıklardan oluşmalıdır:

• Yönetici özeti: Bu, otel iş planınızın üst düzey bir özetidir. Yönetici özetiniz, girişiminize ilişkin en önemli unsurlara  yönelik hızlı ve net bir bakış açısı sunmalıdır.
• Marka konumlandırma: Marka hikayenizi anlatın. Konseptiniz nedir? Ne anlama geliyor? Hedef kitlesi kim? Bu konseptle yerel pazardaki belirli bir boşluğu nasıl dolduracaksınız? Bu bölüme işletme hedeflerini de dahil etmelisiniz – gelir hedefleri, doluluk oranı, karlılık tarihi, vb.
• Pazar araştırması: Bu analiz hem yerel pazarı hem de sektörün tamamını baz alarak yapılmalı, iki farklı boyutta gerçekleştirilmelidir. Potansiyel yatırımcıların pazar hacmini ve pazarın gelecekteki büyüme potansiyelini anlamaları adına pazar yolculuğu modelleri göstermeli ve çok daha geniş çaplı sektör trendlerini ortak bir bağlama oturtmaya çalışmalısınız.
• Rakip analizi: Rakiplerinizi net bir biçimde tanımlayın. Bu konuda dürüst olun ve asla geri adım atmayın. Yatırımcılar göze çarpan herhangi bir eksiklikle başa çıkacaktır. Rekabete yönelik engin bilginizi potansiyel yatırımcılara da göstermek için otelinizin doğrudan kiminle rekabet ettiğine dair sağlam bir kavrayış geliştirmiş olmalısınız.
• Konuk segmentasyonu: Marka konumlandırma bölümünde yer alan demografik hedefleri biraz daha genişletin. Bu otel kimin için? Bu aşamada, mümkün olduğunca spesifik ve ayrıntılı olmaya odaklanmalısınız. Örneğin, butik otelinizde Y Kuşağı gezginlerini ağırlamayı hedefliyorsanız, bu segmentin ne kadar büyük olduğunu gösterin. Unutmayın, müşteri profilini anlamak, işletme başarısının kilit noktasını oluşturur- çoğu zaman yeterince takdir edilmese de gerçek budur.
• Stratejik plan: Pazarlama, dağıtım ve gelir yönetimine ilişkin stratejilerinizi ifade edin. Burası, yatırımcılarınızı müşterilerle bağlantı kurmak, envanterinizi yönetmek ve gelirinizi en üst düzeye çıkarmak için sağlam bir planınız olduğuna ikna edeceğiniz bölümdür.
• Operasyon planı: Kullanacağınız teknoloji, istihdam süreciniz, hangi görevlerin yerine getirileceği, hizmet standartlarınız ve diğer ilgili operasyon bilgileri de dahil olmak üzere otelinizi nasıl işleteceğinize ilişkin ayrıntılı bir bakış açısı sunun.
• Finansal plan: Tahminleri ve kar potansiyelini özetlemek adına planınıza proformanızı da ekleyin.
• Ekip: Yönetim ekibinizi pazarlayacağınız bölüme geldik. Unutmayın, yatırımcılar, yönetim ekibinin işletme vizyonunu uygulama becerisini bilhassa dikkate alırlar.
• Zaman Çizelgesi: İnşaat izninden personel alımına, büyük açılışa hatta nihai kara kadar otelinizle ilgili kilometre taşlarına ait zaman çizelgesine yer verin.
• Ekler: Bu planınızın son bölümü olup ek bilgileri veya destekleyici belgeleri koyacağınız kısımdır. Diğer bölümlerde yalnızca çok daha kritik ve stratejik olaylara odaklanabilmek adına fazla karmaşık görünen her şeyi bu bölüme dahil etmeli ve nihai hedefinizin yatırımı güvence altına almak olduğunu unutmamalısınız- planınız bu amaca uygun olarak düzenlenmelidir.

 

4) Dijital Varlığınızı Oluşturun ve Pazarlama Stratejinizi Belirleyin.

Bu aşamaya geldiğinize göre finansmanınızı güvence altına aldınız ve kendinize has bir hizmet  stratejisi geliştirmeye doğru adım adım ilerlemektesiniz. Heyecan verici ancak bir o kadar da korkutucu, değil mi?

Başlamak için otelinize ait bir web sitenizi kurmalısınız. Web siteniz, dünyaya açılan kapınız olacak. Bu, tüm cihazlarda çalışabilen, kendi rezervasyon motoruna sahip, e-ticaret için tasarlanmış ve optimize edilmiş, modern bir web sitesi olmalıdır. Web siteniz doğrudan rezervasyon stratejinizin de merkezi olacağından düzgün çalışmalı ve otelinizi olabildiğince çok komisyonsuz rezervasyona kavuşturmalıdır.

Ayrıca otelinizin Booking.com, Expedia, Tripadvisor vb. üçüncü taraf sitelerde de listelendiğinden emin olmalısınız. Bu aşamada, marka hikayeniz ve otelinize ait büyüleyici görüntüler eşliğinde ilgi çekici bir profil oluşturmanız da önemlidir. Kusursuz hazırlanmış profillerin rezervasyon sayısını belirgin miktarda artırdığı kanıtlanmıştır, bu yüzden bu işe yeterli zamanı ayırın ve aceleye getirmeyin.

Facebook, Twitter ve Instagram ‘da otelinize ait bir sosyal medya hesabı oluşturun. Tüm bu platformları kullanmayı planlamıyor olsanız dahi otelinizin adını kullanarak paylaşım yapacak işgalci kitleyi önlemek adına farklı platformlar üzerinden işletme adınızı emniyete aldığınızdan emin olun.

Son olarak, mülkünüzü tanıtmak adına farklı halkla ilişkiler ajanslarıyla da görüşmeler yapmalısınız. İlk aşamada, ilgili seyahat acenteleri ve medya kuruluşları ile irtibata geçerek yaklaşan açılışınız hakkında farkındalık yaratmaya odaklanın. Bu, nihayetinde başarılı bir açılışa yol açabilecek erken dönem bir dijital kulaktan kulağa pazarlama faaliyeti olacaktır. Web sitenizi kurduktan ve sosyal medya hesaplarınızı açtıktan sonra PR ajansınızı işe koşabilir, pazarlama faaliyetlerinizi yönetmelerini talep edebilirsiniz.

 

5) Açılışa Hazırlanın.

Halihazırda kalabalık olan-ve her geçen gün kalabalıklaşan- bir pazara dahil olacağınız düşünülürse, otel işletmeciliğinde deneyimin fark yaratması kaçınılmazdır. Mükemmel yorumlar alan ve yeni tesisinizin kalabalıklar arasından öne çıkmasına yardımcı olacak beş yıldızlı bir misafir deneyimi sunmalısınız.

Operasyonlarını işin en başında organize etmek ve süreci doğru şekilde yönetmek istiyorsanız, açılış öncesi zamanı akıllıca kullanmalısınız. Açılış öncesi dikkate almanız gereken üç temel konu ise personel istihdamı, operasyon ve teknolojiye ilişkin planlarınızdır.

Personel istihdam planınız şu soruların cevabını bulmanızı sağlar: Hangi pozisyonlar için işe alım yapılacak, bu pozisyonları nasıl dolduracaksınız, kadro oluşturma sürecine ait zaman çizelgesi nasıl hazırlanacak ve personelinizi açılıştan önce nasıl eğiteceksiniz? Yeni bir iş kurma sürecinin öngörülemezliği göz önüne alındığında, misafir sorumlusu veya satış ve pazarlama direktörü gibi kilit rollerin istihdamı da kritik bir önem arz etmektedir. Bu personeller için en doğru istihdam zamanı aşağıda belirtilmiştir:

• Misafir sorumlusu: Otele ait operasyonel çerçeveyi planlamaya başlamak, diğer kritik işe alımları belirlemek, bir eğitim programı ile bir lansman planı oluşturmak için açılıştan yaklaşık 12 ay önce işe alınmalıdır.
• Satış/Pazarlama ve Finans Direktörleri: Kara giden rotayı belirlemeleri adına açılıştan yaklaşık 8 ay önce istihdam edilmelidirler.
• Mühendisler/Tesis Sorumluları: Açılıştan yaklaşık 10 ay önce işe başlamış olmaları gerekir- böylece binayı ve ekipmanları tanımak için yeterli zamana sahip olurlar.

İkinci adımınız, otelinize has bir operasyon planı oluşturmak olmalıdır. Burası, tutarlılığı ve öngörülebilirliği sağlamak adına otelinizi yapılandıracak standart işletim prosedürleri de dahil olmak üzere her bir unsurun birlikte nasıl çalıştığını planlayacağınız kısımdır ve aşağıdaki konu başlıkları üzerinde çalışma yapmanız gerekir:

• Marka standartları: Oda temizliği, personel/misafir etkileşimleri, hizmet geliştirme ve iletişim yönergeleri de dahil olmak üzere markanızın halka nasıl arz edildiğine ilişkin standartları belirleyin.
• Kontrol listeleri: Her bir işi ait olduğu kontrol listesiyle bağlantılı bir operasyonel süreç haline getirmeye odaklanın. Böylelikle, tutarlı bir hizmet sunar, personelinizi çok daha kolay bir şekilde eğitebilirsiniz. Ayrıca, yazılım araçlarınız için kullanışlı girdiler de elde edebilirsiniz.
• Yasal süreçler: Yatırımınızı yasal olarak güvence altına aldınız mı? Doğru hazırlanmış, yasallığı şüphe götürmeyecek iş sözleşmelerine sahip misiniz? Satın alma, önleyici bakım veya diğer ticari ilişkilere ilişkin sözleşmeleriniz ne durumda? Her bir sorunun cevabını bulduğunuzdan ve yasal prosedürleri hallettiğinizden emin olun.
• İK politikası: Çalışanlarınızı işe alma, işten çıkarma ve elde tutmaya ilişkin işlemleriniz işletmeniz hakkında çok şey söyler. Ayrıca iş tanımlarına, standart bir mülakat sürecine ve sayıca fazla olmanın yaratacağı kişilerarası çatışmaları yönetmek adına sağlam bir plana da ihtiyacınız olacaktır. Bunun için kapsamlı bir insan kaynakları politikasına sahip olmanız şart.

Açılış öncesinde odaklanmanız gereken bir diğer nokta ise tesisiniz bünyesinde çok daha zekice, pratik ve yalın operasyonlara olanak sağlayacak otel yazılımları kullanmaya dikkat etmek olmalıdır. Kilit pozisyonlarınızı dolduran personelle mutabık olduğunuzdan emin olmak suretiyle, bahsi geçen yazılımı biçim (kullanımı kolay mı?), işlev (yapmanız gerekeni yaptırıyor mu?) ve bütçe (paranız yetiyor mu?) açısından değerlendirmelisiniz. Otel sahiplerinin büyük bir bölümü otel açmanın en zor kısmının doğru bilişim ve teknoloji sistemlerini kurmak olduğunu vurguluyor. Bu uyarıyı dikkate alın.

Oda sayınız kaç olursa olsun, her otelin işleri sağlıklı bir şekilde yürütmek ve kar elde etmek için kesinlikle ihtiyaç duyduğu temel teknoloji malzemeleri şunlardır:

• Mülk Yönetim Sistemi: Bu, otelinizin temel işletim sistemidir. Envanteri(odalarınızı) yöneten ve kullandığınız diğer tüm sistemlere güç sağlayan yer de burasıdır. Personeliniz, misafirleri kontrol etmek için bu sistemi kullanır.
• Otel Web Sitesi: Küçük çaplı pek çok otel, rezervasyonlar için halen daha internet üzerinden seyahat acentelerine(Booking, Expedia, Tripadvisor vb.) veya acente ortaklarına güvenmeyi tercih ediyor. Bu hem büyük hem de oldukça maliyetli bir hata. Zira rezervasyonlar söz konusu olduğunda doğrudan bir kanala sahip olmak en karlı yöntem ve kendilerine ait bir web sitesi olmayan oteller, güvenilirliklerini kolayca yitirebilirler. En azından potansiyel müşterilerin mülk hakkında bilgi edinmesini sağlayacak, başka bir deyişle dijital broşür görevi görecek bir web sitesi oluşturmalısınız. Rezervasyon gelirlerini direkt olarak hesabınıza aktarmak istiyorsanız, bir ajans ortaklığına da ihtiyacınız olacak.
• Rezervasyon Motoru: Rezervasyon motoru, otel endüstrisinin “alışveriş sepeti”dir. Şaşırtıcı olsa da çoğu küçük çaplı otel konukların telefonla rezervasyon talebinde bulunmasını talep ediyor. Bu tarz oteller büyük fırsatları kaçırıyor ve nadiren başarılı oluyorlar. Bir rezervasyon motoru ise insanların web siteleri üzerinden kolaylıkla oda rezerve etmesini sağlıyor.
• İtibar Yönetimi Yazılımı: Günümüz dünyasında itibar, her şeydir. Elli yıl önce gezginler, konaklayacakları oteli seçmek için yalnızca seyahat acentelerine ve belirli markalara güveniyordu. Bugün ise herkes insanların oteller hakkında ne söylediğini görmek adına Tripadvisor, Google vb. yerlere bakıyor. Çevrim içi itibar yazılımları, üçüncü şahıs şirketlere ait bu tarz sitelerde güçlü bir varlık oluşturmanıza ve bu duruşu sürdürmenize olanak tanıyacaktır.
• Kanal Yöneticisi: Envanterinizi/odalarınızı mümkün olduğu kadar çok kanalda listelemek istiyor, ancak tüm günü fiyatları değiştirerek ve müsaitlik durumunu yönetmekle harcamak istemiyorsanız kanal yöneticilerinden yararlanmalısınız. Kanal yöneticileri, bu bağlantıları otomatikleştirmenize ve tesisinizin üçüncü taraf sitelerde de rezerve edilebilir olduğundan emin olmanıza olanak tanır.
• Ticari Wi-Fi: Tesisiniz “şebeke dışı” bir deneyim olarak konumlandırılmadığı sürece, konukların WiFi’ye sahip olmayan bir otelde konaklamayı tercih etmeleri imkansızdır.
• Fiyatlandırma Aracı: Otel fiyatlandırma stratejileriniz de pazar koşullarına bağlı olarak değişebilmelidir. Bu aşamada, bölgesel rekabetten alacağınız sinyaller stratejinizi şekillendirmenize yardımcı olabilir. Bir fiyatlandırma aracı ise üçüncü taraf web sitelerini aradan çıkaracak ve size gerçek zamanlı fiyatlandırma bilgileri sunar. Böylece, misafir sayınızı daha da artırabilirsiniz.
• Gelir Yönetimi Yazılımı: Mevsimsel sabit fiyatlandırma günleri artık geride kaldı. Hatta hala bu şekilde fiyatlandırma yapan oteller yakında piyasadan silinecek desek abartmış olmayız. Aslında gelir yönetiminin matematiği son derece basittir: Fiyat çok yüksekse misafirleriniz rakip otelleri tercih eder, fiyat çok düşük olduğunda ise gelir kaybedersiniz. Gelir yönetim araçları ise odalarınızı herhangi bir tahminde bulunmaksızın fiyatlandırmanıza yardımcı olmak adına makine öğrenimini kullanır ve sizi rekabette bir adım öne çıkarır.
• Operasyonel Yazılımlar: Küçük oteller için (5 oda ve altı) basit bir Slack kanalı veya Trello panosu iş görebilir. Ancak konu konuklardan gelecek taleplere cevap verip hizmetlerinizi ona göre şekillendirmek, bir mülkün bakımını yapmak ve vardiyalar arası iş akışlarını yönetmek olduğunda küçük oteller dahi karmaşık pek çok işle baş etmek zorunda kalabilir. Özelleştirilmiş otel operasyon yazılımları, neredeyse her boyutta otelin kullanımına uygun olup son derece işlevseldir.

 

6) Görkemli Bir Açılış Partisi Düzenleyin.

Sonunda, emeğinizin karşılığını almanın ve otel işletmenizin keyfini çıkarmanın zamanı geldi. Nasıl mı? Görkemli bir açılış partisine ne dersiniz? Bu; arkadaşlarınız, aileniz, meslektaşlarınız ve yatırımcılarla kutlayabileceğiniz eşsiz bir andır, üstelik dilerseniz bu şölene otel lansmanınızın yaratacağı etkiyi kat be kat artırabilecek influencerları da dahil edebilirsiniz.

Açılışa yönelik yaratıcı fikirlerden bir diğeri de sınırlı sayıda arkadaşa veya aile grubuna özel bir “ön hazırlık” partisi düzenlemektir. Bu, alanı test etmenize ve orada ev sahipliği yapacağınız etkinlikler hakkında sağlam bir fikir edinmenize yardımcı olur. Sonrasında, mevcut aksaklıkları ivedilikle giderir ve influencerları, VIP’leri veya yerel halkı içeren “resmi” bir lansman partisi düzenleyebilirsiniz.

Bu büyük geceye uygun bir tema belirleyin- Instagram gönderilerine yakışır yaratıcı arka planlar hazırlamayı da ihmal etmeyin.

Başarılı bir açılış partisi için kritik önem arz eden diğer unsurları ise şu şekilde sıralayabiliriz:

• Basın: Yerel basını davet edin. Otelinizle ilgilenebilecek diğer sektör üyelerinin de katılımını sağlamak adına PR ajansınızla birlikte çalışın.
• İnfluencer’lar: Basına ek olarak, işletmenize katkı sağlayacağına inandığınız influencerları davet etmek adına da PR ajansınızla işbirliği içinde olmalısınız. Hemen her şehirde, otelinizi minimum bir yatırımla geniş bir kitlenin beğenisine sunacak yaşam tarzı, yemek ve seyahat influencerı mevcuttur. Bu güçten yararlanmaya bakın.
• Etkinlik planlayıcıları/Organizatörler: Satış ve pazarlama ekibiniz, açılışa etkinlik planlayıcılarını/organizatörleri davet etmeli, bu sayede alanı bizzat deneyimlemelerini sağlamalıdır. Bu aynı zamanda potansiyel müşterilerle hızlı bir şekilde iletişim kurmanız için de mükemmel bir fırsat olacaktır.
• Eğlence: Etkinliğinizi canlandıracak, marka vaadinizle örtüşecek türden bir eğlence imkanı sunmaya odaklanın. Canlı müzik vb. eğlenceler, insanların parti sırasında sosyal medya paylaşımları yapmasını körükleyecek unsurlardandır.
• Yiyecek ve içecek: Lezzetli yiyecek ve içeceklerin ikram edilmediği bir etkinlik “parti” olmaktan uzaktır. Tesisinizin kendine has bir yiyecek içecek hizmeti var ve tam pansiyon bir konaklama hizmeti sunmayı mı vaat ediyorsunuz? Teklifinizi açılış partiniz aracılığıyla tanıtabilirsiniz.
• Promosyonlar: Konaklama hediyeleri vb. ufak çaplı promosyonlar sayesinde açılış etkinliğinizi katılımcılarda iz bırakacak olumlu bir deneyime dönüştürebilirsiniz. Bunlar, otelinizin etkileyici bir ilk izlenim bırakmasını sağlayacak küçük hamlelerdir.
• Fotoğrafçı: Böylesi bir etkinliği profesyonel bir fotoğrafçı ile gerçekleştirmek işletmenizin marka değeri ve geleceği için değerli bir yatırım olacaktır.  Bu fotoğrafları sosyal medya hesaplarınızda yayınlayabilir, isminizi geniş kitlelere duyurabilirsiniz.
• Fotoğraf kabini: Sosyal medyaya bağlı bir fotoğraf kabinine sahip olmak da cazip bir fikir olacaktır. Bu sayede, katılımcıları komik fotoğraflar çekmeye ve bunları çevrim içi platformlar üzerinden paylaşmaya teşvik eder, işletme sahibi olarak ücretsiz reklamın keyfini çıkarabilirsiniz.

Açılış etkinliğinizi daha görünür kılmak adına ücretli bir reklam kampanyası başlatabilir veya sürece lansmana özel, sınırlı süreli promosyonları da dahil etmeyi düşünebilirsiniz. Böylece, insanları işletmenize çekebilir ve otelinizi ilk elden deneyimlemelerini sağlayabilir, nihayetinde ise ağızdan ağza pazarlamanın gücüyle marka değerinizi artırabilirsiniz.

 

Otel Açmayı Düşünenlere Tavsiyeler

Bu bölümde otel işletmeciliğine ilişkin kritik birkaç konuya değinecek ve otel açmayı düşünenlere bir takım tavsiyelerde bulunacağız.

1) İşinizi büyütmeye ve zaman içinde daha da geliştirmeye devam edebilmeniz için harika bir pazarlama planı ile gelir yönetimi stratejisi geliştirmeye odaklanın. Otelcilikte pazarlama genellikle göz ardı edilir, ancak sizi rekabetten ayıran şey tam da budur. İyi düşünülmüş bir iş planına sahip olun, diğer otel sahipleriyle bağlantı kurun ve hatalarınızdan ders çıkarın.

2) Sonradan pişmanlık yaşamak istemiyorsanız, doğru mülk veya restoran yönetim sistemlerini seçtiğinizden emin olun. Pazar araştırmanızı iyi yapın. İş planınızda yazan her bir maliyet kalemine yüzde 30’luk artı bir opsiyon ekleyin, böylece ek maliyetlerle karşılaştığınızda şaşkınlığa uğramazsınız.

3) Gelir yönetimi ve dinamik fiyatlandırma sistemleri konusunda bilgili olun. İşe sabit veya sezonluk fiyatlandırma ile başlarsanız, başarısız olmaya mahkum olursunuz. Çoğu işletme sahibi, otel konumunu tutkularına (sevdikleri yerler) veya fırsatlara (satın alabilecekleri her yer) göre seçer. Ancak siz, doğru konumu aramaya başlamadan önce konumun ve yerel emlak piyasasının kapsamlı bir analizini yapın. Çok fazla arz veya çok az talep varsa, ürününüz ne kadar iyi olursa olsun yolunuzun bir hayli zorlu olacağını unutmayın.

4) Sıfırdan başlamayı göze alın. İlk oteliniz için mevcut bir mülkü yenilemeyi ve geliştirmeyi tercih edebilirsiniz. Bu aşamada tasarım ve kalite de önemli olacaktır. Yönetim stilleri ve operasyonel verimlilik gibi şeylerse zamanla öğrenilebilir veya geliştirilebilir. İç tasarımınız, dekorasyon stiliniz ve menünüz dahi gerektiğinde güncellenebilir.  Ancak, mekanınızın tasarımı ve konumu için aynı şeyi söylemek mümkün değildir. Bunlar, geri dönüşü olmayan dolayısıyla büyük bir titizlikle ele alınması gereken konulardır. Bunun yanı sıra, işlemi çok daha kolay hale getireceğinden, mümkün olduğunca çok uzmandan yararlanmalı en önemlisi de içinde bulunduğunuz topluluğa ait olduğunuzu hissettirmeli, onlara saygı duymalısınız.

5) Otel işletmeciliğinde “yenilikçi” bir bakış açısına sahip olmanın ne denli önemli olduğunu bilin. Bir oteli, etkili bir operasyon yazılımı olmadan yönetebilmek zordur.  Dolayısıyla, parmaklarınız arasından kolayca kayıp gidecek verimliliği artırmak ve misafirlerinize beş yıldızlı bir konaklama deneyimi sunmak adına açık fikirli olmalı, yeniliğin öncüsü olmaya özen göstermeli, teknolojinin nimetlerinden yararlanmalısınız. Ne de olsa konaklama, en hızlı değişen sektörlerden biri. Dijital çözümlerin neredeyse her sektörü ele geçirdiği günümüz dünyasında, operasyonları basitleştirmeye yönelik pek çok fırsat otel sektörünce de dikkate alınmalı. Özetle, otel sahipleri, işletmelerinde inovasyonun ve değişimin öncüsü olup çağın gerisinde kalmaktan şiddetle kaçınmalıdır..

6) Bir otel işletmecisinin sahip olması gereken en kritik beceri iletişimdir- farklı gruplar ve insanlar arasında nasıl bağ kuracağını bilmeniz, müşteri ve çalışanların ihtiyaçlarını anlamanız, en önemlisi de açık fikirli olmanız gerek. Sayıca fazla, becerileri ise birbirinden tamamen farklı otel personelini yönetmede başarılı olmak için iletişimin gücünden yararlanmalı, ortak bir dokunuşa sahip olmalısınız. Bunun için her kesimden insanla iyi anlaşabilmeniz gerekiyor, zira ekibinizin yalnızca ekonomik, sosyal ve kültürel açıdan size benzeyen insanlardan oluşması imkansız. Hatta bu aşamada tek tip düşünce yapısına sahip olmak ters dahi tepebilir- çeşitlilik her daim en iyi sonuçları vermiştir, öyle değil mi? Bundan olacak ki konuklarına mükemmel bir hizmet sunan otel sahipleri, kendilerinden daha yetenekli insanlarla ya da kalıplaşmış düşüncelerden uzak beyinlerle çalışmaktan asla korkmazlar. Onlar farklılık arayışındadır. En güzeli de yapıcı eleştirilerle nasıl başa çıkacaklarını bilirler. Ne de olsa, kurallara körü körüne bağlanan veya sorgulamak yerine kabulcü bir anlayışı savunanlar yeniliklerin de devrimci gelişmelerin de öncüsü olamaz.

Otel sahiplerini ve işletmelerini ortalamanın üzerine çıkaracak bir diğer kritik beceri ise nezakettir. Kibar olmak güzeldir ancak yalnızca nazik bir ev sahibi olmak otel işletmenizin başarısı için yeterli değildir. İşinin ehli bir otel sahibi, pazarlama, satış, gelir yönetimi, tasarım veya inovasyon yönetimi de dahil olmak üzere birçok kavramdan haberdar, çok yönlü bir kişi olmalıdır.

7) Kriz yönetiminde ustalaşın. Covid vb. kriz dönemlerini en az zararla atlatabilmenin yolunu bulmanız şart. Bu tarz durumlarda,  krizin ilk gününden itibaren personel istihdamını sürdürme, işletmeyi açık tutma, tadilat yapma veya tesisleri iyileştirme, yeşillik ve çevre dostu bir işletme olmaya odaklanma yönünde kararlar almalı, krizi fırsata çevirmenin ve hizmet standartlarınızı en zor şartlar altında dahi geliştirmenin yollarını aramalısınız. Olası bir krize dayanacak sağlam bir tampon plan oluşturmalısınız. Sağlıklı bir nakit akışı dengesine sahip olmak ve bankada muhtemelen çoğu bankacının veya finansörün normalde tavsiye edeceğinden daha fazla nakit bulundurmak gibi. Büyüme ve genişleme açısından aceleci olmayın, karın doruklarına ulaşacağınız zamanlar olabileceği gibi, finansal açıdan zorlayıcı günler yaşamanız da mümkündür. Bu türden ekonomik dalgalanmalar için hazırlıklı olun.

8) Sosyal, çevresel ve finansal endişeleri bir kenara bırakıp nihai amaca odaklanın. Burada işin insani boyutundan bahsediyoruz. Her yeni girişimde olduğu gibi otel işletmeciliğinde de para kazanmak kadar dürüstlük, doğruluk, ilgi, şefkat vb. insani değerler bir hayli önemlidir. Unutmayın.

 

Otel açma şartları

a) Yangın merdiveni yapılmış olacak.

b)Hijyenik şartları taşıyacak.

c)Detaylı işyeri yerleşim krokisi çizdirilecek teknik bir kişiye.

d)Bu yerleşimi izinsiz değiştiremeyecek.

e)Otellerin mutfak kısmında yağ tutucu takılacak.

f)Sanayi tipi bulaşık makinası takılacak.

g)WC ler bedensel engellilerin kullanabileceği şekilde düzenlenecek

 

Otel açmak için gerekli belgeler

1- Başvuru formu,

2- Adres belgesi,

3- Tapu fotokopisi,

4- Binanın yapı kullanma izin belgesi,

5- Noterden yazılacak kira sözleşmesi,

6- Yangın raporu,

7- Oda faaliyet belgesi,

8- Sicil tasdiknamesi,

9- Sabıka kaydı, nüfus cüzdanı fotokopisi gibi evrakları hazırlayarak otel ruhsatı için belediyeye başvurmanız gerekir.  Ayrıca turizm belgesi almanız gerekir. Dilekçe, tesis tanıtım raporu, imza beyannamesi, isim tescil belgesi, tesisin kurulum yerine bağlı olarak alınacak belgeler gibi evrakları hazırlayarak ilgili bakanlığa başvurmanız gerekir. Alkollü içki satışı yapacaksanız konu ile ilgilide izinler almanız gerekecektir. İzin ve ruhsatlarla ilgili detaylı bilgileri belediyelerin ve bakanlıkların internet sitelerinden öğrenebilirsiniz. Mali sorumluluk sigortası yaptırmayı da unutmayın.

 

Otel açma maliyeti

Otel açmanın maliyeti, tonlarca değişkene bağlı olabilir:

Yer: Örneğin, İstanbul, Paris vb. gibi büyük metropoller daha az turistik olan şehirlerden çok daha maliyetlidir.

Kalite: Beş yıldızlı bir tatil merkezi, yol kenarına kurulmuş bir motelden çok daha pahalıya gelecektir.

Boyut: Oda sayısı, restoran, toplantı alanı vb. imkanlar maliyet üzerinde güçlü etkilere sahiptir.

Otel başlangıç maliyetleri saydığımız bu kriterlere göre büyük ölçüde değişkenlik gösterse de, “tipik” bir otel için maliyet, şu beş ana başlık altında değerlendirilmelidir:

Arazi(%10): Buna gayrimenkul maliyeti de dahildir.

Bina/İnşaat (%66): İnşaat en büyük bütçe kalemidir. Mal sahipleri genellikle projeyi finanse etmek adına inşaat kredisi kullanırlar.

Esnek Maliyetler(%12): Bunlar, tasarımcılar, mimarlar, avukatlar, sigorta, izinler ve vergiler vb. inşaat dışı maliyetlerin tamamını kapsar.

Mobilya, Demirbaşlar ve Ekipman(%9): Masalardan tutun da bilgisayarlara, elektronik ekipmanlara, yatak odasına ait dolap, komodin vb. her türlü eşyaya ait masraf kalemi bu başlık altında toplanır.

Başlangıç Sermayesi/Döner Sermaye (%3): Personelinizi açılıştan önce işe almış olmanız gerekir, bu nedenle başlangıç sermayeniz aynı zamanda, işler canlanmadan ve geliriniz günden güne finanse edilmeye başlamadan önce personel maaşlarını karşılamada kullanılacaktır.

Otel açmak çok kompleks bir iş olduğundan dolayı kesin bir maliyet vermek hiç doğru olmaz. Açmayı düşündüğünüz otel hakkında bizi bilgilendirirseniz sizin için daha gerçekçi bir maliyet hesaplaması yapabiliriz.

 

İpuçları ve Uyarılar

Otelcilik işine iyi bilinen bir markanın çatısı altında franchise alarak başlayabilirsiniz. Sıfırdan başlayarak bir otel inşa etmekten biraz daha az pahalıya mal olacaktır. Ayrıca senelik olarak franchise ücreti de alacaklardır.

Otel sahipleri birkaç yıl boyunca veya ekonominin zayıf olduğu dönemlerde yaptıkları ciddi yatırımlara karşılık geri dönüş alamayabilirler. En baştan müşteri trafiği oluşturmak için tanıtıcı planlamalar yapın ve ilk birkaç yıl kendinizi garantiye almak için kenara para koyun.

En karlı iş kurma fikirlerini sizlerle paylaşmaya devam edeceğiz. Sağlık ve para ile kalın.

 

Sıkça Sorulan Sorular

• Otel açmak için neler ihtiyaç vardır?

1- İş planı

2- Otel yeri

3- İşletme ruhsatı ve izinler

4- Mali sorumluluk sigortası

5- Tadilat ve yenileme malzemeleri

6- İnternet sayfası

7- Otel çalışanları

 

• Otel açmanın maliyeti nedir?

Otel açmanın maliyeti, otel türü, konum vb. sayısız değişkene bağlı olarak değiştiğinden kesin rakamlar söylemek zordur. Ancak, Kültür ve Turizm Bakanlığı’nın 2022 yılında turizm yatırımlarında esas alınacak birim maliyetler listesi konuyla alakalı fikir edinmenizi sağlayabilir. Bu listeye göre, 5 yıldızlı oteller için yatak başı maliyet  263.723 TL, 4 yıldızlı oteller için 182.242 TL/yatak, 3 yıldızlı oteller için 135.146 TL/yatak olarak belirlenmiştir. Arazinin veya mevcut bir binanın satın alma fiyatı, inşaat maliyetleri, döşeme ve dekorasyon masrafları, lisanslar ve izinler, bayilik veya yönetim ücretleri, pazarlama giderleri ve personel ücretleri ise bahsi geçen rakamlara dahil olmayabilir.

 

• Bir otel sahibi ne kadar para kazanır?

Otel sahipleri, elde ettikleri gelirden pay almadan önce personeline maaşlarını, franchise/bayilik veya yönetim ücretlerini, ipotek ödemelerini ve vergilerini ödemelidir. İyi yönetilen bir otel tipik olarak yüzde 25-40’lık bir kar marjına sahip olmalıdır, yani yıllık geliri 1 milyon TL olan bir otel satın alırsanız, yılda 250.000 – 400.000 TL kazanmayı hedefleyebilirsiniz.

 

• Otel işimi nasıl başlatırım?

Bazı girişimciler bu işe mevcut bir oteli satın alarak başlarken, diğerleri ise yeni bir otel inşa etmeyi tercih ediyor. İlk adımınız sağlam bir iş planı oluşturmak olmalıdır, ardından pazarlama faaliyetlerine girişebilir, lisans ve izinler hakkında bilgi edinebilir, finansmanınızı güvence altına alabilir, inşaata veya tadilata başlayabilir, işe alım yapabilir ve nihayetinde otelinizi açabilirsiniz.

 

• Hiç param olmadan nasıl otel açabilirim?

Oteliniz için finansman arayışındaysanız, potansiyel yatırımcılarınıza bu işten iyi bir gelir elde edeceklerini kanıtlamak adına sağlam, iyi araştırılmış bir iş planına sahip olmanız gerekir. Sıfır sermaye ile otel açmanın yegane yolu yatırımcılarınıza gelecek vaat eden bir işin arifesinde olduklarını ispatlamak ve akabinde sunacakları finansal destekten yararlanmaktır.

 

• Otel açmak karlı mıdır?

İyi yönetilen bir otel yüzde 25-40 oranında bir kar marjı yaratabilir, ancak kötü yönetilen oteller karlı girişimler  olmaktan bir hayli uzaktır. Konum, fiyat noktası, fiziksel varlığın kalitesi, pazarlama stratejisi, kendini işine adamış çalışanlar ve desteklerini asla esirgemeyen yatırımcılar ile yönetim ortaklarının doğru kombinasyonuna sahipseniz, otel sahibi olmak oldukça karlı bir girişim olabilir. Ancak, otellerin başlangıç aşamasında para kazandıramayabileceğini, dahası kar elde etmek için sıkı çalışmanız gerekeceğini unutmamalısınız.

 

• Otel açmak için gereken sermayeyi nasıl bulurum?

Otel işinizi kendi birikimlerinizi kullanarak başlatabilir veya arkadaşlarınızdan, ailenizden, melek yatırımcılardan, banka kredilerinden, devlet kredilerinden ya da kitlesel fonlamanın gücünden yararlanabilirsiniz.

 

Sonuç

Verdiğimiz tüm bu bilgi, tavsiye ve içgörüler sayesinde otel işinizi başlatma yolunda kayda değer bir yol kat ettiğinize eminiz. Unutmayın, bu iş asla ama asla korkaklara göre değil. Misafirperverlik konusunda hassas olanlarınız içinse biçilmiş kaftan. Tarafınızı seçin ve bir an önce işe koyulun.

 

İlginizi çekebilir

Otel Açmadan Önce Bilmeniz Gerekenler

Oteller İçin Pazarlama Yöntemleri