Seyahat acentaları uçak biletlerinin alınması, otel rezervasyonlarının, tur veya gemi yolculukları için seyahat programlarının yapılması ve belli turistik yerlerle ilgili rehberlik hizmeti verilmesi gibi farklı hizmetler sunar.
Bugünlerde seyahat acentaları evden veya ofislerden hizmet verdikleri gibi çoğunlukla online olarak hizmet verirler. Seyahat acentası işine başlarken seyahat acentaları yazılımlarını kullanmayı bilmeniz, müşteri hizmetleri konusunda deneyimli olmanız ve turizm sektöründe deneyimizin olması daha hızlı bir başlangıç yapmanıza yardımcı olur.
Adım Adım Seyahat Acentası Nasıl Açılır?
1. Ne Türk Bir Seyahat Acentesi Açacağınıza Karar Verin
Bağımsız seyahat danışmanlığı mı yapacaksınız, kurumsal bir seyahat acentasının bayiliğini mi alacaksınız yoksa kendi seyahat acentanızı mı açacaksınız karar verin.
Bağımsız seyahat danışmanları seyahat acentalarına iş bağlarlar ve karşılığında komisyon alırlar. Danışmanlar evlerinde çalışabilecekleri gibi acentanın ofisinde de çalışabilirler. Başlangıç masrafları oldukça azdır çünkü uçak rezervasyonlarında kullanılacak olan bilgisayar yazılımı ve ofis alanı seyahat acentası tarafından sağlanacaktır. Aynı zamanda müşteri listesi de verebilirler. Danışman olduğunuz zaman müşterilere vereceğiniz hizmet türleri acenta tarafından kısıtlanabilir.
Bayilik alırsanız işletmenizi başarılı bir markanın çatısı altında kurmuş olursunuz ancak yine belli konularda kısıtlamalarınız olabilir. Kendi seyahat acentanızı açarsanız çeşitli hizmetleri hiçbir kısıtlama olmadan sunabilirsiniz ve kendi kararlarınızı kendiniz verebilirsiniz. Bayilik alırsanız veya kendi şirketinizi kurarsanız başlangıç masraflarınız artacaktır çünkü telefon, bilgisayar, yazılım, internet ve pazarlama malzemeleri gibi masrafları finanse etmeniz gerekecektir. Aynı zamanda müşteri tabanı da oluşturmanız gerekecektir.
2. Spesifik Bir Hizmet Sunun
Müşterilerinize sunacağınız hizmet türlerine karar verin. Transfer ayarlamaları, ( hava, tren, araba veya yat )otel rezervasyonları, yat paketleri ve eko-turizm veya şehit turları gibi özelleştirilmiş tur paketi hizmetleri verebilirsiniz. Aynı zamanda aile gezileri, firma gezileri veya akademik geziler düzenleyerek kendinizi diğer acentelerden farklılaştırabilirsiniz.
Gençler, yaşlılar, yeni evliler; macera arayanlar, huzur arayanlar, lüks isteyenler veya şirketler.
Yani acenteyi kurmadan önce hedef müşteri kitlenizi iyi belirlemeniz şart. Müşteri kitlenizi belirlediğinizde bu kişilerin ne tür şeylere ihtiyaç duyacağını da bilirsiniz. İnsanlara istediklerini iyi bir biçimde verdiğinizde ise kulaktan kulağa sizi arkadaşlarına tavsiye edeceklerdir.
- Balayı tatilleri
- Kurumsal tatiller
- Macera tatilleri
- Spor tatilleri
- Medikal tatiller
- Yemek odaklı tatiller
- Yaşlılar için tatiller
- Aile tatilleri
Yani spesifik bir noktadan hareket ederseniz işletmenizi ona göre dizayn edebilirsiniz. İşiniz büyüdükçe yeni pazarlara ve yeni alanlara girebilirsiniz.
3. Piyasayı İyi Araştırın
Seyahat acentesinin odak noktasını belirledikten sonra pazar araştırması yaparak pazarda açık olup olmadığını analiz etmelisiniz.
Araştırma yaparken kendinize sormanız gereken sorular şunlar:
- Kimler seyahat acentesine ihtiyaç duyar?
- Piyasanın en büyük açığı nedir?
- İnsanları seyahat acentesinden yardım almaya iten faktörler neler?
- Piyasadaki rakip acenteler nasıl faaliyet gösteriyor?
- Bu acentelerin iş modeli ne?
- Sizi rakip firmalardan hangi hizmetleriniz ayırt edebilir?
- Ne tür teknolojiler kullanılıyor?
- Sektördeki eski ve güncel trendler neler?
Bu sorulara yanıt aramak büyük resmi görmenize, sektöre daha bilinçli bir şekilde bakmanıza yardımcı olur. Bu bilgiler sayesinde önünüzü daha net görebilirsiniz özetle.
Stratejinizi geliştirirken en önemli hususların başında bütçe meselesi yer alır.
TÜRSAB üyelik harcı, rezervasyon-bilet işlemleri için yazılımlar, web sitesi, bilgisayar, yazıcı gibi temel masraf kalemlerini sayabiliriz.
4. Seyahat acenteniz için bir ofis kiralayın veya evden çalışın.
Uygun bir işyeri bulabilmek için gayrimenkul firmaları ile görüşün. Kalabalık ve park yeri olan yerleri tercih etmeye çalışın. İşyeriniz hem müşterileri ağırlayacak büyüklükte hem de bilgisayar ekipmanlarının, mobilyaların ve pazarlama malzemelerinin sığabileceği genişlikte olmalıdır. Evinizden çalışacaksanız rahatça çalışabileceğiniz, bilgisayar ekipmanları ve yazılımı, pazarlama malzemeleri ve dosyaları koyabileceğiniz bir alan yaratmalısınız.
Mutlaka okuyun: İşiniz İçin Yer Seçimi Nasıl Yapılır?
5. Sektörel Araçları ve Sertifikaları Araştırın
Acentenin türünü belirleyip piyasa araştırması yaptıktan sonra sektörde kullanılan teknolojilere bakmanızda fayda var.
Seyahat acentesi işinde sıkça kullanılan bazı yazılımlar şunlar örneğin:
- TravelWorks, Rezdy gibi rezervasyon programları
- Seyahat planı için Nezasa ve TripCreator gibi programları
- Muhasebe programı
- Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımı
Bazı yazılımlar tüm bunları tek bir çatı altında yapmanızı sağlar. PipeDrive rezervasyon, email pazarlama, müşteri yönetimi gibi konuları tek bir yazılım altında yapmanızı sağlar örneğin.
Bunlardan daha önemlisi, turizm seyahat acentesi klasmanlarını bilmeniz gerekir.
Bunlar A, B, C olmak üzere 3’e ayrılır.
- A Klasmanı Seyahat Acenteleri: A klasmanı acenteleri bütün turizm seyahat acente özelliklerine sahip olup bu anlamdaki bütün hizmetleri sağlayabilirler.
- B Klasmanı Seyahat Acenteleri: A klasmanındaki acentelerin düzenleyebildiği turizm gezi organizasyonlarının bilet satışlarını yapan acentelerdir. Bu acentelerin yaptığı aktiviteler ise tur düzenleme, yurtiçi ve yurt dışı bilet satışı yapmaktır.
- C Klasmanı Seyahat Acenteleri: Yalnızca T.C. vatandaşları ve yurt içi turların düzenlenmesini sağlayan seyahat acenteleridir.
Türkiye’de yasal olarak faaliyet gösterebilmek için acente olarak TÜRSAB’a üye olmak şarttır. Bunun için Kültür ve Turizm Bakanlığı’na seyahat acentesi işletme belgesi almak için başvurmalısınız.
6. İş Planı Hazırlayın
İş planı hazırlamak angarya gibi görülebilir ancak başarıya giden yolda çok önemli bir belgedir. Planınızı aklınızdan nasıl tasarlasanız tasarlayın, yazılı ve her zaman bakabileceğiniz, gerektiğinde revize edebileceğiniz bir iş planınız olmalı.
İş planında rekabet analizi, finansal tahminleriniz, olası çalışan sayınız gibi unsurlar yer almalıdır örneğin.
Öncelikle seyahat acentenizin fiziki mi yoksa online mı olacağına karar vermelisiniz. Eğer fiziki bir ofis istiyorsanız ofisin nerede olacağını belirleyin. Tutacağınız yerin popülaritesine göre kira fiyatlarının yükselebileceğini unutmayın. Eğer online bir acente açacaksanız kira gibi masraflarınız da olmayacaktır.
Acentenizin adını ve internet sitesini de bu esnada düşünmeye başlayabilirsiniz.
Mutlaka okuyun: Başarılı Bir İş Planı Nasıl Hazırlanır?
7. Markalaşın
Başarılı olmak istiyorsanız marka imajına önem vermeniz şart.
Marka imajı, marka adından da öteye geçebilir. Markanızı geliştirirken logodan renklere, marka sloganından şirketin taşıdığı değerlere kadar önemli detaylar mevcuttur.
Yani insanlar markanızı, web sitenizi, sloganınızı gördüğü zaman size güven duyabilmeli, sizle birlikte iş yapmaya yanaşabilmelidir.
İnsanlar insani bir bağ kurabildikleri şirketlerden alışveriş yapmaya daha çok eğilim gösterir. Eğer markanız insani ve empatik bir deneyim sunmaktan uzak görünürse daha büyük seyahat acentelerine yönelmeyi tercih edebilirler.
Bu bağlamda sektörde yer edinmiş seyahat acentelerinin bir marka olarak değerlendirmeli, onların neleri iyi yaptığını incelemelisiniz.
Mutlaka okuyun: Sıfırdan Kendi Markanı Kurmak
8. İşletmenizi Tanıtın
İşletmenizi kurudktan sonra sıra müşteri edinmeye gelir!
Broşürler, kartvizitler ve el ilanları gibi seyahat acentenizi tanıtmanıza yardımcı olacak pazarlama malzemelerinizi tasarlayın. E-posta adresleri, seyahat tercihleri ve daha önce ziyaret edilen turistik yerlerinde de içerisinde yer aldığı bir müşteri listesi hazırlayın. Satışları artırmak için seyahat indirimleri, etkinlikler veya müşterilerin ilgisini çekecek diğer bilgileri müşterilerin e-posta adreslerine gönderin.
Hizmetlerinizin ve iletişim bilgilerinizin yer aldığı ve aynı zamanda online rezervasyon seçeneği olan bir internet sitesi açın. Müşteri rezervasyonlarını yapabileceğiniz, ödemeleri alabileceğiniz, online pazarlama kampanyaları hazırlayabileceğiniz ve e-posta adreslerini toplayabileceğiniz bir yazılım programına yatırım yapın. Hizmetlerinizden memnun kalan müşterilerin deneyimlerini internet sitenizde paylaşın. İnternet sitenizi müşterileri bilgilendirmek için ilginç içeriklerle belli aralıklarla güncelleyin.
İşletmenizi tanıtmak için şu yöntemlere de yönelmenizi öneririz.
- Sosyal medya reklamları
- SEO odaklı yazılar
- Paralı reklamlar
- Arkadaş ve ailenize yönelik sunumlar
Bu süreçleri profesyonel bir pazarlama ajansıyla anlaşarak daha iyi bir şekilde de yönetebilirsiniz.
9. Sigorta yaptırın
İşletmenizi para cezaları veya davalara karşı korumak için sigortalatın. Personel almayı düşünüyorsanız onları da sigortalamanız gerekecektir. Sigortalar iş yerinde meydana gelen kazalara veya yaralanmalara karşı sizi koruyacaktır.
Sonuç
Eğer buraya kadar söylediklerinizi daha hap bilgiler şeklinde özetlemek istersek şunları ifade edebiliriz.
| Küçük seyahat acenteleri için stratejiler | Ne yapmalı? |
|---|---|
| Spesifik bir pazara yönelin. | Her konuda büyük acentelerle rekabet etmek yerine spesifik bir alanda faaliyet gösterin. Örneğin sadece emeklilere yönelik uygun bütçeli ve vizesiz yurt dışı seyahatlerine odaklanabilirsiniz. Bu binlerce örnekten sadece biri. |
| Özgün deneyimler sunun. | Büyük acenteler genelde standart paketleri sunar. Ancak siz yeni kurulan küçük bir acente olarak dilediğiniz kadar yaratıcı ve özgün seyahat paketleri dizayn edebilirsiniz. Müşterilerin isteklerine ve taleplerine göre seyahat paketlerinizi revize edip geliştirebilirsiniz. |
| Müşteri hizmetlerine büyük önem verin. | Müşteri hizmetlerini avantajınıza kullanmanız işletmenizin geleceği için aşırı önemlidir. Büyük acenteler, yapıları gereği hantal ve bürokratik bir müşteri hizmetleri sunarlar ancak siz butik ve küçük bir acente olarak müşterilerinize dostane bir şekilde yaklaşabilirsiniz. |
| Teknolojiden istifade edin. | Teknoloji büyük acentelerle yarışabilmek için sizin elinizdeki iyi kozlardan biridir. Müşterilerinizle sosyal medya üzerinde etkileşim kurabilirsiniz, onlardan daha kolay ve daha gerçek geri dönüşler alabilirsiniz. Bunun için sosyal medya araçlarından olabildiğince istifade edin. |
| Pazarlama konusunda yaratıcı olun. | Büyük acentelerin pazarlama bütçeleri de yüksek olur. Ancak bu onlarla rekabet edemeyeceğiniz anlamına gelmez. Sosyal medyada orijinal içeriklerle büyük markaların yapamadıklarını yapabilirsiniz. |
Seyahat sektörü rekabetin yüksek olduğu bir sektördür ancak bu işi seviyorsanız, çok-ve-doğru çalışmaya kararlıysanız başarılı olmamanız için hiçbir neden yok.
İhtiyacınız olanlar
- Seyahat acentesi yazılımı
- İnternet sitesi
- IATA numarası
- Ofis
Seyahat acentası açmak için gerekli belgler
a) Başvuru dilekçesi,
b) İşyeri açma ve çalışma ruhsatı,
c)Acenta unvanının kabul edildiğine ilişkin Bakanlıkça verilen yazı,
ç) Başvuru sahibi tüzel kişinin iştigal konusu olarak turizm veya seyahat acentalığı faaliyetinin de yer aldığı şirket ana sözleşmesinin bulunduğu Ticaret Sicili Gazetesi,
d) İmzaya yetkili kişi veya kişilerin de belirtildiği Ticaret Sicil Tasdiknamesi,
e) Başvuru sahibi anonim şirketlerde, yönetim kurulu üyeleri ve şirketi temsile yetkili kişi veya kişilerin, diğer şirketlerde ise tüm ortakların ve şirketi temsile yetkili kişi veya kişilerin nüfus kayıt sureti ve adlî sicil belgesi,
f) Tüzel kişiliği temsile yetkili kişi veya kişilerin imza sirküleri,
g)Seyahat acentasının, 35 inci maddede belirtilen personeline ait belge, nüfus kayıt sureti, sosyal güvenlik kurumundan alınacak yeni tarihli çalışma belgesi,
ğ)Ek-1’de yer alan acenta unvanına ilişkin taahhütname,
h)Ek-2’de yer alan sahip ve temsile yetkili kişilere ilişkin taahhütname,
ı) 29 uncu maddede belirtilen değerler üzerinden, 30 uncu maddede belirtilen miktarda kuruluş teminatı aslı.
Bağlı bulunduğunuz belediyenin internet sayfasına girerek başvuru formlarına ulaşın. Gerekli belgeleri ilgili kurumlardan aldıktan sonra belediyeye başvuru formunuzla müracaat edin. İşletmenizi başarılı bir şekilde yönetmek istiyorsanız gerekli olan ruhsat ve izinleri almanız gerekir. Ayrıca vergi dairesine başvurarak vergi işlemlerinizi halledin. Prosedürler konusunda detaylı bilgi için “Seyahat Acentalar Yönetmeliğini” inceleyebilirsiniz. Hemen incelemek için tıklayınız.
Uyarılar
Seyahat acentelerine verilen IATA kodu için başvurun. IATA’nın internet sitesini ziyaret edin ve IATA kod başvurusu için neler yapmanız gerektiğini, ücretleri ve kabul koşullarını okuyun.
Ne iş yapacağı konusunda kararsız olanlar veya hayalindeki işi kurmak isteyenler için iş kurma fikirlerini ve yatırım fırsatlarını araştırmaya devam edeceğiz.
