İşletmenizden para mı “sızıyor”?
İşletme sigortanız her yıl yüzde 10 ila 20 oranında artış mı gösteriyor? İşlettiğiniz fırına un tedariği yapan satıcı un fiyatını yüzde 10 oranında artış mı yaptı?
Küçük işletmeler, masraflardaki bu gibi artışlar sebebiyle devamlı para sızdırıyor. Dolayısıyla giderleri kontrol etmek artık her zamankinden çok daha önemli. İlerleyen maddelerde nasıl işletmenizin masraflarını kısabilecek başarılı bir sonuç elde edebileceğinizi göreceksiniz. Keyifli okumalar!
1. Ofis kiranızı azaltın.
Faaliyet gösterdiğiniz bölgenin gayrimenkul durumuna bağlı olarak sıkıntılı fiyatlardan faydalanarak ofisinizi daha ucuz yollu bir yere taşıyabilir, ya da mevcut ev sahibinizle pazarlık yaparak kirada indirime gitmesini isteyebilirsiniz.
Hatta daha iyisi, eğer işleri yürütmek için bir yer kiralamanız gerekmiyorsa evinizden de çalışabilirsiniz. Örneğin, yaşadığım çevredeki birçok bilgisayar tamircisi, ekipman satan büyük mağazalarla boy ölçüşmekten vazgeçti ve mobil hizmet sunarak evden bilgisayar satışı, tamiri ve teknik desteği gerçekleştirmeye başladı. Tesisatçılık, elektronik alet tamirciliği ve muhasebecilik gibi işler evden yürütmek için oldukça ideal.
Kiradan kurtulmanızın yanı sıra, işleri evden yürütmek sigorta masraflarından, vergilerden ve kamu hizmetleri giderlerinden muaf olmanızı sağlayabilir. Fakat işleri evden yürütmeyi gerçek anlamda düşünüyorsanız biraz ön araştırma yapmanız kesinlikle şart. Yaşadığınız yer belirli bir faaliyet alanı için ayrılmış veya yasalar istediğiniz faaliyete izin vermiyor olabilir. Elbette ailenizin her gün bir işyeri ortamında yaşamak isteyip istemeyeceğini de göz önünde bulundurmanız gerekiyor.
Mutlaka okuyun: Evden Çalışmak İsteyen Girişimcilere Tavsiyeler
2. Personel masraflarını azaltın.
İşletmeniz durgun bir dönemden geçiyorsa personel giderlerini azaltmayı düşünebilirsiniz. Başta yaşça daha büyükler olmak üzere birçok çalışan ücretsiz izin yapma fikrine sıcak bakacaktır. Bu fikrinizi onlarla paylaşın ve alabileceğiniz olumlu yanıtlara fazla şaşırmayın.
Mümkün olan her noktada aile bireylerinizi işe dahil edin. Bir arkadaşım yatırım danışmanlığı yapıyor. Eşi, kendi tam zamanlı işinden ayrıldıktan sonra arkadaşımın yanına geçerek bütün iş ve banka kayıtlarını tutmaya, çoğu müşterisiyle bizzat ilgilenmeye başladı.
Eskiden çiftliğiniz varsa bütün aile orada çalışırdı. Çocuklarınızın yaşı el veriyorsa, niye onları mümkün olan her noktada kendi işinize dahil etmeyesiniz? Böylece bir taşla iki kuş vurmuş olacaksınız: Hem çocuklarınız iş deneyimi edinmiş olacak, hem de parayı aile içinde tutacaksınız.
Normal çalışanlara nazaran, işyerinizde çalışan aile bireyleri masrafları kısmanıza çok daha yardımcı olacaktır.
Ayrıca küçük çaplı belli görevler için stajyer alabilir ya da yeni mezunları işe alabilirsiniz.
3. İş malları ve hizmetleri için takas yapın.
Takas yönteminin ürün ve hizmet ticareti yapmak için asırlardır kullanıldığını biliyoruz. Eğer işletmeniz kapasitesinin fazlasında üretim yapıyorsa ihtiyacınız olan bir ürünü veya hizmeti niye kendi ürettiğiniz şeyle takas etmeyesiniz?
Birkaç yıl önce kiralık dairemde bir ressam yaşıyordu. İşlerinin kötü gittiği bir dönemde onunla bir anlaşma yaptık ve kirası karşılığında evin iç ve dış cephesini boyadı. Böylece ikimiz de durumdan kazançlı çıktık; ben mülkümü boyatmış, muhteşem kiracım da parasını elinde tutmuş oldu.
Belki de gün boyu bilgisayarın başında vakit geçirmekten ötürü boyun ağrılarıyla boğuşan bir internet sitesi tasarımcısısınız. İnternet sitesi tasarımı karşılığında size ücretsiz fizyoterapi hizmeti verebilecek veya masaj yapabilecek bir yer bulabilirsiniz.
Takasın amacına ulaşabilmesi için iki tarafın da yükümlülüklerini yerine getirmesi gerekiyor. Hizmet karşılığı hizmet takasları, tarih belirlenmediği sürece sorun teşkil edebiliyor. Yani size önerimiz, tıpkı iş ilişkilerinde olduğu gibi, tanımadığınız biriyle takas anlaşmasına girmeden önce ödevinize iyi çalışmanız.
Vergi yükümlülüğü açısından iş takaslarının normal bir iş hareketi gibi görüldüğünü belirtelim. Yani, ürün karşılığında aldığınız bir ürün veya verdiğiniz hizmet karşılığında aldığınız bir hizmet vergilenebilir bir gelir kaynağı olarak görülüyor.
Durgun dönemlerden geçen işletmenize yeni bir soluk olması ve farklı işletmelerle iyi ilişkiler kurmak açısından takas yöntemi son derece faydalı diyebiliriz. İki tarafın da kazançlı çıktığı şahane bir metot!
4. Araç giderlerini kısın.
Araç gerektiren bir hizmet veriyorsanız, araç giderlerinin mali durumunuzu ne kadar fazla etkileyebileceğini mutlaka biliyorsunuzdur. Kamyonet vb. araçların benzin ve hizmet giderlerinin astronomik fiyatlara ulaşabileceği aşikâr. İş araçlarını gerekli olmadığı sürece kullanmamak dışında ne yaparak bu masraflardan bir nebze olsun kurtulabilirsiniz, gelin beraber bakalım.
Araçlarınız kilometrelerce yol kat ediyorsa benzin tüketimini azaltmak da son derece önemli. Dizel araçlar ilk aşamada biraz pahalı olsa da uzun vadede size büyük kazançlar sağlayabilir. Yeni kamyonlar hem daha hafif ve egzotik materyallerden üretiliyor, hem de daha fazla kilometre yol kat edebiliyor. Yakıt canavarı aracınızı daha az yakıt tüketen bir araçla değiştirmek isteyebilirsiniz.
“Çevreci olmak” isteyenlere ne yazık ki pek iyi haberler veremeyeceğiz, zira elektrikle çalışan araçlar birçok küçük işletme için hâlâ oldukça pahalı. Maalesef yapılan indirimler bile pek işe yaramıyor.
İşletmeniz henüz yeni veya mali durumunuz sıkıntılı ise, araç kiralamanın da birkaç avantajı olduğunu bilmelisiniz. Aylık sabit bir kiralama ücretinin olması, aracı ayın sonunda teslim edebilme rahatlığı, aracın bakım masraflarından muafiyet bu avantajlardan bazıları. Çoğu araç kiralama şirketi, kiralama döneminin sonunda aracı satın alabilmenizi sağlayan makul sözleşmeler de yapıyor.
Araç kiralama ve satın alma arasında bir artı – eksi listesi yapıyorsanız, durumu muhasebecinize danışmanız sizin için iyi olacaktır. Böylece, işletmeniz için en uygun öneriyi alabilirsiniz.
5. Tedarik masraflarını kısın.
Konu perakende tedarik giderleri olduğunda, cebinizde kalan her kuruş kazancınıza olacaktır. Restoran gibi sürekli perakende tedarik alımı yapan bir işletmeniz varsa, en uygun anlaşmayı yaparak mali durumunuza çok büyük katkı sağlayabilirsiniz.
İşletmenin sahibi olarak, devamlı tedarik fiyatlarını kontrol etmeli, indirimleri kollamalı ve alternatif kaynakları araştırmalısınız. Örneğin, un tedariki için yıllardır aynı satıcıyı kullanan pastane işletmecisi bir arkadaşım, internette gezinirken aynı miktarda unu %25 daha ucuza satan yeni bir yer keşfetti. Bu da ona halihazırdaki tedarikçisinden %25 indirim talep etme ya da yeni bir satıcı bulma imkânı verdi.
Bazı insanlar indirim isterken utanıyorlar. Bunu sakın ola aklınızdan geçirmeyin. Birçok işletme, başka işletmelere ürün veya hizmet sağlarken kendiliğinden indirim teklifi bile yapıyor. Fakat unutmamanız gereken bir şey var, bir noktada mutabakata varmalısınız!
İndirim alma ihtimalinizi artırmanın bir yolu borçlarınıza sadık kalarak tedarikçiler ve diğer işletmeler arasında iyi bir itibar edinmek. Borçlarınızı geç ödemek, satıcıların size olan güvenini zedelemesinin yanı sıra, uzun vadede büyük paralar kaybetmenize neden olabilir. Üstelik bazı tedarikçiler, erken ödeme karşılığında indirim de yapıyorlar.
“Ortaklaşa rekabet”, tedarik masraflarınızı azaltmanın başka bir yolu olacaktır. Bunu yapabilmek için sizinle rekabet halinde olan işletmelerle güçlerinizi birleştirmeniz, tedarik ve ürün fiyatlarının belirlenmesinde ortak bir havuz kullanmanız gerekiyor. Ortak ofis kullanarak veya reklam giderlerinin paylaşarak bu konsepti işletmenizin farklı alanlarına da yayabilirsiniz.
Mutlaka okuyun: Tedarikçilerle Pazarlık Yaparken Kullanabileceğiniz 13 Yöntem
6. Reklam giderlerini kısın.
İş grupları tarafından yürütülen çoğu çalışma, küçük bir işletmenin elde ettiği hasılatın ortalama yüzde %5’ini reklam için harcadığını gösteriyor. Bu rakam, genellikle daha geniş kitlelere hitap etmeye çalışan hizmet işletmeleri ya da yeni faaliyete geçmiş işletmeler için çok daha yüksek olabilir.
Bu noktada teknoloji imdadınıza koşabilir. İnternet üzerinden müşteri bulmak her zamankinden daha kolay olduğu için, reklam giderlerinin o kadar da pahalı olması gerekmiyor. Bir internet sitesi kurarak veya Facebook sayfası açarak internetteki varlığınızı gösterebilirsiniz. Twitter’da işletmenizle ilgili tweetler atabilir, bir e-posta bülteni oluşturabilirsiniz. Örneğin, en sevdiğim restoran her hafta e-posta bülteni göndererek haftanın öne çıkan menü seçeneklerini müşterileriyle paylaşıyor.
Müşterileri telefonla arayarak, referans isteyerek ve yanınızda daima kartvizit taşıyarak da ucuz şekilde pazar profilinizi güçlendirebilirsiniz.
Mutlaka okuyun: Sınırlı Bütçeyle İşletmenizi Pazarlamanın Yöntemleri
7. Sigorta masraflarını kısın.
Geçtiğimiz yıllarda sigorta bedellerinin göklere çıkmasıyla çoğu küçük işletme için yıllık sigorta bedelleri, mali kaynağa indirilen en büyük darbe haline geldi. Fakat yine de, yetersiz sigorta kapsamı, işletmenize zarar verebileceğinden makul oranda karşılayabileceğiniz bir sigorta yaptırmak sizin için en mantıklısı olacaktır.
İşletme sahibi olarak, her yıl işletmenizin sigorta gereksinimlerini ayrıntılı biçimde analiz etmelisiniz. Sigorta simsarınızla masaya oturup sigorta kapsamınızı en ince detayına kadar tartışın, daha sonra da başka sigorta şirketleriyle görüşün. Sigorta tedarikçilerinin aynı kapsam için istedikleri meblağlar arasındaki fark sizi şaşırtabilir.
Eğer birçok demirbaşını sigortalatmış bir işletmenin sahibiyseniz yıllık sigorta sözleşmenizi yenilerken artık sizin olmayan demirbaşları sigortalatmadığınıza mutlaka emin olmalısınız.
İndirim yoluyla da sigorta masrafınızı azaltabilirsiniz. Fakat dikkatli olun, indirimli sigortanız işletmeniz bir hak talep ettiğinde bunu karşılayabilsin.
İşletmenize yangın alarmı ve güvenlik sistemleri koyarsanız bazı sigorta indirimlerinden faydalanabilirsiniz. Sigortacının gözünde işletmeniz ne kadar güvendeyse ödediğiniz fiyat o kadar az olacaktır.
Eğer evden çalışıyorsanız, ev sigortanızın iş faaliyetlerinizi kapsamayacağını bilmelisiniz. Simsarınızı bu durumdan muhakkak haberdar edin ve sigortanızın hem eviniz, hem de işletmeniz için yeterli olduğuna emin olun.
8. Vaktinizi en iyi şekilde kullanın.
İşlerin yoğun olduğu küçük bir işletmenin sahibiyseniz zamanın ne kadar değerli olduğunu biliyorsunuzdur. İşletme sahipleri daima vakitlerini en faydalı biçimde kullanmaya yoğunlaşmalılar. Fakat gel gelelim birçok kişi bu önemli noktayı atlıyor.
Bir arkadaşım, alışveriş yaptığı yer ertesi gün ücretsiz kargo hizmeti sunmasına rağmen tedariklerini almak için düzenli olarak arabayla bir saatten fazla yol gidiyor. Bir başka arkadaşımsa gün boyu kişisel telefon aramaları ve mesajlaşmalar yüzünden birkaç saat fire verdiği için açığı kapatabilmek adına akşamın geç saatlerine kadar çalışıyor.
Çoğu zaman kendilerini savunmak için bana şöyle diyorlar: “İşler durgun olduğundan bu tarz şeylere iş saatleri içinde vakit ayırabiliyorum.” Benim cevabımsa her zaman şu oluyor: “Madem işler durgun, niye vaktini daha fazla iş bağlamak için reklam/pazarlama planı gibi şeyler hazırlayarak geçirmiyorsun?”
İş gününü kaliteli şekilde geçirebilmek için etkin bir zaman yönetimi yapmak gerekiyor. Günlük faaliyetlerinizin takibi, hedef belirleme ve öncelik oluşturma gününüzü ana hatlarıyla belirlemenize, stresinizi azaltmanıza ve odaklanmanıza yardımcı olabilir.
Mutlaka okuyun: 80/20 Kuralı(Pareto Prensibi) Nedir? Hayatınızı Nasıl Değiştirebilir?
9. Olabildiğince az vergi ödemeye çalışın.
İşletmenizin mali durumunu geliştirmenin en hızlı yollarından biri vergi borçlarınızı olabildiğince azaltmak. Öncelikle muhasebecinizle görüşerek daha az vergi ödemek için hangi işletme yapınızın size uygun olduğunu kararlaştırın. Sunulan vergi avantajlarında olabildiğince yararlanmaya çalışın.
Bütün iş harcamalarınızın fişlerini saklama alışkanlığı edinin ve bunları gruplandırarak dosyalayın. İş amaçlı seyahatlerinizin benzin masraflarını da faturalandırın.
Ailenizin herhangi bir ferdi işletmenizde çalışıyorsa onları da diğer her çalışan gibi vergi borcunuzu düşürmek için kullanabileceğinizi aklınızdan çıkarmayın. Borç indirimi yapılabilmesi için aile bireylerinin de normal çalışanlar gibi çalışma saatlerini kayıt altında tutmalarını sağlayın. Ayrıca, maaşlarının çalıştıkları pozisyona ve elbette çocuk işçi çalıştırıyorsanız yaşına uygun olması gerekiyor.
10. Bilgisayar ihtiyaçlarınız için bulut bilişim sistemi kullanmaya başlayın.
Bulut bilişim sistemi özellikle yeni işletmelerin hem sermaye masraflarını hem de halihazırdaki IT hizmeti giderlerini azaltmaları için muhteşem bir yöntem.
Bulut bilişim sistemi sayesinde internet üzerinden pahalı sunucular satın alıp bu sunucuların bakımını yapmak zorunda kalmayacaksınız. Bulut bilişim sistemiyle hem en yeni iş uygulamalarına erişiminiz olacak, hem de talep ettiğinizde bant genişliğinizi veya bilgi saklama belleğini artırma esnekliğine kavuşacaksınız.
Bulut bilişim sistemi sağlayıcınız veri kurtarma meselelerine de bakacağı için işletmenizi karmaşık IT planlarını yürütmekten azat etmiş olacaksınız.
