İşe Alım Süreci Nasıl İşler?

İşe birini almak için 10 ipucuna ihtiyacınız var mı? Doğru çalışanı bulabilmek zorlayıcı bir süreçtir. Yanlış kişiyi işe almak size pahalıya patlayabilir, özellikle de iş ortamınızı bozabilir ve zaman kaybına sebep olur. Diğer bir yandan, doğru çalışanı işe almak ise çalışanınızın verimliliği sayesinde size olumlu olarak geri döner, başarılı iş ilişkileri oluşur ve tüm iş ortamında olumlu bir etki bırakır.

Doğru çalışanı işe almak iş üretiminizi artırır ve kalitesi, öngörülü düşünceleri, pozitif bakış açısı ve zorlu görevlerin başarıyla üstesinden gelmesi ile birlikte ödediğiniz maaşın binlerce kat daha fazlasını size kazandırır. Aynı zamanda, diğer çalışanlarınızın yeni iş arkadaşlarıyla ilişki kurması için harcayacağınız zamandan ve enerjiden tasarruf etmenizi sağlar ki bu kesinlikle çok zahmetli ve duygusal bir süreçtir.

Bu birini işe almak için geniş kapsamlı bir kılavuz değil fakat işe alım sürecinde uygulamanız gereken kilit adımlar olduğundan emin olabilirsiniz.

 

1- Birini İşe Almadan Önce İşi Ayrıntılı Bir Şekilde Tanımlayın

Doğru çalışanı işe almak iş analizi yapmak ile başlar. İş analizi, belirli bir işin gerektirdiği vazifeler, sorumluluklar, yetenekler, sonuçlar ve iş ortamı hakkında bilgi toplamanızı sağlar.

İş analizinden edindiğiniz bilgi, yeni çalışanınıza işi doğru bir şekilde tanımlayabilme süreci için oldukça önemlidir. İş tanımlaması, doğru bir çalışan işe alma stratejinizi planlamanızda size yardımcı olur.

İş analizi, belirli bir işin gerektirdiği vazifeler, sorumluluklar, yetenekler, neticeler ve iş ortamı hakkında bilgi toplanan bir süreçtir. Belirli bir iş tanımlaması oluşturabilmek için verilere ihtiyacınız olacaktır ki bu iş analizi sonuçları için sıklıkla kullanılan bir yöntemdir.

Kritik bir bilgiyi gözden kaçırırsanız, bu durum çalışanınıza ödemeniz gereken maaşı ödememe ya da iş performansı için gerekli ana yeteneklerden yoksun olan birini işe alma ile sonuçlanabilir.

İş analizi, herhangi bir pozisyon için ihtiyaç duyulan temel gereksinimleri gözden kaçırmayı önleme konusunda oldukça faydalıdır.

Ek olarak, iş analizinin sonuçları şunları da içerir: personel alımlı ve alım planlaması, pozisyon ataması ve ilanı, performans yönetimi birimi ile birlikte performans gelişim planı. İş analizi öyle kullanışlı bir araçtır ki onun sayesinde istihdam başarısı için gerekli bütün süreçleri sorunsuz olarak atlatabilirsiniz.

Peki iş analizi nasıl yapılır?

Belli başlı bazı faaliyetler size başarılı bir iş analizi yapmanız konusunda yardımcı olacaktır. İş analizi aşağıdaki faaliyetleri içerebilir:

• Mevcut çalışanların iş sorumluluklarını gözden geçirin. İş yerinizde çalışmakta olan kişilere her gün işte neler yapıyor olduklarını sormak oldukça kritiktir. Genellikle İnsan Kaynakları ve Yönetim Kurulu çalışanlarının ( özellikle de üst düzey yöneticilerin) günlük olarak yapılması gereken işler hakkında herhangi bir fikirleri yoktur. Çalışıyor gibi görünebilirler fakat hangi iş icraatlarını yerine gerektirmeleri gerektiği ve işte nasıl davranmaları gerektiği hakkında hiçbir bilgileri yoktur.

İş analizi için güncel olarak yaptığınız görevleri listelemeniz istenirse, detaylı bilgi verin. Yalnızca “ aylık raporları düzenleme.” deyip bırakmayın. “ Altı farklı departmandan veri toplama, doğrulama için özel tasarladığım ve devamlılığını sağladığım Acces programını kullanarak verileri kontrol etme, vs. vs.” gibi detaylıca açıklayın. Eğer detayları atlarsanız, raporlarınızın ayda bir bastığınız bir butonla hazırlandığınızı düşünebilirler.

Günlük görevlerinizi yeterli şekilde detaylandırarak anlattığınızdan emin olun ki çalıştığınız yer işi yapma kapasitesine sahip olan donanımlı bir yeni çalışan işe alabilsin.

• İnternette araştırma yapın ve benzer işlere öncelik vererek iş tanımı örneklerini gözden geçirin. Hiçbir şirketin iş tanımını kopyalamak istemeyeceğinizden birçok iş tanımı gözden geçirmek kendinizinkini yazma yolunda size yardımcı olacaktır.

“ [İş Ünvanı] İş Tanımı Örnekleri” yazıp aratarak iş tanımı örnekleri bulabilirsiniz ya da şirketlerin son zamanlarda verdiği iş ilanlarına ve pozisyon atamalarına da bakabilirsiniz. Ayrıca insanların işlerinde kazandıkları başarıları nasıl tanımladıklarını görmek için LinkedIn’e de bir göz atabilirsiniz.

Bir diğer seçenek ise Salary.com gibi sitelere kayıtlı iş tanımlamalarını gözden geçirmek. Bütün bu araştırmalar iş analizinizi nasıl şekillendirmeniz gerektiğini anlamanıza ve varsa unuttuğunuz görev ve sorumlulukları hatırlamanıza yardımcı olacak.

• Boşluğu doldurulacak pozisyondaki işin görev ve sorumluluklarını analiz edin. Bir şirket içerisinde iyi yönetilmeyen işler illaki mevcuttur. Bir departmandan diğerine aktarmanız gereken tamamlanmamış vazifeler ya da projeler bulabilirsiniz.

İş analizi yaparken şirketin bütün ihtiyaçlarını gözden geçirdiğinizden ve henüz birine verilmemiş ya da mantıksız bir şekilde dağıtılmış sorumluluklar var mı yok mu incelediğinizden emin olun.

• Aynı iş kollarına sahip diğer şirketlerle araştırma yapıp bilgi paylaşımında bulunun. Bazen şirketler kendi iş tanımları hakkındaki bilgileri diğerleriyle paylaşmaktan memnuniyet duyarlar. Aynı zamanda, maaş incelemesi yapan şirketler sayesinde iş tanımınızı onların açıklamalarına göre şekillendirebilir ve aylık ücret bilgilerini paylaşabilirsiniz. Bununla kalmayıp iş tanımızın neler içermesi gerektiğini bulma konusunda da size yardımcı oluyorlar.
• Boş pozisyon için gereken en önemli sonuçları ya da mükellefiyetleri açıkça belirtin. Bazen görevleri incelemeye o kadar çok dalarsınız ki oluşan sonuçlara göz atmayı unutursunuz. Örnek vermek gerekirse eğer hala eksik bir rapor varsa, bütün verilerin toplanması ve denetlenmesi son inceleme ve eksik rapor olmadan bir işe yaramaz.

Bazen kurumunuz bünyesinde boşluklar tanımlayabilir ve iş tanımı yaparak onları doldurmanın bir yolunu bulabilirsiniz.

Daha çok bilgi topladıkça iş tanımlamanızı yazmanız da gittikçe kolaylaşacaktır. Tatlı bir dille yazma konusunda endişelenmenize hiç gerek yok. Sizin asıl hedefiniz işlevsel bir iş tanımı yapmak olmalıdır. İş tanımınızın kısa ve özlü olduğundan emin olun. Kendinize “ Başka biri bunu okuduğunda, bu pozisyondaki kişilerin gerçekten ne yaptıklarını anlayabilecek mi?” diye sorun.

İş tanımı yazmayı ertelemeyin. İş tanımı, birini işe alırken ya da terfi ettirirken maaş ve tazminatı belirlemede ve işteki fazla mesaiden muaf olabilmek için uygun nitelikleri olup olmadığını değerlendirirken çok işinize yaracak.

 

2- İşçi Çalıştırma Stratejinizi Belirleyin

Yeni çalışanlarınızı dikkat çekici bir öz geçmişe ve adayın son mülakattaki performansına bağlı olarak mı seçiyorsunuz? Eğer öyleyse, yüksek kalitede bir çalışan işe almanızı sağlayacak detaylı inceleme ve işe alma metotlarını kullanma fırsatını kaçırıyorsunuz.

Etkileyici bir öz geçmiş genellikle profesyonelce hazırlanmıştır ya da en azından profesyonelce gözden geçirilmiştir. Pozitif geçen bir görüşme, görüşmeye katılan bütün katılımcıların potansiyel işleri ve çalışanları ile ilgili heyecanlanmalarını sağlar.

Fakat bu adımlar başarılı bir işe alımı garantiler mi? Beklentilerinizi aşacak derece performans sağlayan bir çalışan işe almanıza yardımcı olur mu? Muhtemelen hayır.

Michigan Üniversitesi’nde yapılan bir çalışmada tipik iş görüşmelerinin işteki başarıyı ne oranda öngördüğü araştırıldı.

Bulunan sonuç oldukça şaşırtıcı: Tipik iş görüşmeleri, en iyi çalışanı seçme şansınızı %2’den daha az bir oranda artırıyor. Diğer bir deyişle iki adaydan birini seçmek için yazı tura atmanız (yüzde elli şans), kararınızı iş görüşmesine göre vermenizden ( yüzde iki şans)  daha güvenilir.

Sonuç olarak, size yüksek kaliteli işe alımları sağlayacak olan şeyler neler? İşe alım sürecini bir planlama toplantısı ile birlikte başlatmanız gerekir. Bu işe alım planlaması toplantısında, bu gündemi takip etmeli ve seçeceğiniz yeni çalışanı işe almak için plan yapmalısınız.

Bu toplantıda alınan kararlar, boş pozisyonunuz için başvuran adaylardan her birinin işteki başarı ihtimalini değerlendirirken öz geçmiş ve iş görüşmesinden çok daha fazlasının göz önünde bulundurulduğundan emin olmanızı sağlayacak.

Bu planlamayı e-posta aracılığıyla da yürütebilirsiniz fakat yüz yüze ayarlanan toplantılarla daha iyi sonuçlar alabilirsiniz. Aynı zamanda aynı iş kolu için yeniden birini işe almanız gerektiğinde, çoktan bir işe alma planı oluşturduğunuz için çok daha az zaman harcayacağınızı göreceksiniz.

İşe Alım Planlama Toplantısı İçin Yapılacaklar Listesi:

• Yeni çalışana ihtiyaç duyulan alanı kararlaştırın, iş analizi ve tanımlamasından elde ettiğiniz bilgileri birleştirip geliştirin. Yerinde katılımcılar ile birlikte işe alım planlama toplantısı için zaman belirleyin, en azından İnsan Kaynakları personel alım müdürü ve işe alım müdürü toplantıda bulunmalıdır. Diğer katılımcılar şunlar olabilir: başarılı iş arkadaşları; belki biraz dolaylı yoldan, fakat yine de işle alakalı olarak müdür ve pozisyonun dahili müşterileri.
• Toplantı boyunca yeniden gözden geçirme imkanınız da bulunan iş tanımlamasını ve aynı pozisyonda başarılı bir şekilde çalışmış olan kişileri işe alma sürecinde edindiğiniz tecrübeleri de kullanarak, en önem verdiğiniz nitelikleri ve deneyimleri, eğitimi ve başarılı bir adayda olması gereken diğer karakteristik özellikleri sıraya koyun. Bu sıralama sayesinde, İnsan Kaynakları personel alım müdürü belirlenen karakteristik özellikleri ilan sayfasını yazarken, işi online olarak paylaşırken ve gelen öz geçmişleri incelerken kullanabilecek ( İnsan Kaynakları alım müdürü iş tanımlamasının tamamını kullanacaktır fakat bazı bilgilere öncelik vermesi daha faydalı olur).
• Artık en önemli gereksinimlere öncelik sağladığınıza göre, dahili başvurular da dahil en geniş kapsamlı aday havuzunu oluşturmak için bu pozisyonun reklamının nereden yapılacağını belirleyin.
• Potansiyel çalışanlar ile kimin iş görüşmesi yapacağını ve adayların hangi niteliklerinin ölçüp biçileceğini kararlaştırın. Örneğin, bir görüşmeci teknik becerilere öncelik vermesi gerekirken diğeri kültürel uyuma öncelik verir; bir diğeri müşteri ise müşteri odaklı kararlar alabilir. Görevlendirmeler bir çalışanda aradığınız niteliklere ve karakteristik özelliklere bağlıdır. İş görüşmesini ayarlayın ve süreci takip edin.
• Adaylara yönlendirilecek ön eleme sorularına karar verin.
• İş görüşmesini yönlendirecek olan çalışanınıza görüşme konularını ve sorularını verin. Bu sorular bir durum karşısında verecekleri tepkileri ölçme odaklı olmalıdır. Aynı zamanda senaryolar yazabilir ya da kısa roller canlandırabilir ve ardından adaydan belirli bir sorun üzerinden giderek bu sorunu nasıl çözebileceğini, işteki bir durumu nasıl tatlıya bağlayacağını veya iş gelişim sürecine nasıl katkılarda bulunacağını size anlatmasını isteyebilirsiniz.

Tercihen her görüşmecinin potansiyel çalışanların yeterliliklerini değerlendirdiği alan farklı olmalıdır: kültürel uyum, teknik yeterlilik, deneyim, iletişim yeteneği, kişilerarası etkileşim, vs. vs.

• İşinize en uyun adayı seçmek için test yapmanın size yardımcı olup olmayacağına karar verin. Örnek olarak, müşteriler ile e-posta aracılığıyla iletişim kuracak olan müşteri hizmetleri adayına yazılı bir test vermek isteyebilirsiniz. Veyahut da teknik bir yazardan sizin için bir yazı örneği hazırlamasını veya bir gelişimciden örnek bir iş programlamasını isteyebilirsiniz. ( Seçim sürecinde, bir pozisyon için başvuran her adayın testlerini aynı anda teslim aldığınızdan emin olmanız gerekir; genellikle yalnızla finalistler test edilir.)
• Her görüşmeci, adaylara sorulması gereken soruları görüşme sonrası durum tespitiyle belirlesin. Genelleyici sorulara ek olarak iş görüşmeleri işe alınacak kişide olması gereken, belirlediğiniz en önemli özelliklere adayların sahip olup olmadığını anlayabileceğiniz kilit soruları içermelidirler.

Bu planlama toplantısı ve işe alım aktivitelerinden çıkan sonuçlar, aday seçim sürecinde size oldukça yardımcı olacaktır. İyileştirilmiş işe alım ve seçim süreçleri, kuruluşunuzun işgücünüzü maksimum seviyeye çıkaracak ve başarılı olacak adaylar arasından seçim yapmasını garantiye alır.

 

3- Doğru Çalışanı İşe Alabilmek İçin Bir Yapılacaklar Listesi Hazırlayın

Yüksek kaliteli bir çalışan mı işe almak istiyorsunuz? İster işe aldığınız ilk çalışan olsun, ister birçok çalışanınızdan biri olacak olsun, bu liste işe alım sürecinizi sistematik hale getirmede size yardımcı olacaktır. Bu liste sayesinde yeni çalışan alabilmek için harcadığınız mesainin kontrolünü kolaylıkla yapabileceksiniz.

Bu işe alım yapılacaklar listesi hem işe alım sürecinde hem de süreçteki gelişimleri takip ederken işe alım müdürü ile iletişiminizi sağlayacaktır.

Geri bildirimleriniz ve yorumlarınız, bu işe alım listesini geliştirmede yardımcı olacağı için oldukça hoş karşılanır.

İşe Alım İçin Yapılacaklar Listesi

• Çalışana ihtiyaç duyduğunuz boş ya da yeniden görevlendirme yapacağınız pozisyonu belirleyin.
• Kadro eklemeden bu işi nasıl başarıyla sonuçlandırabileceğinizi yaratıcı bir şekilde düşünün ( yapılacakları geliştirin, yapmanız gerekmeyen işlerden uzak durun, iş bölümünü farklı şekillerde yapın, vs. vs.).
• Personel alım müdürü, insan kaynakları başkanı ve imkan dahilinde çalışma arkadaşları ile birlikte bir işe alım toplantısı planlayın.
• Pozisyon için gerekli kilit özellikleri ve özel nitelikleri, kişisel ve karakteristik özellikleri, çalışanınız olacak kişide aradığınız deneyimleri geliştirin ve öncelik sırasına koyun. ( Bu sıralamayı yapmanız İnsan Kaynakları departmanına iş ilanı oluşturmada yardımcı olacaktır; duyuruyu web sitesinde online olarak yapın ve potansiyel adaylardan gelen özgeçmiş verilerini inceleyin.)
• İnsan Kaynakları departmanının desteği ile birlikte pozisyon için hazırladığınız iş tanımınızı geliştirin.
• Pozisyon için uygun maaş yelpazesini belirleyin.
• Departmanın pozisyonu doldurmak için yeni bir çalışan işe almanın maddi olarak üstesinden gelip gelemeyeceğine karar verin.
• Pozisyon boşluğunu şirket yemekhanesindeki iş ilanları panosunda ve şirketin kurum içi ağında bir haftalık bir süreyle duyurun. Eğer şirket içerinde boş pozisyona başvuran bir aday bulmakta zorlanırsanız, o zaman iş ilanının reklamını aynı zamanda harici olarak da yapmaya başlayın.
• Bütün şirket çalışanlarına haber vermek için bir pozisyonun boşaldığını ve yeni bir çalışan aradığınızı bildiren bir e-posta gönderin.
• Bütün personel yetenekli, nitelikli ve kapsamlı dahili adayları pozisyona başvurmak için desteklemelidir. ( Eğer denetmeni olarak işe alındıysanız, nezaket gereği, mevcut denetmenin onun rapor elemanı desteğiyle göreve gelip gelmediğinizi bilmesini sağlayın.)
• İşe alım denetmeni ve müdürü ya da pozisyon adayı ve İnsan Kaynakları ile birlikte dahili adaylar ile iş görüşmesi yapmak için tarih belirleyin. ( Her iki şekilde de adaylara görüşme süreci için planladığınız zaman dilimini belirtin.)
• Görüşme süresince, her görüşmecinin üstleneceği rolü açıkça belirtin. ( Kültürel uyum, teknik beceriler, müşteriler için hızlı çözümler oluşturma ve tecrübe görüşmecilerinizden değerlendirmelerini istediğiniz eleme şartları olabilir.)
• Görüşmeciler aday değerlendirme formunu doldurmalılar.
• Eğer dahili hiçbir aday pozisyon için seçilmezse, başvuran kişilerle seçilmemeleri hakkında açıkça konuştuğunuzdan emin olun. Mümkünse çalışana yeteneklerini ve niteliklerini geliştirmesinde yardımcı olması için geri bildirim sağlayın. Bu geri bildirimi çalışanınızın kariyer yolunda ilerlemesine yardımcı olacak bir fırsat olarak görün.
• Eğer bir aday pozisyon için seçilirse, adaya yeni iş tanımını ve aylık maaşını içeren bir iş teklifi yazın.
• Adayın mevcut denetmeniyle adayın geçiş sürecini belirleyin.
• Yeniden bir kadro açığı olduğunda bütün bu süreci tekrarlayın.
• Araştırmayı bitirin.
• Eğer nitelikli bir dahili aday başvuru almadıysanız, iş arayışınızı şirket dışı adaylara da açın ( pozisyon boşluğunu hem iç hem dış adaylara aynı anda duyurmadıysanız). Çeşitli adaylardan oluşan geniş bir başvuru havuzu oluşturmaya çalışın.
• Pozisyon boşluğunu sektörde ağızdan ağıza yayın böylelikle aynı zamanda çalışanlarınıza arkadaşlık ve iş ilişkileri bağlantılarının, sosyal ve gerçek dünyalarında ne kadar etkili olduğunu göstermiş olursunuz.
• LinkedIn gibi sosyal medya sitelerinde iş ilanınızı paylaşın. Çalışanlarınızdan da kendi sosyal medya hesaplarında iş ilanını paylaşmalarını isteyin.
• Online reklamın dışında, el ilanı dağıtımı yaptırarak da aday havuzunuzu genişletebilirsiniz.
• Şirketinizin işe alım sitesi de dahil, iş ilan sayfalarında ve gazete bağlantılı web sitelerinde ilan duyurusu yapın.
• Mesleki kuruluş ve dernek sitelerinde de pozisyon boşluğunu ilan edin.
• Üniversite kariyer merkezleriyle konuşup kariyer günlerine katılın.
• Dönemsel olarak yardımcı ajanslarla bağlantı kurun.
• Nitelikli adaylardan oluşan bir havuz oluşturabilmek için yapabileceğiniz diğer şeyler üzerinde kafa yorun.
• İşe alım süreci öncesi harcadığınız efora bağlı olarak oldukça kaliteli bir aday havuzu oluşturabilirsiniz. Aday havuzunuzu pozisyon boşluğu oluşmadan önce de oluştursanız veyahut da oluşturmaya yeni başlamış da olsanız fark etmez, önemli olan nitelikli adayların bulunduğu bir havuz oluşturabilmektir.
• Her adaya öz geçmişinin incelemeye alındığını bildiren bir e-posta yollayın. Yalnızca bu konu hakkında bilgilendirme yapın. Başka konulara değinmeyin. ( Başka konular hakkında bilgi verilecek yazılan bilgilendirme e-postaları bir zamanlar işverenler arasında oldukça popülerdi fakat bu şekilde bir e-posta yazmak yasal sorunlarla başınızı derde sokacaktır: Eğer bir aday diğerlerine göre pozisyon için daha uygun görünüyorsa, onunla bir görüşmesi yapmak için tarih belirleyin. Eğer iş olmazsa, ortaya çıkabilecek diğer iş fırsatları için adayın öz geçmişini bir yıl sürecince saklayın.)
• Boş pozisyon için birçok başvuru aldığınızda, öncelik verdiğiniz nitelikleri ve belirlenen kriterleri göz önüne alarak öz geçmişleri ve/ veya iş başvurularını görüntüleyin. Potansiyel çalışanlarınızı inceliyor olduğunuzdan özgeçmiş teyit mektubunun önemli olduğunu unutmayın.
• İnsan Kaynakları personelinin ve işe alım müdürünün alınan başvuruları incelemesinden sonra, adayların kısa bir listesini oluşturun.
• Yeterlilikleri pozisyon için uygun olan, yaptığınız kısa listedeki adaylarla bir telefon görüşmesi yapın. Eğer başvuruda belirtilmemişse, önerildiği üzere, aday ile maaş isteği üzerine konuşup karara varın. ( Unutmayın ki, gittikçe sayısı artan yetkililer bu görüşmeleri illegal olarak gerçekleştiriyor, bu nedenle konuşmalarınızın kanunlara uygun olduğundan emin olun.)
• Yeterliliği olan ve maaş isteğini karşılayabileceğiniz adaylarla, işe alım müdürü ve İnsan Kaynakları temsilcisinin de katıldığı, yüz yüze veyahut da telefonla olacak şekilde ilk iş görüşmesini ayarlayın. Her durumda, görüşme süreci gelişiminin ne kadarlık bir zaman diliminde olacağından adayları haberdar edin.
• İş görüşmesine geldiklerinde adaylardan resmi iş başvuru belgesini doldurmalarını isteyin.
• İş tanımını yeniden gözden geçirebilmesi için adaya bir kopyasını verin.
• Ön eleme görüşmelerini adayların kuruluşunuz ve ihtiyaçlarınız hakkında bilgi sahibi olma şansını yakaladığı ve durum değerlendirmesi yapabileceği şekilde ayarlayın.
• Görüşme yaptığınız her için başvuru değerlendirme formu doldurun.
• Hangi adayı ( varsa) ikinci görüşmeye çağıracağını belirlemek için toplanın.
• İş görüşmesinin ikinci raunduna katılması uygun olacak kişileri ayarlayın. Bunlar adayın potansiyel çalışma arkadaşları, müşteriler, işe alım müdürü ve İnsan Kaynakları departmanı olabilir. Yalnızca işe alım konusunda karar vermede etkili ve söz sahibi olabilecek kişileri görüşmeye dahil edin.
• İlave görüşmeler ayarlayın.
• Görüşme süresince, her görüşmecinin üstleneceği rolü açıkça belirtin. ( Kültürel uyum, teknik beceriler, müşteriler için hızlı çözümler oluşturma ve tecrübe görüşmecilerinizden değerlendirmelerini istediğiniz eleme şartları olabilir.)
• Adaylar pozisyon için gerekli gördüğünüz herhangi bir sınava tabi tutulabilir.
• Görüşmeciler aday değerlendirme formunu doldurmalıdırlar.
• İnsan Kaynakları, finalistlerin ( boş pozisyon için iş teklifi yapmayı düşündüğünüz kişilerin) referanslarını, geçmiş sorgulamasını ve diğer doküman ve belgeleri değerlendirmelidirler.
• Nitelikleri konusunda sahtecilik yapan ya da geçmiş sorgulamasında sorun çıkan adaylar elenir.
• Tüm iş görüşmesi süreci boyunca, İnsan Kaynakları ve müdürler, hangisi uygunsa, e-posta ve telefon yoluyla en yeterli adaylar ile bağlantı halinde olmalıdırlar.
• Kuruluşunuzla herhangi bir işe adayı işe almak istenip istenmediğini konusunda fikir birliğine varın ( resmi olmayan tartışmalar, resmi tartışma toplantıları, İnsan Kaynaklarının röportaj yapanlar ile görüşmeleri, aday değerlendirme formları, vs. şeyler aracılığıyla). Uyuşmazlık olursa, son kararı işe alım müdürü vermelidir.
• Herhangi bir aday uygun değilse, aday havuzunu yeniden gözden geçirmeye ve eğer gerekirse aday havuzunu yeniden geliştirmeye başlayın.
• İnsan Kaynakları ve işe alım denetmeni, işe alım müdürü ve departmanın bütçe onayı ile birlikte adaya iş teklifinde bulunsunlar ( Bu faktörleri birine iş teklifi yapmadan önce her zaman göz önünde bulundurun.).
• Aday ile birlikte önerilen işin aylık ücreti ve belirlenen şartlar hakkında rahatça konuşun ve iş teklifi ile ilgilenip ilgilenmediğini öğrenin. Adayın çalıştığı pozisyona bağlı olarak, geçiş sorgulaması ve sağlık taraması uygulamalarına katılacağından ve Gizlilik ya da Rekabet Etmeme Anlaşması imzalamayı kabul ettiğinden emin olun ( Bu belgeler iş başvurusunda imzalanmış olmalıdır.) Süreç ilerlerse, iş teklif mektubunu gönderin. Aynı zamanda iş teklifini yapmanın kontrollerin eksiksiz olmasına bağlı olduğunu da unutmayın.
• Fikir ayrılıkları olursa, kurum ve adayı anlaşmaya ulaştırabilecek tartışmaya açık faktörlerin olup olmadığını araştırın. Mantıklı bir müzakereden beklenen şudur: şirketten devamlı olarak daha fazlasını isteyen aday, şirketin işe almayı düşünmemesi gereken bir aday olmalıdır.
• Eğer tartışma sonucunda adayın uygun olduğu fikri çıkarsa, İnsan Kaynakları işe alım müdürünün pozisyon, mevki, maaş resmiyeti, alt- üst ilişkileri, denetleme durumları ve diğer herhangi bir imtiyaz durumu ya da adayın istediği veya şirketin vaat ettiği şeyler dahil belirttiklerini dikkate alarak bir teklif mektubu hazırlar.
• Teklif mektubu, iş tanımı ve Gizlilik ya da Rekabet Etmeme Anlaşması adaya sunulur.
• Aday, işi kabul etmek için teklif mektubu belgesini imzalar veyahut da pozisyonu reddeder.
• Aday teklifi imzalarsa yeni çalışanın işe başlangıç tarihi ayarlanır. İş teklifinizi kabul ettikleri dakika da yeni çalışanınıza tebrik ve hoş geldin dileklerinizi sunun.
• Aday teklifi imzalamazsa, aday havuzunuzu yeniden gözden geçirmeye ve gerekirse aday sayınızı artıracak işlemleri yapmaya başlayın.

 

4- İşe Almak İçin Doğru Kişiyi Bulmak

Yetenekli çalışanlar mı arıyorsunuz? En iyi çalışanları bulabilen en zeki işverenler, yeni bir elemana ihtiyaç duymadan önce potansiyel adaylardan oluşan yüksek kaliteli bir aday havuzu oluştururlar.

Onlara ihtiyaç duymadan önce potansiyel adaylarınızla ilişkilerinizi ilerletebilirsiniz. Bu fikir, mevcut bir pozisyon boşluğu oluştuğunda büyük bir aday havuzundan işe alım yapabilme konusunda size yardımcı olacaktır.

Yetenekleri adaylar havuzunu geliştirmenin ve iyi çalışanları işe alabilmenin en esaslı yollarını keşfetmek için yazıyı okumaya devam edin.

Bu adımları uygulamaya ne kadar erken adapte olursanız, gelecek yetenek savaşlarına o kadar iyi hazırlanmış olursunuz. Yetenekli aday havuzunu genişletmenin en iyi yollarını keşfetmek için okumaya devam edin.

İdeal Adayı İşe Alma

Potansiyel çalışanlarınıza, başvuracakları pozisyonun eksiksiz koşullarını açıklayan bir iş tanımlaması gayet yararlı olacaktır. Daha da faydalı olan şey ise dahili olarak iş tanımlamasını ve ideal adayınızın davranışsal özelliklerini belirlerken geçirdiğiniz süreçtir.

Benzer ya da aynı pozisyonda çalışmakta olan, en iyi donanımlara sahip insanlardan oluşan bir ekip oluşturun ve buna işe alım müdürünü de dahil edin.

Anahtar sorumlulukları ve pozisyon faaliyetlerini belirten bir iş tanımlaması geliştirin. Sonra, ideal adayınız olacak kişide aradığınız davranışsal karakteristik özellikleri açıklayın.

Son olarak, beş-on arası maddeden oluşan, öz geçmişleri gözden geçirirken öncelik vereceğiniz kilit sorumluluklar ve karakteristik özellikleri içeren bir liste yapın. Telefon görüşmelerini yapın ve son olarak iş görüşmesi yapacağınız adaya soracaklarınızı hazırlayın.

Çok fazla efor sarf edecekmişsiniz gibi mi geldi? Eh, biraz öyle olacak. Fakat e-posta ya da iş planlaması toplantısı aracılığıyla bütün bunları ayarlarken, şirketinize almak istediğiniz ideal adayınızın özelliklerinin neler olması gerektiği hakkında çok daha net bir şekilde fikir sahibi olacaksınız.

İşe Alacağınız Adayları Bulmak İçin Çalışanlarınızın İş Bağlantılarından Yararlanın

Pozisyon boşluğu ya da olası muhtemel boşluk hakkında her çalışana ağızdan ağıza haber yayın. Böylelikle çalışanlarınız genellikle arkadaş ve iş bağlantılarını kullanarak uygun aday arayışı içine girerler.

Sosyal ve profesyonel bağlantıların online olarak yapıldığı bu çağda, siz ve çalışanlarınız potansiyel adaylarınızdan anında binlerce hatta on binlerce kişiyle bağlantı kurabilme şansına sahipsiniz. Bu potansiyel kitleden, eğer birkaçını saymak gerekirse Facebook, LinkedIn ve Twitter, vs. kullanarak yararlanabilirsiniz.

Tıpkı müşterilerinizde olduğu gibi, potansiyel adaylarınızla görüşmek ve tanımaya başlamak için standlar oluşturun. Çalışanlarınızı yüksek potansiyelli adaylardan kartvizit alma ve onlarla ilişkilerini geliştirme konusunda yüreklendirin. Ve bütün yükü çalışanlarınıza yüklemeyin; kendi sosyal bağlantılarınızı, yönetim kurulunu, sermayecileri ve akademik bağlantılarınızı kullanarak sizde yeni bir çalışan bulmada onlara yardımcı olun.

Bazı şirketler doldurulması zor pozisyonlar için elemanlar bulan çalışanlarını nakit ile ödüllendirir. Bütün boş pozisyonları ilan etmek, şirket toplantılarının başlangıcında duyurmak ve şirket üyeleriyle büyüme planlarını paylaşmak mesajınızı hızlıca yaymada size yardımcı olacaktır.

Başvuru Almak İçin İş Bağlantıları, Ortaklıklar ve Ticaret Gruplarından Faydalanın

Çalışanlara endüstri gruplarına, konferanslara ve ticari gösterilere katılmaları ve bağlantılar kurmaları için ücret ödeyin. Düzenli olarak endüstri liderlerinden ve müşterilerinizden, meslektaşlarınızdan, çalışma arkadaşlarınızdan ve günlük arkadaşlarınızdan oluşan potansiyel çalışanların ana listesini oluşturun.

Düzenli ve sistemli olarak bu kişilerle bağlantı halinde olmak için bir plan yaratın. İş tanımınızı mektup, e-posta, internet ya da faks yoluyla onlarla paylaşmak için hazırlıklı olun.

Başarılı hiçbir öncünün peşini bırakmayın.

Geniş kapsamlı telefon bağlantıları kurun. Uygun bir pozisyonunuz olmadan önce insanlarla görüşmeler yapın. Potansiyel çalışanların, müşterilerin ve günlük olaylar ile ilgilenen diğer kişilerin şirketin gelişimi ve etkinlikleri ile ilgili haber alabileceği periyodik bir kurumsal haber bülteni oluşturmayı bile düşünebilirsiniz. Bu haber bültenini dağıtmak için online ve/ veya posta dağıtımını kullanabilirsiniz.

Başvuru Almak İçin Web Sitenizi Kullanın

Şirket web siteniz “ Bize Katılın” bölümünde potansiyel çalışanlarınıza şirketinizin vizyonu, misyonu, değerleri ve kültürü hakkındaki bilgileri güzelce anlatabiliyor mu? Çalışanlarınızın sizin için ne kadar değerli oldukları mesajını veriyor musunuz?

Kaliteden ödün vermemeye ve müşterilerinize olan bağlılığınızı ifade ediyor musunuz? Eğer etmiyorsanız, yüksek kalitede potansiyel iş adayı başvurusu almanızı sağlayacak en önemli araçlarından birini kullanma fırsatını kaçırıyorsunuz.

Uygun pozisyonlar ile ilgili tipik, kuru kuru yazılmış iş ilanları yerine, endüstri içerisinde sizi diğerlerinden ayıracak olan bu bilgileri ve vizyonu şirketiniz web sitesi bünyesinde bulundurmalıdır.

İş ilanlarınız öyle bir özellikle parıldamalı ki potansiyel adaylar “ Bu şirket tam göre.” diye düşünmeli. Adayların dikkatini çektikten sonra, ileride oluşabilecek boş pozisyonları da göz önünde bulundurarak, adaylara özgeçmişlerini kolayca gönderebilecekleri bir yol sağlamanız gerekir.

Bir istemci web sitesi “ Başkanla Konuşun” linkine sahip ve inanın bana insanlar bunu yapıyorlar. Bu davet sayesinde sürekli olarak binlerce öz geçmiş ve iletişim bilgileri alıyoruz ve hatta imal müdürü bile iletişim bilgilerini buradan paylaştı ve bu sayede işe alındı.

Bir diğer ilan yolu da sıklıkla başvuru alan pozisyonlar için genelleyici bir pozisyon tanımlaması yapmaktır. İnsanlar buna da karşılık veriyorlar.

Yüksek kalitede adaylardan iş başvurusu almak için ek fikirlere mi ihtiyacınız var? İşte sizlere adayları işe alma sürecinde kullanabileceğiniz diğer tavsiyeler:

İlgili Adaylarla Sıklıkla Bağlantı Kurmayı Sürdürün

Potansiyel adaylarınızı öz geçmişlerini yolladıktan sonra sizden bir daha haber almamaları gibi bir durumla karşı karşıya bırakmayın. Ayrıcalığı olan birkaç kişiyle ilişkinizi geliştirmek için harcadığınız zaman sonucu kazandığınız momentumu kaybedebilirsiniz. Tıpkı öncesinde önerdiğim gibi, çalışanların iş ağı ve mesleki bağlantılar ile birlikte adaylarla olan ilişkilerinizi besleyin ve devam ettirin.

İlgilenen adaylara şirket haber bültenine ulaşım olanağı tanıyın; yalnızca adaylara özel bir mini haber bülteni yazma üzerinde düşünün. Bireylere şirketinize olan ilgilerinden dolayı teşekkürler sunarak tüm web site önerilerini yakından takip edin.

İş boşlukları ile ilgili periyodik olarak güncelleme yollayın. Potansiyel adayınızı yakınlarda olduğu sırada kurumunuzu ziyaret için çağırın. İlgili kişilerle profesyonel ve süregiden bağlantınız işe alım konusundaki başarınızı garantileyecektir.

Başvuran Adayların En Çok Rağbet Gösterdiği Patron Haline Gelin

Kuruluşunuza ya da işinize katılmayı kabul etmeden önce potansiyel bir adayın neleri göz önünde bulundurabileceğini düşünün. İstikrarlı gelir kazanıyor ve gittikçe büyüyor musunuz? Çalışanlarınıza karşı tutumunuz cana yakın mı? Misyonunuz işe en çok almak istediğiniz adaylarınki ile uyuşuyor ve/ veya kalplerini çalabiliyor musunuz?

Yeni çalışanınız size katıldığında kendini büyük bir şeyin parçası gibi görebilecek mi? Kurumunuz çalışanlarınızın yetenekleri geliştirecek ve onlara zorlu görevler ile karşı karşıya gelecekleri ve profesyonel olarak gelişimlerini sağlayacakları heyecan verici deneyimler sağlayacak mısınız?

Eğer bu sorulara olumlu cevaplar verebiliyorsanız, bu durum ile ilgili mesajı işe alım sürecinizin her alanında verip vermediğinizi inceleyin. Seçilen bir patron olmak istiyorsanız, o şekilde davranmalısınız. Ayrıca, bu konulardaki kararlılığınızı olası çalışanlarınıza mutlaka belirtmelisiniz.

İnsanlar telefon aramalarına hızlı bir şekilde geri dönülüp dönülmemesi gibi şeyler küçük görünebilir fakat insanlar böyle şeyleri büyük görüp önemsiyor. Bütün görüşmeciler aynı soruları tekrarladığında bunun farkında oluyorlar veya yanıtlarınızdan özgeçmişlerinin incelenip incelenmediğini anlayabiliyorlar.

Başka birisi işe alındığında, alınmayan adaylar bilgi verilmesi için aranmaktan hoşnut olurlar. ( Tabii ki görüşme yaptığınız kişilere yine de mektup yollamanız gerekir, fakat resmi olmayan bu yolda kabul edilebilir.) Sizinle e-posta yoluyla bağlantı kurabilme şansları olduğunda kendilerini hoş karşılanmış hissederler.

Ek olarak, rağbet gören bir patron olmanız inşa ettiğiniz ün ile birlikte en güçlü yetenekleri çekmenizi sağlayan çok kullanışlı bir araçtır.

İnternet Aracılığı İle Adayları İşe Alın 

İnternet, kurumsal web sitenizin dışında, patronlar, potansiyel çalışanlar, dernekler vb. genel olarak kullanışlılığı açısından gelişme dönemindedir. Mükemmel adayları bulmak ve çekebilmek için interneti nasıl kullanmanız gerektiğini öğrenin. İşte üzerinde düşünebileceğiniz seçenekler şunlar:

Profesyonel dernek ve kuruluş web sitelerinde pozisyon boşluklarınızı paylaşın. Bu web siteleri içerisinde yerel derneklerin web siteleri ya da işinizle bağlantı olabilecek herhangi bir dernek de yer alabilir.

İş ilanlarınızda kuruluşunuzun vizyon ve avantajlarını gözler önüne serdiğinizden emin olun. Etkileyici ilanlar şirketinize çalışmak için heyecan verici ve karlı bir imaj verebilir ve aynı zamanda insanların firmanıza katılma isteğini artırır.

Personel Müdürlerini ve Yetenek Avcılarını Kullanın

En iyi firmalar yapmanız gereken çoğu işi sizin yerinize yapabilir ve aday havuzunuzu genişletebilir. Yeni çalışanınızın yıllık kazancının % 25-30’ unu firmalara ödemeye hazır olun. Fakat bazı pozisyonlar ve iş kolları için, departmanınızın harcadığı zaman ve muhtemel başarısız arayışlar için harcanan zamanı düşünürsek bu ücret ödenmeye değer.

Ek olarak, personel müdürleri zaten gelişmiş bir aday havuzuna sahiptir. Arayışınız süresince deneyimli bir çift göz ile size yardımcı olacaklardır. Bazıları işinde oldukça iyidir. Yakınlarda bir personel müdürü ile tanıştım ve ona hemen orada müşteri hizmeti sağlayan bir şirkette satış işinde önerdim. İnanın bana o kadar iyiydi ki onu şirketlere harika çalışan adayları bulurken hayal edebiliyorum.

İşe Alım İçin Özel Firmaları ve Dönemsel Ajansları Kullanın

Birine bir şans vermek gibi düşünerek ya da uzun vadede gerekli olacağından emin olmadığınız pozisyonlar için geçici personel kullanmayı düşünebilirsiniz. Geçici çalışanlar iş döngüsünü korumak adına oldukça yararlı tampon bölge görevi görebilirler böylece bütün çalışanlarınız eksik bir pozisyon yüzünden kötü etkilenmez ve enerjileri düşmez.

Dönemsel firmalar, belirttiğiniz özelliklere uygun çalışanlar bularak memnuniyetinizi garantilerler. Cüzi bir ücret karşılığında, çalışanlarınızın deneme, sağlık kontrolü, referans ve geçmiş kontrolü ve yapmaları gereken diğer şeylere harcayacakları vakitten tasarruf edebilirsiniz. Kişisel iş görüşmeleri haricinde, seçilmiş bir çok adayla görüşmeden önce onlar benim için bu adayları ve görüşmeleri ayarlıyorlar.

Ek olarak, tıpkı yetenek avcıları ve personel müdürleri gibi firmalarda da sizin ihtiyaçlarınızı anlar hale gelirse, sizin kriterlerinize uyacaklarına inandığı yetenekli adayların arayışına girer ve size önerilerde bulunurlar.

İdeal Adayınızın Nerede Yaşadığını Keşfedin

İhtiyaç duyduğunuz adayların neler okuduğunu belirleyin; hangi web sitelerini ziyaret ettiklerini araştırın; okudukları endüstri magazin ve gazetelerini saptayın.

Favori haber kaynaklarını, forumlarını, tartışma gruplarını ve sosyal bağlantılarını kurdukları yerleri belirleyin. Diğer bir deyişle yetenek havuzunuzun en iyileri ve mevcut çalışanlarınız arasında en iyi yüzde onluk kısma girmiş kişiler ile ilgili bulabildiğiniz her şeyi bulun.

Bu bilgileri özgeçmişleri gözden geçirirken ve tabii ki etkileyici görüşme soruları hazırlarken kullanın.

En önemlisi, bu bilgileri açılış ve toplantılarda yaratıcı ve eğlenceli işe alım stratejileri geliştirmek üzere kullanın. İşe almak istediğiniz kişilerden oluşan grupların yanına oturun ve yetenek havuzunuzdan her pozisyona uygun birini ayarlayabilme amacıyla farklı yollar keşfedebilmek için beyin fırtınası yapın.

Gayet resmi olan gazetelerde gördüğüm komik ilanlar da bu örneklerin içinde olabilir. Abartısız olarak söylüyorum reklam sayfadan dışarı çıkacak gibi görünüyordu çünkü çok fazla dikkat çekiyordu. ( İlanda bir reklam ajansı için üretken biri arandığı yazıyordu; Harika bir aday bulduklarına bahse girebilirim.) Ben bir kitapçıda gezerken, personel olarak işe alınmıştım. İnsanlar ticaret fuarlarında standlarını gezen kişilere de iş teklifinde bulunabilir.

İşe Alım İle İlgili Son Bir Fikir Daha: Reklam

İşte mükemmel çalışanları işe alabilmek için bonus bir fikir daha: Kuruluşunuzun haber yayın organlarında, yazılı olarak, televizyonda, radyoda ve online olarak yapılan reklamı başvuru alabilmeniz yolunda oldukça önemlidir. Birkaç iyi söz, ilginç bir yazı yada kuruluşunuzun misyonunu yansıtacak küçük bir ışık ile birlikte potansiyel çalışanlarınız size gelmeye başlayacaktır. Ve bu, benim düşünceme göre, aday havuzunuza harika yetenekte kişiler katabilmenin en iyi yoludur.

İşe alım fikirlerinin sonu yoktur ve sürekli olarak değişirler fakat kurumunuz en yetenekli kişileri işe aldığında harcadığınız zaman sarf ettiğiniz efora değecektir.

 

5- Öz Geçmişleri ve Yeterlilik Belgelerini Dikkatlice Gözden Geçirin

Gözden geçirme işlemi adayın başvurusu yollamasından önce başlar. Bir başvuruyu gözden geçirmek iş tanımı ya da rol profili incelemekle başlar ve böylece işin hangi şartları gerektirdiğini açıkça anlayabilirsiniz. Etkili bir iş tanımı içerisinde işiniz için aradığınız adayda olması gereken yeterlilik ve deneyimi bulabilirsiniz. Görev için belirlediğiniz nitelik ve deneyimi kullanarak, online ve normal olarak verdiğiniz iş ilanlarınızı geliştirin, kurumsal web sitenizde bu ilanları paylaşın, insanların başvuru yapabilmesi ve bağlantı kurabilmesi için uygun hale getirin.

Maaş Yüzdesini Belirleyin

Piyasa araştırması ve elinizde olan diğer araştırma metotlarını kullanarak maaş yüzdesini belirleyin. İyi adayların çoğu şirketiniz için zaman harcamadan önce sizden maaş dilimi hakkında bilgi alacaktır. En iyi adayları kaybetmemek adına onları uygun bir şekilde cevaplamaya hazır olun.

Bu konu İnsan Kaynaklarında çalışanlar için uzun vadede uğraş gerektiren bir konudur. Fakat aynı zamanda adaylarınıza saygılı bir muamele gösterebilmek için gereklidir. En yetenekli potansiyel adaylarınız maaş yüzdesini bilmeden iş başvurusu için zamanlarını harcamayacaklardır.

Ana Yeterlilik Listesi ya da Aday Profili Geliştirin

Bu işlem ile birlikte faaliyete geçmeye başlayacaksınız. Bu işlem İnsan Kaynakları personeli ve işe alım müdürünün bütün bu bilgileri özetlemesinden oluşur. En önemli aday seçim kriterlerinizi içeren bir liste yaratın. Bu işlem genellikle aday profili olarak adlandırılır. Şunları listelemek isteyebilirsiniz:

• Anahtar karakteristik özellikler ya da nitelikler,
• En önemli beceriler,
• En gerekli deneyim,
• Arzu edilen eğitim seviyesi,
• Aday seçiminde öncelik vereceğiniz diğer önemli faktörler.

İşte şimdi iş tanımınızı reklam, iş ilanı ya da web sitenizde öne çıkardığınız bir yazıyı hazırlarken size yardımcı olacak bir listeye indirgediniz.

Bu liste oluşan boşluğu doldurmak için başladığınız aday arayışınızın özüdür.

Bu aday profili en gerekli deneyimlerin, becerilerin, niteliklerin ve eğitimin listelenmiş halidir. Ve ayrıca öz geçmişleri gözden geçirmek için oldukça önemlidir. Başvuru gözden geçirme süresini kontrol altında tutmanızı ve özgeçmişi gözden geçirirken ve sonrasında adayları karşılaştırırken kullanabileceğiniz uygun kriterleri sağlar. Bunların yanı sıra, bu liste aynı zamanda adaylar ile gerçekleştirdiğiniz ön elemelerde ve yüz yüze görüşmelerde kullanacağınız soruların kaynağını da oluşturur.

İş İlanı Örneği

Aşağıda, aranan ana nitelikler baz alınarak oluşturulmuş bir güncel iş ilanı var. Adayların niteliklerine özellikle değinildiğine dikkat edin.

“ Pazarlama Uzmanı

Ödüllü, …… ve ….. alanlarında global lider A Şirketi, motivasyonu yüksek, ileri görüşlü; satış stratejilerini ve web site içeriklerini geliştirecek, reklam tasarımı yapacak ve genel olarak pazarlama bölümündeki işlere destek verecek bir pazarlama uzmanı arıyor. Başarılı bir aday, pazarlama alanında lisans sahibi ve reklam, web site geliştirme ve internet aramaları konularında 1 ile 3 yıl arası deneyim sahibi olmalıdır.

Başarılı aday bizim için son derece enerjik, yaratıcı, müşteri hizmetlerinde yönlendirici, güzel yazı yazabilen ve aynı zamanda Adobe Photoshop ya da Illustrator gibi dizayn programlarına aşina bir kişidir.

A Şirketi sizlere rekabetçi bir maaş ve cömert bir ek ödeme paketi sağlar. Lütfen İnsan Kaynakları Personel Müdürüne özgeçmişinizi maaş beklentiniz ile birlikte gönderin.”

Bu ilan başvuru almanızı ve potansiyel adaylarınızı değerlendirmenizi sağlar. İş ilanları sayesinde aradığınız donanımlı adaydan daha az nitelik sahibi biriyle anlaşma yapmamayı garantilemiş olursunuz. Veyahut da belki şans eseri market araştırmaları yaparken, aradığınız niteliklere sahip adaya az fiyat biçtiğinize karar verebilirsiniz.

Son zamanlarda Planlama ve Zamanlama Denetmeni arayışlarında, örneğin, seçecekleri adaya yıllık altmış bin lira ödemek isteyen bir imalatçı şirket, işe almayı umdukları nitelikli kişiyi etkileyemediklerini fark etti. En yetenekli adaylar, yıllık 75 bin liralık bir maaş isteğini çoktan başvurularına ve ön bilgilendirme yazılarına eklemişlerdi.

Bütün bu bilgiler başvuru daha hızlı bir şekilde gözden geçirmenize yardımcı olacaktır. Bu bilgiler ve yaptığınız hazırlıklar aldığınız başvuruların tamamını, seçtiğiniz en uygun birkaç adaya indirgemenizi sağlayacaktır.

Başvuruları Gözden Geçirmek İçin Hazırlanma

İş başvurularını gözden geçirmek için hazırlanma, adayların başvurularını inceleme gibi ciddi bir işin üstesinden gelmenizi kolaylaştırır. Mümkün olduğu kadar çok zaman tasarrufu yapmanızı sağlar. Başvuru incelemenin bir bölümü de bir adayın nitelik ve yeterliliklerini listenizde olan diğer bir adayla karşılaştırmaktır. Ek olarak, elektronik başvurular ve iş başvurusu kabul eden işe alım siteleri sayesinde, özgeçmiş görüntüleme de yeni bir dönem başladı.

Başvuru görüntüleme de kullanılan bazı geleneksel cihazlar eskiden olduğu gibi dosya yükünü kaldıramıyor. Tabii bu durum yazılan malzemenin kalitesine, dökümanın dizaynına ve belgelerin ulaştığı zarfa da bağlı olabilir. Uygulanabilirliği devam eden postalanmış başvurular, özellikle de ilan tahtalarındaki iş başvuruları formatlarını kaybedebilir ve bu nedenle elektronik cihazlar için uygunsuz hale gelirler.

Tipik bir web sitesi iş başvurusunda, bir form doldurursunuz ve böylece şirket bir butona basarak sizin başvurunuza ve ön bilgilendirme mektubunuza ulaşabilir. Müdürler bu başvuruları online olarak okuyabilir ve inceleme komisyonuna bir linkini gönderebilir. Bazı müdürler ve inceleme yapanlar hala başvuruları yazdırmaya devam ederken; bazıları da direkt online olarak okuyor.

Bazıları da iş başvurularını asla modası geçmeyen belli tekniklere göre okurlar. Örneğin, düzgün hecelemeye ve yazım kurallarına dikkat etmek gibi. Başvuruyu ilk olarak ve hızlıca gözden geçirirken adayınızın detaylara olan dikkati ve inceliğine karşı hissettiğiniz genel izlenimi dikkate almalısınız.

Öz geçmiş gibi başvuru belgelerinde dikkatsizce hatalar yapan potansiyel adaylar, daha özenli adayların hak ettiği ilginin yanına bile yaklaşamazlar. Adayın başvurusunu gözden geçirmenin ilk izlenim olduğunu düşünürsek, bunlar başvuruları görüntülerken asla atlamamanız gereken detaylardır.

Başvuru Görüntüleme Adımları

İsteğe bağlı ön bilgilendirme mektubunu okuyun. Özellikle kusursuz tanıtım, düzgün heceleme, yazım kuralları ve adayların detaylara verdiği önemi inceleyin. Bir ön bilgilendirme mektubu yok mu? Elektronik başvuruların bazı şeyleri spam olarak algılayıp engellemesi de bu işin kötü tarafıdır. Sayılamayacak kadar çok, çoğu vasıfsız, başvuru almak her iş ilanında rastlanan bir durumdu. Tüyo ister misiniz? Ön bilgilendirme mektubu yazmayanlar genellikle vasıfsız adaylardır.

Not etmeye değer bir şey de şudur ki başvuru yapanlara verilen öğütler son yıllarda oldukça değişti. Ön bilgilendirme mektubunun hala başvurunun önemli bir parçası olup olmadığı ile ilgili anlaşmazlıklar mevcuttur. Ön bilgilendirme formu tarafları bunun sahip olunan yeteneklerin aranan işe oldukça uygun olduğunu göstermek için harika bir fırsat olduğunu savunuyorlar. Sonuç olarak, hangi tarafta olursanız olun iş başvurularını incelemeye bu yolu izleyerek devam edin.

Adayın genel izlenimini yakalayabilmek için başvuruyu detaylıca inceleyin. Bir bakışta işe almak istediğiniz adayın beklentilerinize, aradığınız deneyimlere ve niteliklere uyup uymadığını anlamak isteyebilirsiniz. Özellikle kusursuz tanıtım, düzgün heceleme, yazım kuralları ve adayların detaylara verdiği önemi inceleyin. Yazdırılan başvuruların “ his” testini geçmiş olması gerek.

İlk gözden geçirmenizde, bulunması kolay niteliklere bakın. ( Örnek olarak, adayın bir üniversite diploması var mı?) Eğer kolay bulunan niteliklerden yoksunsa başvuruyu yok edin ya da ileride olabilecekler yığınına ayırın ya da elektronik dosyanıza ekleyin.

Adayların çalışacakları işten beklentilerini belirttikleri tanım kısmını okuyun. Bu betimleme sizin işiniz ile uyuşuyor mu ya da dünya üzerinde bulunan herhangi bir işi tarif ediyor mu? Örneğin, genellikle reddedilen başvurularda şunlar yazar: “ Gelişim için fırsatlar sunabilen ileri düşünceli bir patron ile birlikte yeteneklerimi kullanabilmem için zorlayıcı imkanlar sağlayabilen bir iş arıyorum.” Dürüst olmak gerekirse, başvuruyu geçebilmek için bu tip genellemelerin olduğu bir yazıdan çok dahasına ihtiyaç vardır.

Nitelik ve deneyimlerin açıklandığı özetleyici bir yazı arayın. Eğer aday zaman harcamış ve sizin için bunların bir özetini çıkarmışsa, bu sayede rol profiliniz için aradığınız karakteristik özellikleri hızlıca görebilirsiniz. Bu tip başvurular bir daha görüntülenecekler dosyasına alınırlar.

Aynı zamanda adayların bundan çok çok daha fazlasını tanımlamaları gerekir. Büyük çaplı kurumlar başvuruları veri tabanı kullanarak incelerler. Boş pozisyon olduğunda, başvurular uygun anahtar kelimeler ile taratılır. Bu nedenle anahtar kelimelerin ulaşılması kolay olması önemlidir.

Adayın önceki patronlarını ve belirtilmiş deneyimlerini, başarılarını ve maaşlarını inceleyin. Bu noktada adayın özgeçmişi ve istekleriniz arasındaki karşılaştırmadan işe yarar bir sonuç çıkması gerekir. Karşılaştırmadan sonra sorunlar ortaya çıkmazsa başvuruyu yeniden görüntülenecekler dosyasına ekleyin.

Başvuru incelemenizin bu kısmındaki tehlikeli nokta özgeçmişte ve ya ön bilgilendirme mektubunda ortaya çıkabilecek açıklanamaz şeylerdir. Bunlar iş uyuşmazlıkları, gittikçe azalan iş sorumlulukları, düşüşe geçen ya da yanlış yollara sapan bir kariyerin göstergeleri, birçok işte kısa süreli çalışmış olma ve kariyer alanını çoğu kez değiştirmiş olma gibi şeyler olabilir.

Seçilen başvuruları kriterleriniz ile ve birbirleri ile karşılaştırarak yeniden gözden geçirin.

Nitelikleri uygun görünen adaylar ile telefon görüşmesi yapın ve ilk incelemeyi geçmiş olan adaylar ile iş görüşmesi için takvim belirleyin.

Ne kadar çok başvuru incelerseniz inceleme beceriniz o kadar gelişir. Pratik ile birlikte yirmi hatta on saniyede bir başvuru inceleyebilecek duruma gelebilirsiniz ve böylelikle başvuru incelerken mükemmel adayları ilk bakışta fark edebileceksiniz.

 

6- Adayları Ön Elemeden Geçirin

İşveren özgeçmiş ve ön bilgilendirme mektubu incelendikten sonra pozisyon için uygun görünen potansiyel çalışanlar ile telefon yoluyla bir görüşme düzenler. Bu telefon görüşmeleri genellikle bir kişi tarafından yürütülür ve bu kişi genellikle İnsan Kaynakları personeli ya da personel müdürüdür. Aradıkları her adaya aynı soruları yöneltirler.

Telefon görüşmeleri sayesinde işverenler adayların niteliklerinin, deneyimlerinin, çalışma yeri tercihlerinin ve maaş isteklerinin pozisyon ve kurum ile uyumlu olup olmadığını anlayabilirler.

Telefon görüşmeleri yönetimsel zamandan tasarruf etmenizi ( ve muhtemel adaylarla iş görüşmesi yapması için işe alım ekibi kuran şirketler de personelin zamanını harcanmaz) ve uygun olmayan adayları elemenizi sağlar.

Ben size telefon görüşmelerinde her pozisyon için özel olarak hazırlanmış sorular sormanızı öneriyorum ve aşağıda okuyacağınız en sık rastlanan görüşmeler size öncülük edecektir.

Adayın uygun bir çalışan olup olmadığını anlamak için telefon görüşmesi süresince yeterli sayıda soru sormalısınız. Telefon görüşmelerini gerçekleştirmek için birçok özgeçmiş ve başvuru formunu gözden geçirip uygun başvuruların kısa bir listesini hazırlamanız gerektiğini unutmayın.

Telefon görüşmesi yapacağınız adaylar, işe alım sürecinin bu safhasına gelene kadar seçtiğiniz en muhtemel adaylar olmalıdır.

Görüşme süresince adaylardan ne gibi şeyler beklenmesi gerektiği hakkında fikir sahibi olmak mı istiyorsunuz? Önerdiğim telefon görüşmesi sorularına bir göz atın derim.

Etkili Bir Telefon Görüşmesi İçin Soru Örnekleri

Adayın Adı: ___________

Görüşme Gününün Tarihi: ______________  Özgeçmiş Dosyada: EVET__ HAYIR__

Pozisyon Adı/ Yeri: ___________________________

Telefon Görüşmesi Süresince Pozisyona Yönelik Soracağınız Sorular:

• Çalışan arıyor olduğunuz pozisyon için adayın deneyimini değerlendirebilecek bir soru geliştirin. ( Örnek: Stok yönetimi alanında kaç yıllık bir deneyim sahibisiniz? )

Cevap:

• Adayın ihtiyaçlarınıza yönelik deneyimlerini spesifik olarak değerlendirebileceğiniz bir soru geliştirin. ( Örnek: Milyonlarca parçanın yönetimi ile ilgili deneyimlerinizden bahsedin.)

Cevap:

• Adayın ihtiyaçlarınıza yönelik deneyimlerini spesifik olarak değerlendirebileceğiniz bir soru geliştirin. ( Örnek: Bilgisayar destekli stok yönetim kontrolü ile ilgili deneyimlerinizden bahsedin.)

Cevap:

• Eğitim geçmişinizi ve deneyimlerinizi anlatın.

Cevap:

• Size herhangi bir maaş sözü vermek ya da ücreti kısıtlamak istemem fakat bu pozisyonu kabul etmek için düşündüğünüz minimum maaş ne kadardır?

Cevap:

• Sağlık taraması, sabıka kaydı soruşturması, referans ve eğitim geçmişi kontrolü ve pozisyon için gerekli diğer taramaları yaptırmayı kabul ediyor musunuz? EVET___ HAYIR____

Adayın cevapları telefon görüşmesi yapan kişiyi tatmin ederse, iş görüşmesi yapabilirsiniz. Eğer tatmin etmezse, adayı yeterlilik ve deneyimleriyle pozisyonun beklentilerini daha iyi karşılayan başka katılımcıların olduğu konusunda bilgilendirin. Katılım için ayırdıkları zamandan dolayı teşekkürlerinizi ileterek telefon görüşmesini sonlandırın.

 

7- İş Görüşmesinde Doğru Soruları Sorun

İş görüşmesi birini işe almanın güçlü faktörlerinden biridir. İş görüşmesi yöneticilerin işe alım sürecinde kullandığı kilit yöntemdir. Sorulan sorular doğru çalışanı işe alabilmenizde size yardımcı olacak iş görüşmesinin gücünü kullanabilmek için kritik öneme sahiptir.

Düşlenen adayları vasıfsız adaylardan ayırmanıza yardımcı olacak görüşme soruları, birini işe almanın temelini oluşturur. Görüşme soruları işverenler için oldukça önemlidir. İş görüşmelerinizde adaylara sormanız gereken sorulara aşağıdaki alt başlıkları içermelidir:

Kültürel Uyum

Kültürel uyum işe alım sürecinizin bir parçası mı? Bu görüşmenin amacı muhtemel adayın kurumunuzun kültürel yapısıyla uyum içerisinde olup olmadığını değerlendirmektir.

Herhangi bir kuruluşun başarısında kültürel uyum önem taşıdığı için, adayınız kültür olarak şirkete uyum sağlasa da sağlamasa da bunu belirleyecek soruları yöneltmenin gücünü küçümsemeyin. İyi bir uyum, beceriler ve uygun deneyimler ile birlikte yeni çalışanınız başarılı olacaktır.

Motivasyon

Motivasyon ile ilgili iş görüşmesi soruları, muhtemel çalışanınızı neyin motive ettiğinizi anlamanıza olanak sağlar. Bu davranışlar içerikli soru için adaydan geçmişteki motivasyon deneyimlerini anlatmasını isteyebilirsiniz. Bu sorulara aldığınız cevaplar aynı zamanda adayın diğer şirketlerin seçtiği motivasyon çeşitlerini nasıl değerlendirdiğini ile ilgili bilgileri de içerir.

Yönetim Becerisi

Yönetim ve denetleme becerileri ve deneyimleri birçok iş için gereklidir. Öz geçmişte yöneticilik deneyimi bulunması adayınızın bir şirkette bu unvanı aldığının göstergesidir.

Liderlik

Eğer her çalışanın potansiyel bir lider olduğuna inanıyorsanız, o zaman iş görüşmesinde bu konu hakkında konuşmak adayınızın liderlik yeteneklerini değerlendirmenizde size yardımcı olacaktır. Liderliğin işteki performansın üzerinde önemli bir etkisi olduğuna inanan çalışanlar bulmalısınız.

Ekip Çalışması

Ekip çalışmaları ve ekipler ile ilgili görüşme soruları sayesinde adayınızın ekiple çalışma becerisi hakkında değerlendirme yapabilirsiniz. Ekip odaklı beceriler en yetenekli çalışanların diğeri ile birlikte üretken şekilde çalışabilmeleri için gereklidir.

Çevre İle Uyum Becerisi

Çevre ile uyum becerisi kurumunuzdaki neredeyse her iş için ihtiyaç duyulan bir beceridir. Çevre ile uyum becerisini ölçebilmek için iş görüşmesi sırasında bu konu hakkında sorular sorabilirsiniz.

Ek olarak, adayın sizinle ve şirket ziyaretlerinde bağlantı kurduğu diğer kişiler ile olan etkileşimini dikkate alın.

İletişim

İletişim becerisi iş görüşmesi boyunca gözlemleyebileceğiniz adayların bir diğer etkileşim yönüdür. Aynı zamanda, adaylara önceki işlerinde sergiledikleri iletişim becerileri ile ilgili kişisel odaklı görüşme soruları yöneltmek oldukça önemlidir.

İletişim hakkındaki görüşme soruları adayın iletişim becerisini değerlendirebilmenizi sağlar.

Yetkilendirme

Yetkilendirme ile ilgili görüşme soruları adayın yetkisinin artırılmasından memnun olup olmayacağını anlamanızı sağlar.

İşverenlerin muhtemel iş adaylarında aradığı en çok aradığı özellik adayların yetkinlik becerisi olan, kararlar alabilen ve işteki hedef başarılara ulaşabilen bir kişi olmasıdır.

Planlama

Planlama ile ilgili görüşme soruları görüşme yaptığınız adayın planlama becerilerini ölçmenizi sağlar. Adayların planlama becerisini ölçmeyi, işe olan yaklaşımlarını anlayabilmek için de isteyebilirsiniz.

Bunun yanı sıra, pozisyonunu gerektirdiklerine bağlı olarak adayın proje planlama deneyimi var mı yok mu sorabilirsiniz. Planlama, hedef tamamlama ve ölçme- değerlendirme başarısı çoğu işin kilit içeriklerindendir.

Kararlar Alabilme

Potansiyel çalışanınızın karar alabilme yeteneğini ölçmek mi istiyorsunuz? Bunun için çalıştığı işlerde bu konuda yaşadığı deneyim ve performans ile ilgili sorular sorabilirsiniz.

İşverenler karar verme yetisini ölçecek soruları çoğu iş için sormak zorundadırlar. Fakat bu beceri yönetim içerikli işlerde ayrı bir öneme sahiptir.

Birini İşe Alırken Geçmiş ve Referans Kontrolü Yapın

Geçmiş kontrolü, adayın özgeçmişi, başvurusu ve iş görüşmesi sırasında muhtemel işverene belirttiği bilgileri doğrulama sürecidir. Çoğu başvuru sürecinde, adayın geçmiş ve yeterlilik bilgileri ile ilgili yalan söylemesi işverenin bu adayı seçmesine engel olacaktır. Geçmiş kontrolü adayın geçmişi ve deneyimlerimin doğruluğunu işverene sağlar.

Ek olarak, eğer ileriki tarihlerde geçmiş kontrolünün detaylı incelemesi sırasında çalışanın yeterlilikleri, nitelikleri, deneyimleri, eğitimi, vs. konularda yalan söylediği anlaşılırsa, patron çalışanını kovma hakkına sahiptir.

Bu durumda şunu farz edebiliriz ki çalışan sağladığı bilgilerin doğruluğu hakkında bir onaylama belgesi imzalamış gibi olur ve bu durum bütün iş başvuruları için geçerlidir.

Çoğu insan filmlerde gördüğü gibi geçmiş kontrolünü hakkında birilerinin sizin çöpünüzü karıştırması ya da herhangi kötü bir şey bulabilme amacıyla Facebook sayfanızda eskilere kadar inip sayfanızın müdavimi olması gibi fikirlere sahip. Fakat profesyonel bir geçmiş kontrolünün yapılış şekli bu değildir.

Geçmiş Kontrolü İçin İşverenler Neler Yapar?

İşverenlerin de uyguladığı, yaygın olarak yapılan geçmiş kontrolü adayın aşağıda yeterliliklerini kontrol eder:

• Eğitim ve akademik yeterlilikleri doğrulama: Sahip olduğunuzu söylediğiniz mezuniyet derecesini kontrol etmek amacıyla şirket fakülte veya üniversiteden bilgi sağlayabilir.

Genel olarak özgeçmişiniz için iyi bir fikir olabilir fakat çoğu şirketin geçmiş kontrolü için kullandığı iş başvurusunda tarih olması gerekir. Mezuniyetinizi onaylayabilmek için tarihe ihtiyaçları olacaktır. Ek olarak, mezuniyetinizden sonra isminizde bir değişiklik olduysa, önceden kullandığınız şekilde belirtmeniz gerekir. Bu konuda panik yapmayın. Bu, özellikle de bayanlar için oldukça sık rastlanan bir durum.

• Pozisyon, çalışma süresi, maaş bilgisi ve iş performansı da dahil önceki çalışılan yerden onay alınması, bazen on yıl geriye yada üç pozisyon öncesine kadar izini sürmeniz gerekebilir. En önemlisi önceki işyerlerinden çalışma onayının alınmasıdır.

Bu durum İnsan Kaynaklarının bir önceki işyerini arayıp, “ AAA AAA 2009-2012 yılları arasında şirketinizde baş teknik analizci olarak çalıştı mı?” diye sormak ve evet ya da hayır cevabını almak ile de halledilebilir.

Bazı şirketler size daha fazla bilgi vermeye gönüllü olurken bazıları da yalnızca çalışıp çalışmadığını bildirir. Bir diğer kontrolcüleri ise önceki işinizi onaylamak için işverenlerin çalışanları için hazırladığı vergi formlarını ya da diğer vergi kayıtlarını kontrol etmeyi tercih eder. Dürüst olduğunuz sürece bu kısım kolayca atlatılır ve her şey yolunda gider.

• İş, profesyonel ve kişisel referansların görüşmeleri ve öneri mektuplarının onaylanması. Referans kontrolünün diğer bir yarısı da eski patronlarınız ve bazen de iş arkadaşlarınız ile konuşulmasıdır.

Çoğu insan birinin eski patronunuzla bağlantı kurabilmesi önce sizin izninizi alması gerektiğine inanır. Bu yanlış bir kanıdır. Birçok insan aynı zamanda eski patronunuzun çalışıp çalışmadığınızı onaylamaktan başka bir şey yapamayacağını sanır. Bu da yanlıştır. Referans bilgileriniz doğru olduğu sürece işiniz hakkında da konuşmalar yapabilirler.

• İlaç taraması ve bazen de fiziksel muayene: Bazı işler ilaç taraması isterken bazıları da çalışanın fiziksel muayeneden geçmesini talep eder. İşverenler eğer ilaç taramasını ortalama bir ofis işi için istiyorlarsa, haklı oldukları ve ayrım gözetmeyecekleri ile ilgili güven vermesi gerekir ki bu benim önerdiğim bir şey değil. Fiziksel muayene ihtiyacı direkt olarak işin doğası ve içeriği ile bağlantılı olmalıdır. Çoğu iş için fiziksel muayene gerekmez.
• Beceri ve bilgileri teste tabii tutma. İşe bağlı olarak, bazı işverenler beceri yeteneklerini onaylamak için adayları teste tabii tutar. Örnek olarak müşteri servis hizmetleri pozisyonunda çalışan birinden e-posta yoluyla bir müşteriyle ilgilenmesi istenebilir. Aday müşterinin şikayetlerine karşılık örnek bir e-posta oluşturup o şekilde bir yanıt vermesi gerektiğinin farkında olmalıdır.

Diğer işlerde, mesela üst düzey bir yöneticiden yükselen satışları karşılamak için neler yapabileceği ile ilgili bir sunum yapması istenebilir. İnsan Kaynakları personel müdürü adaylarının bir işe alım süreci ilerleme planı üretmesi gerekebilir. Böylelikle işveren adayın belirtilen bilgi ve becerilerinden emin olur.

• Bireyin işi, performansı, ödülleri, vb. iddialarını doğrulamak amacı ile adayın internette araştırın. Bu adım resmi geçmiş kontrolünün bir parçası değildir ve genellikle iş görüşmesinden önce halledilmiş olması gerekir. İşe alım müdürü ya personel alım müdürü yalnızca hakkınızda bilgi alabilmek için internette araştırma yapar. İnsanların internetten edindikleri bilgileri kullanıp kullanmaları konusunda oldukça çok çatışma mevcuttur.
• Sabıka kaydı soruşturmasının yapılması. Unutmayın ki yalnızca sabıka soruşturması, tutuklama değil. Eşit Çalışma Hakkı Komisyonu özellikle belirtir ki, “ Bir kişinin tek başına tutuklama kaydı, işveren tarafından olumsuz bir iş kararı almak için kullanılmamalıdır ( örn. bir adayı işe almama ya da çalışanı işten kovma ya da uzaklaştırma).” Sonuç olarak, resmi geçmiş sorgulaması profesyonel bir ekip tarafından yapılmalıdır ve bir sabıkalıya dönüşmedikleri sürece haklarında yasal araştırma yapıldığını belli bile etmeyin.
• Özellikle muhasebe ve finans meslekleri için, kredi kontrolü. Eğer iş para güvenliği ya da idaresini içeriyorsa, yüksek ihtimal ile kredi kontrolü yapılır. Kredi araştırmanızı yapabilmeleri için onlara imzalı bir kağıt vermeniz gerekmektedir. Bu nedenle eğer öyle bir belge imzalamadıysanız bu konuda endişelenmenize gerek yoktur.

Ek olarak, aynı iş için başvuran adayların geçmiş kontrolleri de aynı şekilde yapılmalıdır. Geçmiş kontrolünü yürüten kişi işin gerekliliklerini ya da ana hatlarını açık ve net bir şekilde bilmelidir.

 

9- Bir Çalışanı İşe Almadan Önce Dikkate Almanız Gereken 7 Kritik Faktör

Bir iş teklifi yapmayı düşündüğünüzde, bu teklifi size en çok benzeyen adaya vermek cezbedici gelebilir. Aday sizi ayağınıza uyan bir ayakkabı gibi rahat hissettirir. Teklifi verdiğinizde çok fazla sürpriz ile karşılaşmazsınız ve favori adayınızın işte olmasından dolayı içiniz gayet rahattır.

Lütfen ama lütfen bu uygulamadan kaçının. Şirketiniz size oldukça rahat hissettiren, tıpkı sizin gibi olan bir diğer çalışana neden ihtiyaç duysun?

Bu adaya iş teklifi sunmanız gerçekten yapabileceğiniz en iyi şey mi?

İşe alım sürecinin son raddesinde karar vermeniz gerektiğinde hangi faktörleri göz önüne almalısınız? İş teklifini vermeden önce aşağıda bahsedilecekleri değerlendirin.

Fakat ilk olarak birkaç dakikalığına başlara dönelim ve iş teklifi hazırlama aşamasına gelene kadar yapmanız gereken bütün adımları bir daha hatırlayalım. İşte teklif aşamasına kadar yapmanız gerekenler:

• İş görüşmesi yapacağınız en donanımlı adayları belirlemek için iş başvurularını gözden geçirin.
• En yetenekli adayları görüşme ekibiyle iş görüşmesini gerçekleştirmek için davet edin.
• İşiniz için en uygun görünen adaylar ile birlikte ikinci, ve hatta üçüncü görüşmeyi düzenleyin.
• Görüşme sürecine katılan bütün çalışanlarından görüşme raporlarını alın.
• Her finalist adayın, yeterlilik belgelerini doğrulamak amacı ile geçmiş kontrolünü yapın.

İş Teklifi Kararınızı Etkileyebilecek Faktörler

İşe alım sürecinin birçok adımı arasından en kritik olanına ulaşmış bulunmaktasınız.

Tamamen nitelikli adaylarınız arasında hangisi iş teklifi alacak? Son kararı almakla görevlendirilen ekip iş teklifini kimin alacağına karar vermelidir.

İçgüdüleriniz ile hareket edip iş teklifini en beğendiğiniz adaya mı vereceksiniz? Ya da birlikte yediğiniz öğle yemeklerinden en fazla zevk aldığınız adaya mı pozisyonu önereceksiniz?

Şimdi derin bir nefes alın ve düşünün, finalist olan adayların hepsi de bu işin üstesinden gelebilir mi? Son iş deneyimi şirketinizin ürün ve müşterilerine en yakın olan adayı mı seçeceksiniz? İşe alımdaki final kararı sizi tam bir çıkmaza sürükler ve ne yazık ki her iş teklifi yapmak istediğinizde bu durumla karşı karşıya kalırsınız.

Bu yol ayrımına gelmişken, adaylarınızın belirli deneyim ve becerilerinin kontrolünün tamamlanmış olması gerekir. İşte adayınızı seçip işe almadan önce göz önünde bulundurmanız gereken 7 kritik faktör:

1. İş görüşmesi ekibinde bulunan çalışanlarınızdan aldığınız geri bildirimleri inceleyin. 10-12 tane kişinin bir masaya toplanıp final kararını vermesi imkansızdır fakat onların tavsiyeleri dikkate ve incelemeye değerdir. Yakın zamanda gerçekleşen bir iş teklifinden önce, iş görüşmesi ekibinin üç üyesi işe alım müdürüne 9-5 arası çalışma zihniyetini benimsemiş izlenimi veren bir aday ile ilgili geri bildirim verdiler.

Bir şirkette her çalışan ihtiyaç olduğunda üzerine düşen görevi yapmak zorunda olduğundan, bu durum görüşmecileri yanlış yola sürdü. İş teklifini henüz almamış aday için, anlaşmayı bozan nihai bir durum oldu.

2. Muhtemel adayın bir önceki denetimcisinden geri bildirim alma şansınız olursa, o zaman incelenecek değerli bir madeniniz var demektir. İnsanların değiştiği bir gerçek fakat o kadar çok ve o kadar çabuk değil. Bu nedenle size adayı tekrar işe aldırabilecek performans geri bildirimi ve özellikle konuda aldığınız olumlu yanıt, iş teklifini yapma kararınız için önemli bir etken olmalıdır.
3. Her bir aday ile geçirdiğiniz zaman, adayların sizinle kültür uyumunu gözlemleyebilmek için bir şanstır. Bu en çok hoşlandığınız adayı seçeceğiniz anlamına mı geliyor? En iyi sonuç verecek iş teklifini yapmak istiyorsanız, hayır. Kültürel uyum için gözlemlemeniz gereken şey adayın sizin çalışma ortamınıza başarılı bir şekilde uyum sağlayıp sağlayamayacağıdır. Örnek verecek olursak, pozisyonu gereği bir ekiple çalışması gereken fakat yalnız çalışmayı tercih eden bir kişiyi seçmek istemezsiniz.

Şirketin üst düzey yetkilileriyle görüşmelerinde son derece donanımlı ama yerinde duramayan zorlu bir adaya iş teklifi vermek istemezsiniz. Bir diğer yandan, muhtemel iş arkadaşları ile olan görüşmelerinde kelimenin tam anlamı ile onların ellerine bakarak konuşuyorsa, sabırsız bir şekilde sürekli saatini kontrol ediyorsa ve 5. veya 6. sorudan sonra bitip bitmediğini soruyorsa, işi ya da seviyesi önemsenmeksizin, her bir çalışanın katkısının ayrı ayrı değerli olduğu bir ortama bu aday kültürel olarak uyum sağlayamayacaktır.

Bunun yanı sıra enerjisi, ithafları ve ilerleyişi ile komiteyi huzursuz etse de iyi performans sahibi bir adayı elemek istemezsiniz. Belki kurumunuz biraz hareketliliği şirketin enerjisini yükseltmek ve uyuşukluktan kurtulmak için kullanabilir. Sonuç olarak kültürel uyum konusunda dikkatli olun. İş teklifi verirken hedefiniz bütün çalışanların sıkıcı ve alışılmış olması değildir.

4. Muhtemel adayınıza güven durumunuzu test edebilmek, işi gerçekten yapıp yapamayacağını görmek için uygun denemelerle ve akıl hocalığı isteyerek adayı denemeniz gereklidir. Aynı zamanda sorduğunuz sorularla adayınızın konuyla ilişkili deneyimlerini incelemelisiniz.

Adayın diğer bir kurumda yaptığı iş ile yeni işinde yapacak olduğu şey çok nadiren tamı tamına eşleşir. Belki adayınız bir müşteri temsilcisi olarak gün boyu müşterilere harika konuşma yeteneğiyle yüz yüze, pozitif ve profesyonel bir hizmet sağlamıştır. Bu konuşma yeteneği ile telefon ya da e- posta aracılığıyla işleyen bir müşteri hizmetleri sisteminin üstesinden gelebilir mi?

Belki gelir, belki de gelemez. Adayın uygun içerikli e-posta yazma yeteneğini kontrol ettiniz mi? Yüz yüze iletişiminin yalnızca iş arkadaşlarıyla olacağı bir ortamda başarılı olabilecek mi? Bunlar iş teklifinizi yapmadan adayın yetenekleri doğrularken karşılaşabileceğiniz zorlu sorunlar. Başka bir örnek verecek olursak, diyelim ki adayınız bir satış mağazasında giyişi satışlarında oldukça başarı olmuş. Bu sizin kurumuz için de satış yapabileceği anlamına gelir mi? Belki.

Adayınız bu satış yeteneklerini kullanarak müşterilerinizin işleri için alış fiyatlarının bilgisini toplayıp bunları e-posta formuna dönüştürmesi gereken bir iş yapabilir mi? Bir yıllık potansiyel satışı altı ayda tamamlamasını sağlayacak, bir işin peşini bırakmama ya da ısrarcı olma yeteneklerine sahip mi? Reddedilme ile arası nasıl? Çünkü 6 ay boyunca bir müşterinin işini sürdükten sonra satış yapma konusunda başarısız olmak heves ve gurur kırıcı olabilir.

5. Bir adaya iş teklifi yapmadan önce cevaplandırmanız gereken önemli bir soru da adayın sizin kurumunuzda becerilerini geliştirmeye devam edip edemeyeceğidir. Çalışanlarınızın büyüme, yeteneklerini geliştirme ve değişen dünyaya ve pazar alanlarına uyum sağlama yeteneği oldukça önemlidir.

Adaya, görüşmeler sayesinde onun kendini geliştirmeye devam edeceğini görebildiğinizi söylediğinizde adayın cevabı ne oldu? Adayınızın geçmiş bilgilerinden potansiyel çalışanınızın sürekli kendini geliştireceği sonucunu çıkarabiliyor musunuz?

Adayınız kitap okuyor, mesleki kulüplere katılıyor, alanındaki gelişmeleri yakından takip onlara uyum sağlıyor mu? Dünya ile ilgileniyor mu ve sürekli olarak pazar alanlarına göz attığı ve beceri ve deneyimlerini geliştirdiği hissini aldınız mı? Yeni programlama dilleri öğreniyor ve yeterlilik belgeleri alıyor mu? Adayınızda kendini geliştirme kararlılığını görmelisiniz. Eğer iş teklifinizden önce bu azme sahip değilse, siz onu işe aldıktan sonra da olmayacaktır.

6. Bu adıma gelene kadar gördüklerimiz sizi iş teklifi yapmadan önce üzerinde ciddi bir düşünme gerektiren faktöre getirdi. Adaylarınızdan hangisi en yüksek potansiyele sahip? Yeni bilgiler öğrenme ve beceriler edinme kararlılığının ötesinde adayınız şirketinizin gelişimine katkıda bulunabilecek mi? Zaten çalışanınız ise yönetimsel potansiyeli ve ilgisi var mı?

Adayınızı bir proje ekibine liderlik edebilecek şekilde yeteneklerini geliştirirken hayal edebiliyor musunuz? İş teklifinizi yalnızca boş bir pozisyonunuz olduğu için yapmıyorsunuz. Bir bireye şirketinize katılıp katılmayacağını soruyorsunuz. Ve işi yapabilecek en iyi adayı işe alma girişiminde genellikle başvurulan yol budur. Ek olarak, boş pozisyon size zahmet verir ve işler yığılmaya devam eder.

Fakat bu aday seçiminde yapılan önemli bir hatadır. Mücadele etmek isteyeceğiniz bir diğer şey de budur. Şuanda bulunduğu pozisyonda sonsuza kadar kalacak olan adaya gizlice, bilinçli olarak ya da olmayarak iş teklifinde bulunmak isteyen bir denetimciye sahip olabilirsiniz. Siz iş teklifinizi şirketiniz için en yüksek potansiyeli sergileyen bireye yapmalısınız. İş teklifiniz için bundan azını sahip bireyi seçmek tüm seçim sürecinizi boşa çıkaracaktır. Ve evet, bundan daha iyisini yapabilirsiniz.

7. Son olarak, hangi adayın çalışmalarınıza genel anlamda stratejik ve kişisel bir değer katabileceğini değerlendirmelisiniz. Hangi adayı departman sınırlarını aşıp müşteriler için birleştirici çözümler oluşturup sunarken gözünüzde canlandırabiliyorsunuz?

Adaylarınızdan biri, topluma karşı derin bir bağlılık hissediyor ve hareketleri sözlerini doğrular nitelikteyse, hayırseverlik adına fazla çalışmaya zaman ayırıyorsa, geçmişteki ilerleyişi yeni işinde de iş arkadaşlarını önemseyeceği yönünde bir izlenim bırakıyorsa iş teklifinizi yapmalısınız.

Bir önceki işinde adayın görevine verdiği ehemmiyeti göz önünde bulundurmalısınız. İşi şirketin ürünlerini satmak olmasa bile onlar hakkında bilgi sahibi mi? Farklı departmanlarda olanlardan geri kalıyor mu ya da bütün bir kuruma ilgi alaka duyuyor ve genel olarak değer gösteriyor mu? Veyahut da yalnızca masasına oturup işini mi yapıyor? Unutmayın ki iş teklifi yapmak için tüm kurumunuz ve müşterilerinize ilgisini göstermeye en yatkın kişiyi arıyorsunuz.

 

10- Birini İşe Alırken Etkileyici Bir İş Mektubu Hazırlayın

İş mektupları, adayları reddetme, iş teklifi sunma, karşılama ve çok daha fazlası size yardımcı olur. İşe alım süreci boyunca her bir adayla bağlantıda kalabilmenizin en etkili yolları bu mektuplar sayesinde olur. Eğer en iyi çalışanların ilgisini çeken, seçilen bir patron olmak istiyorsanız adaylarınızla bu sürecin her adımında iletişim kurmanız gerekir.

İş Teklifi Mektubu

İş teklif mektubu, pozisyon için seçilen adaya gönderilir. En sık görülen şekli şudur ki adayın ve kurumun sözlü olarak anlaştığı iş ve işe alım şartlarını içerir ve sözlü olarak alınan kararları onaylar. İş teklifi mektuplarının yöneticilik pozisyonu için teklif mektubu, ortalama kariyer sahipleri için teklif mektubu, kariyerine yeni başlayanlar için teklif mektubu ve satış işlerine özel teklif mektubu gibi çeşitleri de mevcuttur.

Red Mektubu

İş için seçilmeyen adaylara red mektubu yollamak ekstra bir iştir fakat olumlu atılan bir adımdır. Şirketiniz adaylar ile birlikte iyi ilişkiler kurabilir ve böylece seçilen bir patron haline gelebilirsiniz. Red mektubu geçici olarak adayı üzebilir fakat hem aday için hem de işveren için resmi bu bilgiyi paylaşmak daha iyidir. Ayrıca, etkileyici bir red mektubu için işe daha donanımlı bir aday almış olmanıza rağmen, reddedilen adaya olan ilginizin süreceğine değinebilirsiniz.

Yeni Çalışanı Karşılama Mektubu

Yeni çalışanınıza işi kabul etmesinden kısa bir süre sonra bir karşılama mektubu yollamak isteyebilirsiniz. Bu mektup çalışana kurumunuz için gerekli olduğunu ve orada hoş karşılanacağını hissettirir. Yeni çalışanınız, kurumunuza katılma kararın doğru ve yerinde olduğundan emin olur. Ayrıca işteki ilk gününe yüksek moralli ve pozitif bakış açısıyla gelir.

 

İlginizi çekebilir

Doğru Çalışan Seçimi Nasıl Yapılır?

 Mükemmel Bir Ekip Nasıl Kurulur?