Sıfırdan başlayarak karlı bir şekilde büyümek hemen hemen her şirketin hedefidir. Çünkü büyümüyorsan, yok oluyorsun demektir. Ancak şirketler için en az kar etmek kadar önemli bir şey daha var: Maliyet kontrolü.
Küçük işletmeleri ele alalım örneğin. Genellikle düşük kar marjıyla çalışırlar. Bu yüzden de her daim çalışanlarının hayatını zorlaştırmadan ve sundukları ürün ya da hizmetin kalitesinden feragat etmeden maliyeti azaltmanın yollarını ararlar.
Maliyet kontrolü sağlayamazsanız ipin ucunu kaçırabilir, kendinizi ansızın oyunun dışında bulabilirsiniz. Bu olaylı düşüş, şirketinize hatrı sayılır bir zarara uğratır. Bilançonuzda kuraldışı durumlar oluşur, şirketiniz para cezalarıyla karşı karşıya kalabilir. Tüm bunlar şirket kültürünü zedeler.
Peki, işletme maliyetlerinin kontrolünü sağlamak veya mevcut maliyetleri düşürmek mümkün mü? Maliyetleri düşürme yollarına değindiğimiz bu yazımızın sizin için bir yol haritası olacağına inanıyoruz.
İşletme Maliyetleri Nasıl Düşürülür?
1) Teknolojiye kucak açın.
Teknolojiden mümkün olduğunca yararlanmaya bakın. Çünkü günümüz teknolojisi işletmenizi daha da ileriye taşıyacak sayısız sistem ve yazılımla donatılmış durumda. Muhasebe, çevrimiçi site kurma, pazarlama hizmetleri, bordro hizmeti vb. birçok program iş hayatınızın her noktasında faydalanabileceğiniz, hayatınızı kolaylaştıracak teknoloji hizmetlerinden yalnızca birkaçı.
Kendiniz için en doğru program veya hizmeti seçmek için şu soruları sormalısınız:
-Nasıl kara geçeceğimi biliyor muyum?(Önceki hayatınızda bir muhasebeci olsaydınız finansmanınızı dış kaynaklardan edinmeyi çok da akıllıca bir adım saymazdınız)
-Eğer zamanımı sömüren işlerden birini masaya yatırsam, neyi seçerdim?
Cevaplarınız size teknolojiyi hangi konu veya görevle ilgili olarak kullanacağınıza dair net bir bilgi vermiştir umarız.
Mutlaka okuyun: İş Hayatında Teknolojiye Ayak Uydurmak Neden Bu Kadar Önemli?
2) Dış kaynak kullanımıyla maliyeti düşürün.
Teknolojiye sırtınızı bütünüyle dayamak yerine, bir başka şirket yetkilisi veya danışmanıyla belli iş sorumluluklarını paylaşmak daha ihtiyatlı bir adım olacaktır. Dış kaynaklardan en çok kar sağlayan sektörlerden biri pazarlama ve reklamcılıktır. Hatta çoğu girişimci için kanayan bir yaradır bu durum. Reklamcılık ve pazarlama faaliyetleri için harcadıkları zamanın, yatırımın kar oranlarıyla başa baş gittiğini söylerler.
Dışarıdan destek almak kulağa daha maliyetliymiş gibi gelse de, uzun vadede bakıldığında belli konuları konunun uzmanlarına bırakmak hem paradan tasarruf etmenizi sağlayacak hem de daha verimli sonuçlar ortaya çıkacaktır.
3) Piyasaya araştırması yapıp yeni bir ihale sistemi geliştirin.
Düzenli olarak dış destek alıyorsanız yeni projeleriniz için bir ihale sistemi oluşturabilirsiniz. En az üç dış kaynak yetkilisinden projenize uygun bir maliyet tablosu çıkarmasını isterseniz gelen tekliflerden en uygun olanı seçerek masraflarınızı azaltma yoluna gidebilirsiniz.
Burada dikkat edeceğiniz bir nokta var, ihale teklifi sorarken talebinizi net olarak belirtmeniz gerekiyor.Projenin veya teklifin amacıyla ilgili kapsamlı bir ihale dosyası hazırlayın.Unutmayın, gözden kaçıracağınız en küçük ayrıntı dahi ihale kotasında hatrı sayılır değişikliklere sebep olabilir, bu da maliyetinizi artırabilir.
4) Evden çalışmayı deneyin.
Ofis kiralamak, ofis malzemelerine para harcamak veya ofisinizin fiziksel ihtiyaçlarını karşılamak derin bir bütçe açığına yol açabilir. Koşullarınız uygunsa evden çalışmayı deneyin. Bugün sahip olunan iletişim imkânları düşünüldüğünde ofiste veya evde çalışmak arasında kayda değer bir fark yok. Bu yöntem çalışanlar için de daha cazip, böylelikle hem zaman hem de masraflar açısından tasarruf etmiş oluyorlar.
5) Ödemelerinizi erken yapın veya gününde ödeyin.
Satıcı firmaların çoğu ödemelerini erken yapanlara özel indirim fırsatları sunuyor. Unutmayın, yüzde iki veya üç oranındaki bir tasarrufun dahi maliyetin geneline katkısı büyüktür. Bu nedenle indirim fırsatlarını kaçırmamanızda yarar var. Erken ödemem mümkün değil diyorsanız, hiç değilse gecikme cezalarından kaçınmak için, ödemelerinizi zamanında yaptığınıza emin olun.
Mutlaka okuyun: Nakit Akışı Nedir ve Neden Önemlidir?
6) Verimsiz olduğunuz alanları belirleyin.
Her daim işinizi daha etkili yapmanın yollarını aramalısınız. Gerekirse süreç veya işlem basamaklarınızda kısıtlamaya giderek hem materyal hem de zaman israfını önleyebilir, böylelikle maliyetleri düşürebilirsiniz.
Çalışanlarınızdan verimsiz olduğunuz alanları araştırmalarını, zaman ve para tasarrufu için alternatif çözümler sunmalarını isteyin. Çalışanlarınız size fikir sunarsa mutlaka dikkate alın.
Mutlaka okuyun: 80/20 Kuralı Nedir? Hayatınızı Nasıl Değiştirebilir?
7) Kullanmadığınız hizmetleri iptal edin.
Önemsiz gibi gelebilir, ama kullanılmayan servisler şayet otomatik ödemeye alındıysa banka hesapları veya kredi kartlarından ücret kesmeye devam edebiliyor. Son altı aylık masraflarınıza bir göz atın. Bir servisi 90 günden fazla kullanmamışsanız iptal ettirin.
Şu an kullanmakta olduğunuz servisleri yeniden değerlendirmenin de zamanı gelmiş olabilir, bu yüzden daha ucuz alternatifleri bulmak üzere pazar araştırması yapın ya da hazır fırsatını bulmuşken, var olan kontratlarınızı yeniden değerlendirin.
8) Çevreci tutum sergileyin.
Eğer bir ofisiniz varsa, onu enerjiden tasarruf etmek adına olabildiğince ‘yeşil’ hale getirin. Ampullerinizi enerji tasarruflu olanlarla değiştirin. Bina yalıtımı ve pencereler ile ilgili gerekli değişiklikleri yaparak ısınma masraflarınızı azaltın. Fiziksel atık miktarınızı azaltın. Elektronik ortamlar üzerinden haberleşin ve birlikte çalıştığınız insanları da bu konuda teşvik edin. Saydıklarımızı hayata geçirirseniz ofis masraflarınızda kayda değer bir düşüş sağlayacağını göreceksiniz.
9) Tüm sözleşmeleri her yıl yeniden inceleyin.
Sebebi nedir bilinmez ama çoğu işletme uzun vadeli sözleşmelerin daha düşük maliyetle sonuçlanacağına inanıyor. Bu durumu genellemek maalesef mümkün değil. Sözleşmelerin uzaması her durumda avantaj sağlamıyor.
Sağduyulu bir şirket politikası bir sözleşmenin ömrünün bir yıldan uzun olmasına izin vermez. Amaç, ihalelerin yenilenmesini sağlamak, eğer bu mümkün değilse tedarikçilerle mevcut sözleşme şartlarını iyileştirme görüşmelerinde bulunmaktır. Görüşmelerden çoğunlukla daha düşük bir maliyetle çıkılır. Uzun vadeli sözleşmeler bu avantajı kullanmanızı engeller. Zor bir iş olacak, farkındayız. Başınız biraz ağrıyacak ama sonuç buna değecek.
10) Müşterilerinizden görüş alın.
Müşterilerle yapılan yıllık planlama toplantılarının pek çok avantajı var. Bu görüşmelerin asıl odak noktası işletmenizi büyütmek adına atılacak adımlar, ancak konu maliyet kontrolüne geldiğinde müşteriler çoğu zaman maliyeti azaltma adına alternatif çözümler sunabiliyor. Örneğin, verimin alınamadığı işlem süreçlerinin nasıl devreden çıkarılacağı, düzgün bir üretim için planlamanın nasıl yapılacağı hatta belki de pahalı bir ürünün içeriğinin nasıl değiştirilip şirket için karlı hale getirilebileceği dahi tartışma konusu olabilir.
Müşterilerden görüş almak her zaman faydalıdır. Şirketi kalkındırmak adına hep beraber nelerin yapılabileceğini konuşmak, işletme-müşteri ilişkisine derinlik katar. Müşteriyi önemsediğinizi göstermesinin yanı sıra, maliyetin çift taraflı azalmasına da imkan tanır.
Mutlaka okuyun: Müşteri Geri Bildirimleri İşiniz İçin Neden Bu Kadar Önemli?
11) Stok devir hızının anlaşma şartlarıyla uyum içinde olduğuna emin olun.
Envanterinize işlenmiş her bir ürünün ayrı bir tedarik ve teslim süreci vardır. Ancak, tedarikçiler ödeme şartnamelerinde hepsi için ortak bir yaklaşım benimser. Ödeme koşulları ile her bir stoğun devir hızı uyum içinde olduğunda maliyetleri düşürebilirsiniz. Bunları sözleşme maddenize eklerseniz tedarikçilerinizi yalnızca en iyi devir hızına sahip ürünleri satmaya ve stok verimliliğini sağlamada birlikte çalışmaya teşvik etmiş olursunuz. Sonuçta elinizdeki nakitin işin başka kısımlarına aktarımı sağlanmış olur, böylelikle sadece maliyeti azaltmakla kalmaz, kara geçersiniz.
Mutlaka okuyun: Stok Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır?
12) “Dakik ticaret” sistemini kullanın.
Yapılacak en iyi şey tedarikçi firmanızdan satış bitimine kadar sattıkları ürünlere sahip çıkmalarını istemektir. Satıcıdan envanter talep edilmesinin asıl nedeni ticari işlemlerin kaydını tutmak veya alınan ürünlerin satışa sunum sürecinde depoların kontrolünü sağlamaktır. İyi de neden söz konusu bu ürünleri yalnızca kendi şirketimize aitmiş gibi düşünüyoruz ki? Stoklar henüz kullanılmış değil, o zaman neden sizin olduğu kadar size satanların da ürünü olamıyor? Dakik ticaret denen bir sistem var. Sistem, sağduyulu bir planlama ile ürünlerin zamanında teslimini sağlama üzerine kurulu. Böylelikle stok kaydı oluşturmaya olan ihtiyaç ortadan kalkmış oluyor. Tabii bu durum her sektöre uyarlanamayabiliyor, örneğin perakende satışlarda bu uygulamayı hayata geçirmek zor. Ancak, hem satıcıya ödeme yapıp hem de stoktaki ürünler için depo bulmanın, dolayısıyla da ekstra para harcamanın şirkete mali anlamda olumlu bir getirisi olacakmış gibi durmuyor. Artık, maliyeti azaltmak için seçeceğiniz teslimat yöntemini de biliyorsunuz.
13) Eleman sayınızı sabit tutun.
Bu son derece etkili bir yöntemdir ancak her zaman işe yaramayabilir.
Neden mi? Bir örnekle açıklayalım. Bundan çok uzun zaman önce işletmekte olduğumuz şirketin kurucusuyla aramızda şöyle bir konuşma geçti: Araba park yerinin çok dar oluşundan şikâyet edip, büyütülmesi gerektiğini söylüyordum. Gülümsedi ve bana park yerinde kaç arabalık yer olduğunu bildiğini hatta araba giriş çıkışlarını düzenli olarak kontrol ettiğini söyledi. Park alanı dolduğunda sahip olduğu eleman sayısını net olarak görebiliyor, ona göre davranıyordu. Kabul ediyoruz, bahsettiğimiz yöntemin bir işletmenin sahip olduğu eleman sayısını hesaplamada en etkili yol olduğu söylenemez, ama alınacak ders gün gibi ortada. Verimlilik kazanma her bir elemanın şirkete katkısının artmasıyla mümkündür. Teknoloji, işletme mühendisliği vb. alanlar şirketlerin sahip olduğu özgürleştirme araçlarıdır, şirket elemanlarına zaman kazandırıp daha verimli olmalarını sağlar. Böylelikle, yeni elemanlar almak zorunda kalmazsınız.
Elemanlarınızın düşük performanslı %10’luk kısmı ile performans düzeyi tam hayal ettiğiniz gibi olan %10’luk bölümünü yer değiştirseydiniz ne olurdu sizce? Biz söyleyelim: Üretim potansiyelinde patlama yaşardınız, üstelik tek bir kuruş dahi harcamadan.
Üretkenliği arttırmada kullanılabilecek sayısız teknik mevcut. Eleman artışı da bunlardan biri; ancak bu durum genel giderlerdeki artışı da beraberinde getireceğinden şirket için her daim kar sağlayacağını söyleyebilmek zor. Yani amacınız, az elemanla çok iş halledebilmek olmalı.
Mutlaka okuyun: İş Hayatında Verimliliği ve Üretkenliği Artırmanın Yolları
Unutmayın, elde ettiğiniz gelir bir lira olsa dahi, bu iyi bir şeydir; gelir gider terazisinde ağır basan tarafın gelirleriniz olmasını sağlar çünkü. Ancak, kazanılan paranın yalnızca küçük bir bölümü kazanç hanenize işlenir. Bu nedenle işletmeler için maliyet kontrolü konusuna sistematik yaklaşıp uzun vadeli faydaya odaklanmak elzemdir.
Uzun lafın kısası, işletme maliyetlerini kontrol altına alıp düşürnek imkansız değil, ancak işletmelerin çoğunun ne kadar kıt bir bütçeyle çalışıp ne derece rahat hareket ettiğine bakılırsa bahsettiğimiz yöntemleri uygulamaya daha fazla geç kalmadan başlamanız yerinde olacaktır. Acele edin, iyice düşünün ve ihtiyacınız olan insan gücüne veya hizmete para harcamaktan asla çekinmeyin.
