Verimli Toplantı Nasıl Yapılır?

Verimli toplantılar yapabilmeyi başarmak her seviyedeki çalışanın iş yerinde hedeflediği gelişimi sağlayabilmesi için ihtiyaç duyduğu belki de en önemli özelliklerden biridir. Ve hala, araştırmalara göre verimsiz toplantılar yılda milyarlarca liralık maliyete sebep olmaya devam ediyor. Journal of Organization Behavior isimli dergide yayınlanan bir çalışmaya göre ise iş hayatının diğer tüm alanlarında zaman kaybı genellikle kabul edilemezken, konu toplantı yapmaya geldiğinde toplantılarda geçirilen zaman kolaylıkla tolere edilebilmektedir.

Toplantı kavramı zaman kaybı şeklindeki kötü şöhretine uzun zamandır devam ettiriyor ve bu ne yazık ki büyük oranda yadsınamayacak bir gerçek. Pek çok insan temelde şu amaçla toplantı düzenliyor ya da toplantılara katılıyor: Bilgi paylaşımı.

Verimli toplantılar yapmayı öğrenmek sadece üretkenlik için önem arz etmemekte, aynı zamanda iyi organize edilmiş toplantılar çalışanların genel mutluluğu üzerinde doğrudan olumlu etkiler yaratabilecek işbirliklerini de beraberinde getirmektedir.

Bu noktada, katılımcıların aynı zamanda keyif almasını da sağlayacak verimli toplantılar yapmanızı sağlayacak 5 ipucunu gözden geçirmeniz faydalı olacaktır.

 

1- Kendinize Şunu Sorun: Bu toplantı gerçek anlamda bir toplantı mı?

Toplantı odanızı bile revize etmeden önce, kendinize (ya da takımınıza) bu toplantının onlar için faydalı olup olmayacağını, toplantıya kimlerin katılmasına ihtiyaç duyduklarını sorun.

İlk başta kendini toplantı yapmaya değer olarak gösteren pek çok şey ile karşılaşabilirsiniz, fakat gerçek şu ki bunlar için yapılan toplantılar genellikle süresi kısaltılabilecek ya da tamamen yapılmasına gerek kalmayacak toplantılardır.

• Sunumlar: Herhangi bir toplantıda çoğunlukla sadece aynı kişi konuşuyor ve diğerleri telefonlarına bakmamaya çalışarak bu kişiyi dinliyorsa, buna toplantı yerine sunum demek çok daha anlamlı olacaktır. Katılımcıların odağını çekebilmek için sunum slaytlarını önceden bu kişilere gönderebilirsiniz. Böylelikle yüz yüze ya da online şekilde bir araya gelerek zamanınızın büyük bir kısmını grup tartışması yürütmek için kullanabilirsiniz.
• Durum Güncellemeleri:  Genellikle, bu tip toplantılar hızlıca asıl konuya odaklanılan toplantılardır, peki insanlar bunun için neden günlük planlarını revize etmek durumunda?  Tüm takım üyelerinin olduğu online yazışma grubunda bu güncellemeleri paylaşarak ya da hatta herkesin görebileceği şekilde beyaz bir tahtaya yazarak takım arkadaşlarınızı bir araya gelme zorunluluğundan kurtarabilirsiniz. Daha sonra isterseniz sadece ilgili proje ya da işle ilgili olan kişiler ile gerekli konuşmalar için toplanmayı deneyebilirsiniz.

Mutlaka okuyun: 10 Maddede Yüz Yüze Toplantı Yapmanın Faydaları

 

2- Toplantı takvimini paylaşın

Verimli toplantılar yapabilmenin ilk kuralı (tabii, yapacağınız toplantının gerçekten bir toplantı olup olmadığına karar verdikten sonra) bir takvim oluşturmaktır. Bu aynı zamanda katılımcıların beklentiler hakkında bilgi sahibi olmasını sağlayacaktır. Ek olarak, örneğin katılımcılara herhangi bir toplantı yapılmadan önce o toplantıya dair beklentilerin ve toplantı hedeflerinin yer aldığı bir mailin gönderilmesi, bu kişilerin bu toplantıya katılmalarının gerekli olup olmadığına karar vermelerini, gerekli ise toplantı öncesi hazırlık yapabilmelerini olanaklı hale getirecektir.

Toplantılar için özel olarak dizayn edilmiş araçlar kullanmak da başarılı toplantılar organize edebilmek adına oldukça faydalıdır. Bu araçlar sayesinde katılımcıları izleyebilir, onları bölmekten çekinmeden toplantının konusundan saptıkları durumda uyarabilir, toplantı sonuçlarını özetleyebilir ve bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

Verimli toplantılar yapabilmenin bazı başka ipuçları ise aşağıda yer almaktadır:

• Toplantılara zamanında başlayın: Pek çok toplantı yarım saat sürecek şekilde organize edilir fakat çoğunlukla insanlar diğer kişilerin gelmesini beklerken toplantı süresinin ilk 20 dakikasını maillerini kontrol ederek geçirirler. Çalışan sayısının 250’yi aştığı şirketlerde ise toplantıların yaklaşık yüzde 40”ı geç başlamaktadır. Daha da kötüsü, toplantının başlamasını beklerken oluşan kızgınlık tüm toplantı süresine sirayet edebilmekte, bu durum toplantının sonunda daha çok bölünme, daha az fikir ve düşük katılımcı motivasyonu ile sonuçlanabilmektedir. Bu nedenle, toplantıya katılacakların hepsi gelmemiş olsa bile, toplantıya her zaman zamanında başlamaya özen gösterin.
• İnsanları her 10 dakikada bir toplantıya dahil etmeye çalışın: Brain Rules isimli kitabın yazarı ve aynı zamanda moleküler biyolog olan John Medina’ya göre insanın odağını koruma süresi ortalama 10 dakikadır. “Önünüzdeki dinleyici kitlenizin sıkılmalarını sağlamadan önce sahip olduğunuz süre 10 dakikadır. ” Dolayısıyla katılımcıların dikkatini tazeleyebilmek için her 10 dakikada bir onları toplantıya her seferinde yeniden dahil edermişçesine soru sorma, fikir alma gibi yöntemler kullanabilirsiniz.
• Toplantı öncesinde katılımcılara belli roller atayın: Toplantı araçlarını ya da bir not alma uygulamasını kullanmak başlangıç için faydalı olacaktır. Ya da belli kişilerin belli konularda konuşmalarını sağlamayı planlıyorsanız, öncesinde bu kişilerin bu konular ile ilgili alacakları sorumlulukları önceden bilmesi gerektiğinden onlara roller atamayı deneyebilirsiniz. Böylelikle toplantı öncesi gerekli araç ve bilgi donanımına sahip olmak için yeterli zaman bulabileceklerdir.

Farklı türlere göre toplantı süreleri 

Mutlaka okuyun: Verimli Toplantı Yapmanın Sırrı: Jeff Bezos’un 2 Pizza Kuralı

 

3- Katılımcıları aktif dinleme için hazırlayın

Bir araya gelmeye karar verdiniz, davet listesini oluşturdunuz ve bir de takvim oluşturdunuz. Şimdiye dek her şey yolunda gitti. Toplantı günü geldiğinde ise, bu kez de çabanızın büyük bir kısmını katılımcıları gerçekten dinlemeleri için hazırlamaya sarf etmelisiniz. “Aktif dinleme” konsepti temelde bir iletişim tekniğidir. Çoğunlukla rehberler, öğretmenler ve araştırmacılar tarafından sürekli uygulanır. Dikkatli şekilde ve sadece konuşan kişiye odaklanarak ilgili kişiyi dinlemeyi gerektirir.

Aktif dinleyiciler anda yaşarlar, konuşmak için sıralarını beklemek yerine bütünüyle konuşan kişinin sarf ettiği kelimelere, yaptığı mimiklere ve ifade biçimlerine odaklanırlar.

Katılımcıların aktif birer dinleyici olmasını sağlayabilmek için ise, sizin de gerekli şartları sağlıyor olmanız gerekmektedir. Bunu yapabilmenin ise aşağıdaki gibi birden fazla yolu bulunmaktadır.

• Toplantı ortamını konforlu hale getirin. Bu, örneğin sabah yapılan bir toplantı ise ortamda yiyecek ve içecek gibi şeylerin bulundurulması ya da oda sıcaklığının herkes için uygun dereceye getirilmesi anlamına gelebilir. Sandalyelerin gıcırdamaması ya da mümkün ise toplantı ortamının doğal gün ışığı almasını sağlamak da fayda sağlayacaktır.
• Takımınız için en ideal toplantı süresini belirleyin. Toplantı saatinizi, insanların enerjilerinin en yüksek olduğu sabah saatlerinde, ya da bir çalışmanın ortaya koyduğu şekilde herhangi bir Salı günü 14:30 civarı olacak şekilde organize etmeniz yararlı olacaktır.
• Verimli toplantıların tüm toplantı katılımcılarının ilgisine gereksinim duyduğunu söylemek yanlış olmayacaktır. Bu nedenle, takvim maddeleri ile uğraşmaya başlamadan önce katılımcılarınız için kısa bir giriş yaparak onları rahatlatabilirsiniz.
• Teknolojik bölünmelerin önüne geçebilmek için bilgisayarların kapatılmasını ve telefonların el altından kaldırılmasını sağlayabilirsiniz. Unutmayın, katılımcıları özgür bıraktığınızda telefonlara bakmayacaklarına dair garanti veremezsiniz, bu nedenle bu konuda onlara güvenmeyin. Zira yapılan bilimsel çalışmalar da gösteriyor ki insanlar telefonları konusunda kendilerine engel olamıyorlar.

Mutlaka okuyun: İyi Bir Dinleyici Nasıl Olunur?

 

4- Toplantılarınızı daha kapsayıcı hale getirin

Kapsayıcı hale gelmek elbette şirketteki herkesi yapacağınız toplantıya davet etmeniz gerektiği anlamına gelmiyor. Bunun yerine, kapsayıcı olmayı daha çok bir düşünce tarzı olarak ele almalısınız. İnsanların fikirlerini ortaya koyabilmeleri için güvenli, unvanların fikirlerin önüne geçemediği bir alan yarattığınız zaman, hedeflenen iş de hızlıca (hatta mucizevi görünecek şekilde) tamamlanıyor olacaktır. Bunu yapamadığınız durumda ise, toplantıda açığa çıkacak yaratıcılık potansiyelini de örselemiş olacaksınızdır. Öbür taraftan, toplantıya katılan herkesin toplantıda konuşmasına gerek bulunmayabilir de.

Bu noktada, kişileri toplantıda aktif birer katılımcıya dönüştürebilmenin bazı yollar bulunmaktadır:

• Takım üyelerini not almaları için teşvik edin: Araştırmalar gösteriyor ki elle yazılan notlar insanların daha iyi öğrenmesini ve daha fazla bilgi toplamasını sağlamaktadır.
• Katılımcıların toplantı boyunca sorularını not almasını sağlayın. Bu soruları daha sonra toplayın ve tüm katılımcılar ile beraber üzerinden geçin. Böylelikle, topluluk içerisinde konuşmaktan imtina eden içe dönük kimselerin sorularını da adresleyebilmiş olacaksınızdır.
• Katılımcıları gruplara ayırın ve her birinin küçük birtakım işler yapmasını ya da beraberce karar almalarını sağlayın. Daha sonra ortaya çıkardıkları sonuçları tüm katılımcılar ile paylaşın.
• Toplantıyı her birini farklı birinin yöneteceği bölümlere ayırın.  Sunum yapan ya da konuşan kişilerin değişmesini sağlamak hem diğer katılımcıların odağının tazelenmesine yardımcı olacak hem de herkesin toplantı konusunu ya da ilgili projeyi sahiplenmesini sağlayacaktır.

Uzaktan çalışan ekipler için video konferans yolu ile toplantılar yapabilirsiniz. Bu noktada, toplantı saatinin herkesin içinde bulunduğu zaman dilimi (farklı ülkelerden katılımcıların olduğu durum) için uygun olduğundan ve toplantı esnasında herkesin birbirini görebildiğine ve duyabildiğine emin olmanız oldukça faydalı olacaktır. Aynı zamanda, ilgi çekici sorular yönelterek ya da başka grup aktiviteleri ile uzaktan çalışan ekip üyelerinin katılımını artıracak uygun ortamı yaratmalısınız.

Mutlaka okuyun: İş Yerinde Bilgi Paylaşımı Kültürü Oluşturmanın 6 Yolu

 

5- Toplantıları bir sonraki adımları ve sorumlu kişileri netleştirerek bitirin

Bazı toplantılar bizi bitkin düşürür, bazıları ise içimizi ilham doldurarak daha fazlasını yapmak için teşvik eder. Örneğin, iyi şekilde planlandıysa toplantılarınız düşündüğünüzden çok daha kısa bile sürebilir. Herkes gerçekçi toplantı takvimlerini sever, tüm başlıkların konuşulup bitirildiği bir toplantının erken bitmesi durumunda bundan kimsenin şikayeti olmayacaktır. Aksine insanlar, sonraki adımlar için daha fazla istek duymaya başlayacaklardır.

Bazı verimli toplantı yapma stratejileri insanların yaptığınız toplantılardan zihin açıklığı ve doğru bir amaç algısı ile ayrılmalarını sağlayacaktır.

• Toplantılarınızı toplantı boyunca alınan notlar ve aksiyonlar ile özetlemeye çalışın. Bu notların toplantıya katılan herkesçe ulaşılabilir olmasına özen gösterin. Toplantıya katılamayan kişiler ile de bu özeti paylaşmanız faydalı olacaktır. Hatta daha da iyisi toplantılarınızı kayıt altına alabilir ve sonrasında katılımcılar ile bu kaydı bir link üzerinden paylaşabilirsiniz. Bu özellikle uzaktan çalışan ekip arkadaşları ya da farklı ülkelerden çalışanlara sahip şirketler için değerli bir aksiyon olacaktır.
• Aksiyon maddelerin ya da takip edilmesi gereken şeylerin sorumluluklarını belirli kişilere atayın. Aynı zamanda gelişimi takip edebilmek adına bir zaman çizelgesi ya da bir son tarih belirlemeniz de faydalı olacaktır.
• Konuşulması gereken ek gündemler de oluşmuş ise, bunların daha sonra ilgili kişiler ile paylaşıldığından emin olmalısınız.

Daha sonra katılımcıların toplantı ile ilgili ne düşündüğüne dair geri bildirim toplayabilmek adına geri bildirim formlarını paylaşmayı unutmayın. Katılımcılara toplantının kendileri için faydalı olup olmadığını sorun. Gelişmeye açık yanlar olduğunu düşünüp düşünmediklerini öğrenmeye çalışın. Toplantı boyunca harcadıkları zaman onlar için değerli miydi?

Verimli toplantılar yapmanın zor bir iş olduğunu düşünürüz, özellikle de şirketin bilgi paylaşımı için temel bir yöntemi ise. Çok sık olarak, toplantılar çalışanların zaman ayırmasını gerektirirken ne düşündüklerini ya da hangi yetkinliklere sahip olduklarını önemsemez. Yine de siz, sadece ihtiyaç olduğu durumlarda toplantı yapmak, somut bir takvim oluşturmak, katılımcıları aktif birer dinleyici haline getirmek, kapsayıcı olmak ve sonraki adımları netleştirmek gibi yöntemler ile sonrasında herkesin bıkkınlık hissi yerine ilham duyarak ayrıldığı toplantılar düzenleyebilirsiniz.

 

İlginizi çekebilir

Jeff Bezos Toplantılarda PowerPoint Kullanmayı Neden Yasakladı?

İş Yerinde Sağlıklı Fikir Alışverişi Nasıl Yapılır?